English version of this page

Reiseregning i HR-portalen

Får du månedslønn fra UiO og har ikke mottatt reiseforskudd, fyller du ut og sender inn reiseregning i HR-portalen. Ellers skal du følge andre rutiner.


Slik fyller du ut og sender inn reiseregning i HR-portalen

  1. Fyll ut reiseregning i HR-portalen innen én måned etter reiseslutt, se veiledning.
  2. Last opp påkrevd dokumentasjon, se veiledning.
  3. Når du er ferdig, trykk på knappen Send til godkjenning.

Merk:

  • Helelektronisk reiseregning: Både selve reiseregningen og alle vedlegg sendes inn elektronisk i HR-portalen.
  • Kun én reiseregning per reise: Alle utgifter knyttet til en reise, inklusive kurs og konferanse, skal leveres samlet i ett bilag.
  • Bruk av kredittkort gjennom UiO: Transaksjoner som er gjort med kredittkort gjennom UiO importeres inn i HR-portalen og kan hentes opp under utfylling av reiseregningen, se veiledning. Transaksjonene er tilgjengelig i HR-portalen med korrekt valutakurs kun få dager etter at transaksjonen fant sted. Du trenger derfor ikke å vente på fakturaen fra Eurocard før du fyller ut reiseregning. UiO sine krav til dokumentasjon ved refusjoner gjelder selv om noe er betalt med Eurocard.
  • Utenlandsreiser: Har du vært utenlands, husk å føre opp kompensasjonstillegg (lovdata.no).
  • Utgifter til kost: Har du selv dekket noen eller alle måltider på reisen, kan du enten kreve kostgodtgjørelse for dem etter statens satser (se høyremargen), eller legge ved kvitteringer på beløp og få tilbake det eksakte utgiftsbeløpet. Hvis du krever kostgodtgjørelse, husk å oppgi navn og adresse på overnattingssted selv om det er betalt av noen andre eller via reisebyrå, se forskuddssatser for trekkfri kostgodtgjørelse (skatteetaten.no).
  • Nattillegg: Se hva du evtuelt kan føre opp med hensyn til overnatting og nattillegg (difi.no).
  • Bruk av egen bil: Her må du alltid oppgi hvem som har godkjent bruk av bil og navn på eventuelle passasjerer i Kommentar-feltet.

Spesielle forhold

Bevertning og representasjon på tjenestereiser

  • Utgifter for bevertning og representasjon på tjenestereiser refunderes kun i henhold til gjeldende regler og satser, se UiOs retningslinjer for bevertning og representasjon. Husk at det er forskjellige satser for bevertning og representasjon.
  • Representasjon skal forhåndsgodkjennes på eget skjema (word).
  • Hvis utlegg gjelder flere personer, må du legge ved en deltakerliste.

Reise billigst mulig?

For at reisebudsjettet skal vare lengst mulig, ønsker mange arbeidstakere ved UiO å reise så rimelig som mulig. De krever heller ikke alle godtgjørelsene de har krav på etter reiseregulativet. Utgiftene til reisen kan i slike tilfeller dekkes på en av følgende måter:

  1. Etter regning
    • Lever kvitteringer for alle utgifter på reisen: transport, overnatting, mat, andre utgifter som parkering, overvekt på fly etc.
    • Utlegg til overnatting og mat må ikke overstige statens satser, se høyremargen.
    • Utleggsrefusjoner er ikke innberetningspliktige.
  2. Etter sats
    • Be om kostgodtgjørelse, men før opp færre døgn med kostgodtgjørelse enn du har krav på.
    • Kostgodtgjørelse og andre godtgjørelser etter faste satser er innberetningspliktige og krever at reiseregning lages, ikke refusjonsskjema.

Feltarbeid

Utbetaling

  • Reiseregninger utbetales som regel to ganger i måneden, se kjøreplan for reise og refusjoner for spesifikke datoer. Reiseregninger som er godkjent i HR-portalen innen Frist ved Seksjon for lønn blir utbetalt ved neste reisekjøring. 
  • Har du ikke fått utbetalt hele beløpet på reiseregningen? Dette skyldes som regel at det er foretatt forskuddstrekk av skatt for kostgodtgjørelse eller kompensasjonstillegg.
  • Hvis du mener beløpet er feil, sjekk i HR-portalen om det er lagt inn kommentarer på din reiseregning.
  • Reisestipend er kun skattefrie hvis de dekker merkostnadene ved oppholdet.
  • Utbetaling via sjekk er kun mulig i helt spesielle tilfeller.
Publisert 2. nov. 2016 14:08 - Sist endret 25. sep. 2019 10:22