Brukerveiledning til Nettskjema

Lær hvordan du oppretter et skjema, hvilke innstillingsmuligheter som finnes, hvordan du inviterer personer til å svare med mer...

Hva er nettskjema?

Nettskjema er et verktøy for UiO-brukere til å utforme og administrere datainnsamling ved hjelp av skjemaer på nettet. Tjenesten ligger på UiOs nettsider. Den brukes gjennom nettleseren og den fungerer på alle plattformer og med de fleste nettlesere. Les mer om hva nettskjema er...

Svare på et skjema

Hvis du skal svare på et skjema i Nettskjema, kommer du til skjemaet via en kobling på en nettside eller i en invitasjon du har fått på e-post. Krever skjemaet innlogging, bruker du vanlig UiO brukernavn og passord til innlogging. Om du ikke har UiO-brukernavn og -passord får du oppgitt brukernavn og passord i e-posten med invitasjon til skjemaet. Brukernavnet vil da være din e-postadresse.

Slik går du fram for å svare på et skjema:

Gå til skjemaet du skal fylle ut (for eksempel ved å klikke på en oppgitt kobling i en e-post eller på en webside).
Hvis pålogging kreves, logger du inn.
Svar på skjemaet ved å fylle ut feltene. Trykk på knappen «Neste side» hvis skjemaet er flersidig.
Send inn besvarelsen ved å klikke på «Send besvarelse» nederst på siden.

Se tidligere besvarelser og invitasjoner

Dine invitasjoner og tidligere besvarelser finner du ved å gå inn på forsiden til Nettskjema. Velg så «Vis mine invitasjoner». Tidligere besvarelser vises under "Dine besvarelser".

Opprette og administrere et skjema

Slik oppretter du et skjema:

Logg på Nettskjema med ditt UiO brukernavn og passord
Klikk på "Opprett nytt skjema" i Nettskjema-vinduet.
I dialogvinduet som kommer opp, fyll inn et passende navn under feltet "Tittel på skjema" (f.eks. Evaluering av Bacheloremne), velg ønsket skjemaspråk og hvem som kan svare. Trykk så på knappen "Opprett".
Bygg skjemaet. Du legger inn ønskede felter i skjemaet (overskrifter, fritekst, spørsmål, avkryssingsbokser, vedlegg, sideskift osv.) ved å klikke på menyelementene til venstre i vinduet. For å flytte elementene opp/ned i skjemaet, marker først elementet med musepekeren og dra/slipp for og flytte opp/ned.
Avslutt med å klikke på knappen "Lagre" eller "Lagre og vis". Når du trykker "Lagre og vis" får du opp en forhåndsvisning av skjemaet (slik brukerne vil se det).
Gjør ønskede innstillinger for skjemaet ved å gå inn på fanen "Innstillinger". Hvis du trenger mer informasjon om én eller flere innstillinger, kan du lese forklaringer til skjemaenes innstillingsmuligheter nedenfor.
Gå til fanen "Innhent svar". Får å kunne hente inn svar og eventuelt sende invitasjon, må skjemaet først åpnes.
- Her ser du nettadressen (URLen) skjemaet ligger på. Hvis du vil legge ut adressen på et nettsted, er det denne adressen du bruker.
- For skjemaer som er åpne for alle, vil det også komme opp et felt med en egen kodesnutt som kan brukes for å legge (embedde) skjemaet på en UiO-nettside.
- Er skjemaet for inviterte, kan du trykke på knappen "Gå til invitasjoner". Legg inn e-postadresser eller UiO brukernavn i feltet som kommer opp (en pr. linje). Hvis ønskelig, trykk på lenken "Endre invitasjonstekst" for å legge inn en egen invitasjonstekst. Denne vises i e-postmelding som sendes i forbindelse med invitasjoner.

