OneDrive

OneDrive for Business er selve lagringsløsningen i Office 365, og er UiOs foretrukne skyløsning for å lagre, dele og synkronisere filene dine. 

Hva kan jeg lagre i skyen?

Offentlige ansatte (vitenskapelige og teknisk administrative ansatte) kan ikke bruke skytjenester uten at det foreligger en databehandleravtale med tjenesteleverandøren for data som inneholder personopplysninger. Per i dag har UiO kun en slik avtale med Microsoft for lagringstjenester i skyen, og regelen kan være til hinder for at du kan bruke Dropbox og Google Drive.

UiO har noen ytterligere begrensninger for hva du kan lagre i skyen, og dette gjelder uavhengig av leverandør. Merk at dersom du ikke kan lagre dataene i OneDrive, så kan du heller ikke lagre dem på Google Drive eller Dropbox. Vilkårene for å bruke Office 365 og hvilke data du kan lagre der, finner du utfyllende informasjon om på UiOs IT-sider. Og er du fremdeles usikker, bes du ta kontakt UiOs IT-jurister.

Private data

Du har kanskje til nå lagret private datafiler på ditt hjemmeområde, og da bør du kanskje vurdere om du vil ha disse filene på OneDrive i stedet. Filene vil da være lettere tilgjengelig for deg: Hjemme, på jobb eller når du er i farta (på din mobiltelefon).

Hvorfor OneDrive?

OneDrive er Microsofts svar på Dropbox, Google Drive, Box.com og lignende lagringsløsninger i nettskyen, og er som de andre konkurrende tjenestene tilgjengelig gjennom nettleseren og som klienter for de fleste plattformer.

Fordelen med OneDrive er at du praktisk talt får ubegrenset med lagringsplass. Lagringsplassen er alt betalt av UiO.

Forskjellen mellom OneDrive for Business og OneDrive

OneDrive for Business er versjonen av OneDrive som er støttet på UiO. Det er noen forskjeller mellom de versjonene. Business-versjonen har mer samhandlingsfunksjonalitet og versjonering av dokumenter. Videre har OneDrive for Business ubegrenset med lagringsplass, mens en som privat må betale for OneDrive (og får da ikke ubegrenset lagringsplass). Business-versjonen kan videre synkronisere flere filer (inntil 20.000 filer).

Installasjon og oppsett

Ganske kort, ansatte og studenter kan installere Office 365 (Office-programmene og OneDrive) fra Microsofts Office-portal på deres datamaskiner og mobile enheter. For Windows 7 installeres da også OneDrive for Business. OneDrive er ellers innebygget i Windows 10 og Windows Phone, men kan også lastes ned for macOS, Android og iOS (iPhone og iPad). 

Microsoft OneDrive - Påloggingsvindu

Start applikasjonen og skriv inn ditt brukernavn@uio.no. Merk at du da automatisk blir overført til UiOs innloggingstjeneste og at du der blir bedt om å logge deg på med ditt brukernavn og passord på vanlig måte:

UiOs innloggingstjeneste

Velg hva du faktisk vil ha synkronisert mellom dine datamaskiner og OneDrive. Vi anbefaler ikke å synkronisere alle mappene som en har i Office 365, da dette kan gjøre at du får plassproblemer på din kontormaskin og/eller laptop. Microsoft har derfor en funksjonalitet i bunnen av dette vinduet for å vise hvor mye data du har valgt å synkronisere og hvor mye plass du har igjen på datamaskinen din, samt hvor de synkroniserte filene ligger:

Hvilke mapper ønsker du å synkronisere

Merk deg at OneDrive-klienten har utgangspunkt mappene du har i OneDrive på Office 365 og ikke mappene som du har på din datamaskin. Typisk vil vi derfor anbefale at du har mapper som Dokumenter (Word), Notatblokker (OneNote), Office Lens (scannede dokumenter fra din mobiltelefon) i synkronisering. 

Bruk

Filer kan du enkelt flytte til mappene du har i OneDrive på maskinen og søkefeltet i Explorer endres til søk begrenset til OneDrive når den viser innhold i OneDrive-mappen:

Flytte dokument til en OneDrive-mappe i Explorer

Merk at de ikke kopieres, men flyttes og blir dermed bare liggende et sted lokalt på maskinen din.

Filene blir deretter lastet opp i skyen og holdt synkronisert mellom de maskinene du har satt opp med OneDrive.

Om den enkelte fil eller mappe er synkronisert kan du se ved tre forskjellige statuser:

Ikke-synkronisert mappe Mappen er ikke synkronisert
Mappe synkroniseres Mappen synkroniseres
Synkronisert mappe Mappen er synkronisert

Åpne og lagre dokumenter til OneDrive i Word

Filer du har lagret i OneDrive kan åpnes og lagres direkte i Word. Noen av oss vil ha mer enn en OneDrive-installasjon. Jeg har f. eks. en OneDrive-konto gjennom jobben og en privat, og må da tilstrebe meg å lagre alle jobbrelaterte dokumenter i OneDrive - Universitetet i Oslo.

Åpne filer i OneDrive i Word

Jobbe direkte i nettleseren

Du trenger ikke å ha verken Office-pakken eller OneDrive for Business installert på din datamaskin for å nå filene dine. Alt er tilgjengelig gjennom din ønskede nettleser. Gå ganske enkelt til http://www.office.com, og logg deg på samme måte som nevnt ovenfor.

Office 365 i din nettleser

Inne i Office 365 klikker du ganske enkelt på applikasjonsknappen øverst til venstre (de ni små firkantene). Menyen med applikasjoner avhenger av hvilke applikasjoner som er tilgjengelige nettopp for deg. Noen vil ha tilgang til få applikasjoner, mens andre har tilgang til flere. Klikk på OneDrive for å se filene du har lagret i nettskyen eller klikk direkte på Word for å åpne et av dine dokumenter der.

Husk at du her bare får tilgang til filer lagret i Office 365. Filer lagret andre steder får du ikke nødvendigvis tilgang til gjennom din nettleser.

Publisert 2. juni 2017 11:32 - Sist endret 2. juni 2017 11:32