Office 365 på UiO

Velkommen til bloggen Office 365 på UiO. Bloggen har som mål å øke bruken av tjenester i UiOs foretrukne skytjeneste, Office 365, og da med et særlig fokus på hvordan hvordan vi kan jobbe smartere og på hvordan bruk av løsningen kan gi økt samhandling.

Vi tar sikte på å publisere en artikkel hver uke hvor forskjellige temaer vil bli tatt opp og håper at du vil følge oss.

Hva er skytjenester?

For noen år siden var dette et buzzword, men i dag er dette i stor grad tjenester som vi alle bruker. Hvem har ikke hørt om Dropbox og Googles tjenster som Gmail, Calendar, Contracts, Hangouts og Drive?

En vanlig definisjon på skytjeneste er at det er en samlebetegnelse på alt fra dataprosessering og datalagring til programvare på servere som er tilgjengelig fra eksterne serverparker. Serverparkene kjennetegnes ved at de er laget for dynamisk skalering. Det siste vil si at datakraften kan tilpasses kundenes kontinuerlige behov og kunden derfor betaler for den faktiske bruken.

Hva er Office 365?

Office 365 er noe langt mer enn bare Office-pakken på nett. Det er et sett av tjenester for samhandling, samskriving og deling av dokumenter. Office 365 er selvfølgelig Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote og OneDrive, men det er også et sett med nye skytjenester som Planner, Teams og PowerBI, samt noen applikasjoner som bare finnes for mobile enheter, et eksempel her er Lens.

Hvem kan bruke Office 365?

Ansatte og studenter på UiO kan få tilgang til Office 365. Lisensavtalen UiO har med Microsoft dekker per i dag ikke personer som er tilknyttet UiO.

Hva kan vi bruke Office 365 til?

Mulighetene er mange, men det er ikke alle data vi kan lagre i skytjenester. Ansatte ved UiO kan kun bruke skytjenester fra leverandører UiO har en databehandleravtale med. En slik avtale foreligger for Office 365, men foreligger f. eks. ikke for Dropbox eller Googles tjenester. Disse populære, konkurrerende skytjenestene kan derfor ikke brukes før en evt. databehandleravtale er på plass. Kravet om databehandleravtale er årsaken til at UiO er i ferd med fjerne muligheten for videresending av epost til en ekstern epostadresse.

For skytjenester gjelder videre et krav om at datafilene (dokumenter, video, lyd o. l.) ikke må inneholde informasjon med middels til sterkt beskyttelsesbehov. Du kan aldri lagre personsensitiv informasjon i Office 365 (OneDrive). Du kan heller ikke lagre informasjon som universitetet er pålagt å begrense tilgangen til (typisk ved bruk av pålogging med brukernavn og passord). Slike datafiler kan heller ikke lagres lokalt på maskinen for så å synkroniseres med OneDrive og ens andre maskiner. Et eksempel på informasjon som har sterkt beskyttelsesbehov er personsensitiv informasjon.

Filer med middels og sterkt beskyttelsesbehov må du i stedet fortsatt lagre på en av UiOs lagringsløsninger.

For mer informasjon se Hjelp om sikker oppbevaring: De fire informasjonskategoriene, https://www.uio.no/tjenester/it/sikkerhet/hjelp/sikker-oppbevaring/lagring/kategoriene.html

Hvordan tar jeg Office 365 i bruk?

For å ta i bruk Office 365 innhenter UiO et samtykke fra deg som bruker. Dette skyldes at UiO ber om tillatelse til å overføre ditt brukernavn og din epostadresse til Microsoft, slik at du kan få tilgang.

Hva skjer når min tilknytning til UiO opphører?

Kort fortalt, da slutter også din Office 365-konto å virke. Din tilgang til data lagret i Office 365 opphører i det du ikke lenger har tilgang til din brukerkonto på UiO, så du må raskt laste ned alle data du vil ta vare på fra skytjenesten. Det finnes dessverre ikke per i dag noen mulighet for personlig å overta kontoen og betale for den, eller å overføre kontoen til ny arbeidsgiver.

Emneord: Office 365, Hva er?, Ta i bruk Av Frank Paul Silye
Publisert 26. mai 2017 10:43 - Sist endret 31. mai 2017 11:10