Revidert mandat, organisering og arbeidsform

Formål

Samarbeidsorganet skal:

• fremme det felles faglige og vitenskapelige miljø
• bidra til at partene gjensidig legger til rette for best mulig forskning og utdanning
• bidra til effektiv ressursutnyttelse innen forskning og utdanning

Funksjon

Samarbeidsorganet er et beslutningsorgan når det gjelder tildelingen av Helse- og omsorgsdepartementets øremerkede tilskudd til forskning i Helse Sør-Øst.

Beslutninger tas innen rammen av vedtatt budsjett og i samsvar med gitte tildelingskriterier som skal gjenspeile fastsatt forskningspolitikk, forpliktelser og prioriteringer foretatt av overordnede politiske organer og oppdragsgivere.

Samarbeidsorganet har for øvrig en rådgivende funksjon for de besluttende organer ved Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst i saker av felles interesse knyttet til forskning og utdanning.

Samarbeidsorganet skal fungere som strategisk premissgiver og fremme samordningen mellom Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst innen forskning og utdanning. Hver av partene plikter å bringe saker av felles interesse opp i samarbeidsorganet på et tidlig tidspunkt før beslutning treffes i partenes respektive beslutningsorganer.

Hovedoppgaver

1. Tildeling av Helse- og omsorgsdepartementets øremerkede tilskudd til forskning i Helse Sør-Øst,
2. Informasjonsutveksling mellom partene om budsjett og andre forhold som berører undervisning og forskning
3. Utvikling av strategier, mål, planer og samarbeidsavtaler for undervisning, forskning og helserelatert innovasjon og næringsutvikling ved universitetet og ved de regionale helseforetakene, bl.a. knyttet til:
   • a. Innkjøp og drift av dyrt utstyr/ kjernefasiliteter
   • b. Bruk av sykehusareal til undervisnings- og forskningsformål.
   • c. Felles retningslinjer for bruken av kombinerte stillinger og strukturerte dobbelkompetanseløp i universitetssykehusene, herunder regulering av arbeidstidene.
   • d. Utplassering av studenter i helseregionene

Sammensetning

Samarbeidsorganets har fra april 2009 følgende sammensetning:

• Universitetet i Oslo (6 medlemmer og minst 3 vararepresentanter):
• Rektor
• Forskningsdirektør
• Det medisinske fakultet (3)
• Representant for øvrige fakultet (1)
• Helse Sør-Øst (6 medlemmer og minst 3 vararepresentanter):
  • Adm.dir. Helse Sør-Øst
  • Viseadm. dir.
  • Direktør forskning og utvikling Helse Sør-Øst
  • Oslo universitetssykehus (2)
  • Andre helseforetak (1, alternerende á 1 år)
     
• Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst og høyskolene i regionen (1 observatør)
• Forskningsrådet (1 observatør)

Ledelse

Møteledelse og sekretariatsfunksjonen skjer på rotasjon, med skifte hvert andre år.

Beslutninger

Samarbeidsorganet tilstreber konsensus i sine beslutninger. I beslutningssaker, som fordeling av Helse- og omsorgsdepartementets øremerkede tilskudd til forskning og fastsettelse av vurderingskriteriene, kreves flertall både blant medlemmene oppnevnt av universitetet og blant medlemmene oppnevnt av Helse Sør-Øst. Hvis enighet ikke oppnås, avgjør foretaksmøtet fordelingen og kriteriene.

Arbeidsutvalg og sammensetning

Arbeidsutvalget foreslår saker og gjennomgår disse i forkant av møtene i Samarbeidsorganet.

Arbeidsutvalget har følgende sammensetning:

• Universitetet i Oslo (2, hvorav 1 fra Det medisinske fakultet)
• Helse Sør-Øst (1)
• Oslo universitetssykehus (1)

Sekretariatet deltar i møtene.

Sekretariat

Både Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst bidrar med ressurser til et fast sekretariat.

Sekretariatets oppgaver

Sekretariatet skal understøtte arbeidet i Samarbeidsorganet og i arbeidsutvalget og ivareta:

• Møtearrangement
• Innkallinger med saksliste og referater
• Oppfølging av sakene mellom møtene
• Webside: redaktøransvar og tilgjengeliggjøring av dokumentene
• Arkiv
• Kontakt med andre relevante aktører for koordinering
• Svar på henvendelser
• Budsjett
• Årsplan
• Årsrapport som inngår i Årlig melding til Helse Sør-Øst og til Universitetet i Oslo
   

Samarbeidsorganets arbeidsform

Saksgang

Saksgangen bør følges opp stringent for å sikre gjennomførbarhet av samordningen.
 

Partene utpeker kontaktpersoner for saker til Samarbeidsorganet
Hver part melder inn saker til sekretariat og utarbeider saksfremlegg med vedtaksforslag og evt vedlegg. Den part som melder inn en sak har ansvar for saksforberedelsen
Partene innhenter innspill fra relevante deler av egen organisasjon som del av saksforberedelsen (organisatoriske enheter, utvalg etc)
Innkalling til møte med saksliste, saksfremlegg og vedlegg sendes ut senest 1 uke før møtet
Diskusjon i Samarbeidsorganet med vedtak
Referat innen 1 uke etter møtet
Partene følger opp sakene i egen organisasjon.

Aktiviteter

• 5 ordinære møter årlig
• 5 møter i arbeidsutvalget årlig
• 1 seminar årlig

Øvrige aktiviteter som besluttes av Samarbeidsorganet

Koordinering

Arbeidet i Samarbeidsorganet bør koordineres med følgende:
 

• Regionalt forskningsutvalg Helse Sør-Øst
• Regionalt utdanningsutvalg Helse Sør-Øst (etableres 2009)
• Samarbeidsorgan for Helse Sør-Øst og høyskolene i regionen
• Regionale fagråd i Helse Sør-Øst
• Nasjonale råd og organer
  • Nasjonal samarbeidsgruppe for medisinsk og helsefaglig forskning,
  • RHFenes strategigruppe for forskning,
  • Dekanmøtet (medisin),
  • Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering
• Interregionale forskningsnettverk
• Regionale forskningsnettverk i Helse Sør-Øst

Vedtatt 9.oktober 2009, revidert 19.mars 2010