Hvordan beskytter jeg viktige data og dokumenter?
Som ansatt eller student ved UiO har du selv ansvar for å lagre dine datafiler og andre dokumenter på forsvarlig vis. Noen dokumenter er mer kritiske enn andre.
Dokumenter som må beskyttes
- Dokumenter med persondata, kontonummer og lignende
- Kontrakter
- Oppgaver
- Undersøkelser
- Notater som inneholder sensitiv informasjon
- Alt du ikke er villig til å dele med andre
Personsensitiv informasjon må innrapporteres
Alle dokumenter som inneholder sensitive opplysninger om andre, for eksempel personnummer eller helseopplysninger, faller inn under personvernforvaltningen og skal innrapporteres til personvernombudet på Universitetet i Oslo. Er du i tvil om dette gjelder for dine dokumenter, ta kontakt med personvernombudet og spør: personvernombud@uio.no
Beskyttelse av viktige data på UiO
Dersom du lagrer dine dokumenter på eget hjemmeområde på UiO, er de godt beskyttet. De blir også sikkerhetskopiert minst en gang i døgnet, så sjansen for å miste dem er liten.
USIT drifter Universitetet i Oslos sentrale servere ved hjelp av tilpasset maskinvare, som kjører et oppdatert operativsystem og filsystem. Hvert av disse systemene er optimalisert for sikkerhet og ytelse. USIT arbeider jevnt for stadig å teste og forbedre sikkerhetsinfrastrukturen, og sørge for at den er sikret mot eksterne angrep. Siden USIT kontrollerer hele det sentrale datasystemet på UiO, kan vi dessuten reagere raskt på eventuelle trusler eller svakheter som kan oppstå.
Sikring av bærbare enheter
Bærbare enheter kan utsettes for dataangrep eller stjeles.
Dersom du oppbevarer dokumentene dine på en bærbar datamaskin, anbefaler vi derfor at du:
- Sikrer selve maskinen med passordinnlogging
- Sikrer det enkelte dokument med kryptering og/eller passordbeskyttelse
På samme vis bør du sikre eventuelle minnepinner du benytter for å frakte data – og mobiltelefonen din, dersom den inneholder noe du ikke ønsker at andre skal ha tilgang til.
Sikkerhetskopiering (backup) hjemme
Dersom du oppbevarer viktige dokumenter på hjemmemaskinen din, må du selv sørge for sikkerhetskopiering. Det er mange måter å gjøre dette på – du må selv bedømme hvor kritisk informasjonen du besitter er, hvor mye det dreier seg om, og hvor mye ressurser du har:
For større mengder data:
Kopier over data til ekstern harddisk jevnlig, og oppbevar denne adskilt fra datamaskinen.
For enkeltdokumenter:
Send dokumentene som vedlegg til din egen UiO-e-postadresse, da har du kopier på et sikkert sted. Kopier dem eventuelt videre inn på hjemmeområdet ditt.