Automatisk filtrering av meldinger

Denne sida beskriver hvordan man kan redigere e-postfilterene sine ved hjelp av webmailtjenesten.

Filter-funksjonaliteten i Webmail kan brukes til å sortere, videresende og avvise e-post etter kriterier du spesifiserer selv. Webmailfilterne er såkalt «server-side»-filtre. Dette innebærer at filtreringen foregår på e-posttjeneren, før e-posten når fram til deg. Et filter som er satt opp i Webmail vil derfor gjelde uansett om du leser e-post med Webmail, med Thunderbird eller med en annen e-postklient. (Denne veiledningen bruker engelsk språkdrakt.)

For å administrere automatisk filtrering av inkommende e-post må du logge inn i webmailtjenesten og så klikke på menyvalget «Settings» og deretter «Filters» i menyen som dukker opp.

For å sette opp et nytt filter, klikker du først på pluss-symbolet nederst på midten av siden.

Da dukker det opp en ny filterdefinisjon. Aller først kan det være greit å gi filteret et beskrivende navn i den øverste tekstboksen, så du enkelt kan se hva forskjellige filtre gjør i oversikten.

Regel

I boksen «For incoming mail» spesifiserer du hvilke kriterier e-post skal filteres etter. I første rullegardinmeny spesifiserer du hva slags type informasjon e-posten skal ha for å bli sortert. Her kan du velge mellom en rekke forhåndsdefinerte «header»-felt:

Subject: E-postens emne
From: Avsenderadresse
To/Cc/Bcc/Sender: Mottakeradresser i henholdsvis til/kopi/blindkopi/avsender
Reply-to: Svaradresse
List-id: Identifikasjonsfelt for e-postlister (egnet til å filtrere e-post du får fordi du er medlem av en e-postliste)
RT-owner: Identifikasjonsfelt for RT (egnet til å filtrere e-post du får fordi du er eier av en RT-sak)
X-UiO-Spam-Score: E-postens spampoeng (egnet til å filtrere e-post som kommer forbi det sentrale spam-filteret men som du likevel vil filtrere fordi det muligens er spam)
Size: E-postens størrelse
...: Her kan du filtrere basert på hvilke header-felt du vil

I rullegardinmenyen til høyre spesifiserer du deretter hvilken informasjon e-posten skal sorteres etter. Alternativene og adferden til disse menyene varierer med hva slags type informasjon filteret sorterer etter. Ved å trykke på plusstegnene til høyre for en regel, vil du kunne sette opp ytterligere kriterier for filtreringen.

Hvis et filter har flere kriterier, kan du øverst i boksen spesifisere hvordan kriteriene skal virke sammen:

matching all of the following rules: Filteret vil kun fungere dersom alle kriteriene er oppfylt
matching any of the following rules: Filteret vil fungere dersom ett av kriteriene er oppfylt
all messages: Alle meldinger vil bli filtrert

Handling

I boksen «execute the following actions» velger du hva som skjer med e-post som oppfyller filterets kriterier. Ved å trykke på plusstegnet til høyre for handlingene kan du gjøre flere ting med e-posten. Her kan du velge mellom:

Move/copy messages to: E-posten flyttes eller kopieres til en annen mappe.
Redirect message to / Send message copy to: E-posten sendes videre til en annen e-postadresse, eventuelt etter at en kopi beholdes hos deg. Når du velger dette alternativet får du opp et felt hvor du kan spesifisere hvilken e-postadresse du vil videresende e-posten til.
Discard with message: E-posten avvises og en beskjed sendes til avsenderen. Når du velger dette alternativet får du opp et fritekstfelt hvor du kan spesifisere hvilken beskjed som skal sendes til mottakeren.
Delete message: E-posten slettes, og avsenderen får ikke beskjed om dette.
Set/add/remove flags to the message: E-posten kan automatisk merkes som lest, besvart, merket, slettet og/eller kladd. «Set flags to the message» erstatter eventuelle eksisterende merkinger, mens «Add flags to the message» legger bare til de du krysser av uten å endre eventuelle andre merkinger. «Remove flags from the message» fjerner merkingene du krysser av for.
Stop evaluating rules: E-post som fanges opp av filteret sjekkes ikke mot ytterligere filtre. Hvis en e-post samsvarer med kriteriene i flere filtre og dette alternativet ikke er valgt, vil alle filtrenes handlinger gjennomføres. Dette kan for eksempel resultere i at en kopi av e-posten kopieres til flere mapper eller får forskjellige merkinger basert på forskjellige kriterier.

Vi anbefaler at du sorterer til en mappe («Move messages to») heller enn å slette eller avvise e-post. På denne måten minimerer du risikoen for at e-post skal bli borte på grunn av feil i filteret eller feil sortering.

For å lagre filteret, klikk på knappen «Save» nederst.

Oversikt over filtre

Etter at du har satt opp et filter for første gang, vil du under hovedmenyvalget «Filters» finne en tabell som viser alle filtrene du har satt opp (og eventuelle filtersett). Filtrene er nummerert eller navngitt (av deg), og filtrene er prioritert slik at det øverste filteret er prioritert høyest. Det høyest prioriterte filteret vil sjekkes først, og så nedover i rekkefølge fram til siste filter er sjekket eller e-posten har truffet en regel du har lagt til «Stop evaluating rules» på som handling.

For å gjøre endringer i filterrekkefølgen, klikker du på et filter/filtersett med musa og drar det til ønsket posisjon.

Publisert 18. okt. 2010 08:30 - Sist endret 8. mar. 2013 16:09