English version of this page

Nyansatt ved IMB

Velkommen til Institutt for medisinske basalfag (IMB)!

Vi ønsker å gi deg en best mulig start i din nye jobb på instituttet. Her finner du samlet informasjon som ansatte på IMB ofte lurer på, og som kan hjelpe deg i gang med din nye jobb på Domus Medica.

Har du spørsmål for øvrig, ta kontakt i første omgang med din nærmeste leder.

Finn frem - praktisk informasjon om Domus Medica

Institutt for medisinske basalfag har sine lokaler i bygget Domus Medica på Gaustad, ved siden av Oslo Universitetssykehus, Rikshospitalet.

Universitetet i Oslo som helhet er spredt over seks ulike områder.

Kart over Domus Medica og UiO

Institutt for medisinske basalfag er samlokalisert i bygget Domus Medica på Gaustad som ligger rett ved siden av Rikshospitalet.

Universitetet i Oslo er ellers spredt over seks ulike områder i Oslo. Her finner du en oversikt over områdene og universitetetsbygningene.

UiO ansattkort og tilgang til Domus Medica

Tilgang til Domus Medica utenom åpningstidene og til arbeidsplasser i soner med begrenset tilgang forutsetter at du har et gyldig og aktivert UiO-ansattkort. Dette er ditt ID-kort, som fungerer som døråpner til UiO-bygg og enheter som du har tilgang til.

Alle som er ansatt ved UiO i mer enn tre måneder skal ha eget ansattkort med navn, bilde, fødselsdato og signatur. Utstedelse av kortet skal normalt skje første arbeidsdag eller innen noen få dager etter tiltredelse og må fornyes hvert 5. år. Du får ditt UiO ansattkort ved oppmøte på SiO Kundeservice i Kristian Ottosens hus på Blindern.

Før du drar til Blindern for å hente kortet, bør du sikre deg om at du er registrert i UiOs lønns- og personalsystem SAPUiO, slik at du er sikker på at SiO kan utstede kortet. Den letteste måten å sjekke dette på er å henvende deg til IMBs IT-avdeling i 1. etasje på Domus Medica. Dersom du nylig er ankommet Norge fra utlandet, kan det ta litt lengre tid, før registreringen i SAP er på plass; registreringen er avhengig av at du har mottatt et norsk personnummer.

NB: Husk at ditt UiO-ansattkort må aktiveres etter henting fra SiO: du gjør dette ved å henvende deg til Hovedekspedisjonen i 1. etasje på Domus Medica. Hovedekspedisjonen ber UiOs vaktsentral gi kortet ditt tilgangene som er nødvendige for deg og din jobb.

Åpningstider og arbeidstid

Vanlig arbeidstid er fra kl 8.00 til 16.00 på ukedagene mandag-fredag. Merk at administrasjonen og andre støtteavdelinger og -funksjoner normalt ikke er tilstede på lørdag og søndag og andre helgedager.

Før kl 7.00 og etter kl 18.00 på ukedagene, samt på lørdager og søndager, må du bruke ansattkortet ditt for å komme deg inn og ut av Domus Medica.

Nøkler

For å få nøkler til eget kontor/laboratorium må søknadsskjema for nøkler fylles ut og signeres av deg og din nærmeste leder. Nøkkelskjemaet leveres til Hovedekspedisjonen i første etasje på Domus Medica. Du henter nøkkelen ved samme sted.

NB: Når du slutter på IMB, er det viktig at du leverer nøklene tilbake til Hovedekspedisjonen og informere din nærmeste leder om at du har gjort dette.

Dørskilt

Hvis det er aktuelt for deg å få et dørskilt som viser ditt navn og din stilling, skal din nærmeste leder ha bestilt dette ved å henvende seg til Hovedekspedisjonen. Hvis dørskiltet ikke er på plass, eller hvis dørskiltet til din forgjenger ikke er fjernet, ta kontakt med din nærmeste leder.

Personprofil på UiOs hjemmeside

Alle ansatte skal selv oppdatere sin profil på UiOs personsøk slik at de som har behov for å finne deg kan søke deg opp. For å få opprettet en fil du kan redigere i må du ta kontakt med nettredaktøren på IMB. Se også hvordan du redigerer din profilside på UiOs nettsider om nettpublisering.

Basisinformasjonen i personprofilen din hentes automatisk fra UiOs personalsystem SAPUiO og vises i din Brukerinfo under fanen Person. Hvis ditt navn ikke er søkbart, eller hvis du trenger hjelp med å endre eller supplere informasjonen om deg selv, kontakt SAPUiO: sapuio.hjelp@admin.uio.no

Det kan være slik at din enhet har innført en standardisert beskrivelse av oppgavene som står i personprofilen – snakk derfor med din leder om dette, før du publiserer informasjon om din rolle og dine oppgaver.