Skjemaets innstillingsmuligheter

Når du har opprettet et skjema kan du angi ønskede innstillinger for publiseringen (for eksempel hvem som skal kunne svare, hvor lenge skjemaet skal være åpent, om du vil motta e-post når noen svarer og hvor mange besvarelser som kan leveres). Forklaring til hver enkelt innstillingsmulighet finner du nedenfor:

Tittel: Kort, beskrivende tittel/navn på skjemaet. Denne vil bli vist på toppen av skjemaet og i invitasjoner. Denne kan endres ved å trykke på knappen "Endre tittel".
Perioden skjemaet er åpent for besvarelser: Skjema åpent fra/til: Første og siste dato/tid skjemaet kan besvares.
Lagring av svar:
- Hvor ønsker du å lagre svar?
  - I Nettskjema: Dette er angitt som standardvalg. Besvarelsene lagres da i Nettskjema-tjenesten. Altså, svarene lagres i databasen til Nettskjema og kan hentes ut via fanen "Se resultater".
  - Ikke lagre svar: Dette valget gjelder kun hvis du vil at besvarelsene skal sendes videre pr. e-post og ikke lagres i Nettskjema-tjenesten. E-postadressen besvarelsene skal sendes til spesifiseres under "Motta svar på e-post".
  - For sikker lagring av sensitive forskningsdata fra Nettskjema, ta kontakt med tsd-drift@rt.uio.no.
  - Inkluder personinformasjon om innlogget bruker og tidspunkt for levering: Hvis du huker av for dette, så blir brukernavn, navn, epostadresse og leveringstidspunkt lagret i tjenesten. Besvarelsen vil da vise hvem som har svart hva.
Kopi via e-post: Kryss av for "Ja" hvis du ønsker å kopi av besvarelsene på e-post. Når du trykker "lagre", blir flere valgmuligheter synlige.
- Send e-post til:
  - Enkeltbrukere som kan redigere skjemaet eller
  - Spesifiser en eller flere e-postadresser i eget felt. Her er det også anledning til å legge inn adressen til en e-post liste hvis ønskelig.
- Ønsker å motta
  - Motta svar som e-post med lenke til besvarelsen: Du (og enkeltbrukere som er oppgitt som mottakere) vil få en e-post med lenke til besvarelsen i Nettskjema
  - Motta svar som e-post med hele besvarelsen som tekst: Besvarelsen i sin helhet blir sendt pr. e-post til deg og de som er oppgitt som mottaker.
  - Motta e-post med hele besvarelsen som kryptert tekst: For dette valget er det nødvendig å legge inn en PGP-krypteringsnøkkel (public key). Les mer om PGP-kryptering av e-post.
Kontaktinformasjon og språk: Her velges språk som skal brukes ved innlevering av besvarelser (i grensesnittet for undersøkelsen). Tilgjengelig språk er Bokmål, Nynorsk og Engelsk. Man kan kun velge et språk pr. undersøkelse. For eksempel, hvis du velger Norsk som språk vil kommunikasjonen rundt skjemaet foregå på Norsk (påminnelser, invitasjoner, grensesnitt osv.). Kontaktadresse, dette er skjemaets kontaktadresse (e-post) for eventuelle spørsmål underveis i undersøkelsen. Denne vises nederst på skjemaet.

Avanserte innstillinger

Kort forklaring av avanserte (men ikke obligatoriske) innstillinger.

Lås redigering av skjema etter første besvarelse: Når dette er valgt, kan du og de med redigeringsrett ikke redigere skjemaet etter at besvarelser er mottatt. Skjemaet sperres altså for redigering når undersøkelsen er i gang. Hvis man skal gjøre endringer i skjemaet, må besvarelsene slettes først.
Maks antall besvarelser: Her angir du hvor mange besvarelser som kan leveres totalt. Dette kan være nyttig hvis skjemaet for eksempel er et påmeldingsskjema til et kurs eller en utflukt med begrenset antall plasser.
Maks antall besvarelser per person: Angi hvor mange besvarelser hver enkelt bruker kan sende inn. I de fleste tilfeller er det greit at hver bruker bare kan svare på skjemaet én gang (1 er også angitt som standardverdien).
Melding på kvitteringsside etter levert besvarelse: Teksten du skriver her, vises på brukerens skjerm etter at han/hun har sendt inn besvarelsen sin.
Melding på kvitteringsside ved manglende tilgang: Her kan det legges inn en melding som vises når skjemaet er lukket (f.eks. Fristen for påmelding til konferansen er utløpt. Ta kontakt med deg@uio.no for eventuelle spørsmål).

Rettigheter/tilgang til skjema

Valgmuligheter under fanen "Rettigheter".

Tilgang til å svare på skjemaet?

Alle: Skjemaet blir åpent for alle. Alle som har lenken (URL) til skjemaet kan klikke seg inn på siden med skjemaet (uten innlogging) og sende inn en besvarelse. Skjemaets URL må offentliggjøres på hensiktsmessig vis (for eksempel som en lenke på en nettside eller at man sender den pr. epost). Merk at du må selv distribuere lenken til de som skal svare.
UiO-brukere og inviterte: Alle som logger på med brukernavn og passord fra UiO, kan sende inn en besvarelse. Her er det også mulig legge til et sett med invitasjoner til respondenter utenfor UiO. Det blir et skjema som krever innlogging. Skjemaets URL må offentliggjøres på hensiktsmessig vis.
Kun inviterte: Bare brukere som har mottatt en invitasjon (lagt inn under fanen "invitasjoner" i Nettskjema), kan sende inn en besvarelse.

Redigeringsrettigheter: Hvis det er ønskelig at flere skal kunne redigere skjemaet legges UiO-brukernavn/gruppe til i feltene (adskilt med komma). Ta kontakt med lokal-IT ved behov for å opprette grupper for dette (nettgrupper).

Kopieringsrettigheter: Hvis det er ønskelig at flere skal kunne kopiere skjemaet legges UiO-brukernavn/gruppe til i feltene (adskilt med komma). Ta kontakt med lokal-IT ved behov for å opprette grupper for dette (nettgrupper).

Kopiere et tidligere brukt skjema

Hvis du trenger et skjema som er svært likt et du allerede har, kan du kopiere skjemaet du har, gi det nytt navn og eventuelt endre noen av innstillingene. Velg "Mine skjemaer" fra hovedmenyen. Finn så skjemaet du ønsker å kopiere, trykk på knappen "Kopier". Det nye skjemaet får da samme navn som originalen, men med ordet «kopi» tilføyd på slutten. Gi det gjerne et nytt navn via knappen "Endre tittel".

Invitasjoner og påminnelser

Hvis du vil sende ut invitasjoner til et Nettskjema, velg fanen "Innhent svar" og trykk på knappen "Gå til invitasjoner". Skriv inn personlige e-postadresser(*) eller UiO-brukernavn (én adresse per linje). Klikk på "Send invitasjon" når du har skrevet inn adressen til de som skal motta invitasjon. Invitasjonene sendes etter maksimalt 5 minutter. Hvis du etter en tid vil sende ut en påminnelse til inviterte som ennå ikke har besvart, kan du sende ut en purring. Purring går til alle som ikke har levert (minst én) besvarelse. Når invitasjonen er sendt vil det bli synlig en knapp som heter "Send påminnelser", samt en liste over inviterte brukere. Har kan du også legge inn en egen påminnelses-tekst.
(* NB: merk at epost-lister ikke er støttet ved invitasjon)

Om passordet

Logg på med det vanlige UiO-brukernavnet og -passordet, enten du skal svare på et skjema eller administrere. Hvis du ikke er UiO-bruker, skal du ha fått passord sammen med invitasjonen. Hvis du ikke fikk passord sammen med invitasjonen, må du be om nytt ved å klikke på koblingen «Glemt passord» i venstremargen. Merk deg at adressen du vil ha passordet sendt til, må være den samme som den du mottok invitasjonen på.

Bokmål, nynorsk eller engelsk tekst

Nettskjema kan brukes med både bokmål, nynorsk og engelske ledetekster. Du kan velge språk oppe til høyre på alle sider.

Hente resultater og undersøke data

Eier av et skjema kan vise og eksportere de innsamlede dataene i forskjellige formater. For å vise og/eller eksportere data fra Nettskjema, går du til det aktuelle skjemaet, og klikker på «Se resultater» oppe på skjermen. Velg formatet du vil vise eller eksportere dataene i, fra listen ved å klikke på ønsket alternativ. For en enkel oppsummering av resultatene, trykk på "Se rapport". (Se mer om nedlasting av datasett og lesing fra MS Excel i "Tips og Triks".)

Langtidslagring av data

Nettskjema er ikke beregnet for langtidslagring av data. Når datainnsamlingen er avsluttet er det god praksis å laste ned datasettet og lagre det på et passende sted. For de fleste på UiO vil hjemmeområdet (M:) være et velegnet sted å lagre resultatene av undersøkelsen. For undersøkelser som samler inn og behandler personopplysninger er det viktig at personvernhensyn blir ivaretatt.
(se retningslinjer for ansvarlig datainnsamling og skjemabruk på nett) ( Les mer om gode ryddetips for Nettskjema)

Publisert 5. jun. 2012 13:01 - Sist endret 2. apr. 2013 09:09