Forkortelser

  • MED: Det medisinske fakultet
  • IMB: Institutt for medisinske basalfag
  • MOLMED: Avdeling for molekylær medisin
  • DM: Domus Medica
  • RH: Rikshospitalet
  • ISMO: International Staff Mobility Office
  • HMS: Helse, miljø og sikkerhet
  • LAMU: Lokalt arbeidsmiljøutvalg
  • BHT: Bedriftshelsetjenesten
  • SAP: UiOs system for lønns- og personaladministrasjon
  • SiO: Studentsamskipnaden i Oslo
  • USIT: Universitetets senter for informasjonsteknologi (IT-senter)
  • EA: Eiendomsavdelingen (drift og vedlikehold av UiOs bygninger)
  • KPM: Komparativ medisin
  • BDM: Budsjettdisponeringsmyndighet
  • UB: Universitetsbiblioteket
  • FS: Felles studentsystem

UiOs sentrale nettside med forkortelser

IMBs organisasjon

Institutt for medisinske basalfag er organisert i 4 fagavdelinger, et senter for fremragende forskning, og en administrasjon som består av 4 seksjoner, samt Avdeling for komparativ medisin.

Instituttet er ansvarlig for basalfagene i profesjonsutdanningen i medisin og for masterutdanningen i klinisk ernæring.

Forskning, formidling og utdanning ved instituttet skal fremme god helse ved å øke basalmedisinsk kunnskap for å forstå normale prosesser, og gi innsikt i mekanismer som forårsaker eller forebygger sykdom.

Avdelinger og seksjoner ved IMB:

Administrasjon

Administrasjonen sitter i hovedsak samlet i 2. etasje på kontorer som ligger over kantinen, mens IT-avdelingen er lokalisert i 1. etasje, og Mekanisk verksted og Elektronikk verksted ligger i underetasjen.

Nedenfor finner du lenker til informasjon om de enkelte enhetene og ansatte i Administrasjonen og hvordan du kan kontakte disse:

Råd og utvalg

IMB har flere råd og utvalg, for eksempel Instituttrådet, Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU), Forum for gruppeledere og Infrastrukturutvalget.

UiOs og IMBs strategi og handlingsplaner

Her kan du lese om UiOs strategi og årsplaner, samt årsrapporter, kommunikasjonsstrategi og likestillingspolitikk. Strategiens hovedambisjon er å utvikle UiO til et internasjonalt toppuniversitet – hvor forskning, utdanning, formidling og innovasjon skal virke sammen på sitt beste.

Strategien er inndelt i fem hovedkapitler med 28 delstrategier hvor universitetets klassiske kjerneoppgaver behandles integrert:

  • Et grensesprengende universitet
  • Læringsuniversitetet
  • Et samfunnsengasjert universitet
  • Et handlekraftig universitet
  • Det gode universitet

Med utgangspunktet i UiOs sentrale strategi har IMB utarbeidet sin egen strategi med tittel «Fra gen til adferd: Fremtidsrettet grunnforskning for god helse», samt mål og årsplan.

Institutt for medisinske basalfag skal være en ledende aktør innen fremtidsrettet grunnforskning for god helse, og bidra til forskning som kommer til anvendelse for å møte det 21. århundrets helseutfordringer.

IMB skal tilby et fremragende læringsmiljø innen preklinisk medisin og klinisk ernæring, gjennom motiverende forskningsbasert undervisning av høy kvalitet.

Hold deg oppdatert!

Søknadsfrister, aktiviteter m.m. annonseres forløpende i instituttets årshjul.

Nyheter fra instituttet finner du på forsiden av din ansattside. Bruk funksjonen «Mine snarveier» på denne siden for å legge til lenker til websider som er aktuelle for deg og din jobb.

MED:NYTT er fakultetets interne nyhetsbrev. Her finner du oppdatert informasjon om hva som skjer på fakultetet.

IT-tjenester og datatilganger

Brukernavn, passord og IT-sikkerhet

Som nyansatt må du rett etter tiltredelsen henvende deg til IT-avdelingen på IMB for å få tildelt ditt UiO-brukernavn og -passord. Hvis du har problemer med innlogging, mangler brukernavn eller passord, ønsker å skifte passord eller trenger råd om hvordan du lager et godt passord, finner du mange tips og råd på nettsidene for brukernavn og passord

Se også annen nyttig informasjon på UiOs sider for IT-tjenester, nettilkobling og UiOs IT reglement.

Hvis du trenger hjelp utover dette, ta kontakt med IMBs IT-avdeling

IT-avdelingen sitter i 1. etasje på Domus Medica i nærheten av Anatomi og Fysiologi og er godt skiltet.

UiO-epostkonto

Det kan ta noen dager til du får tildelt UiO-epostadressen din. Din UiO-epostkonto er tilgjengelig både via programmet Outlook på din UiO-kontormaskin og eksternt via WebMail.

Du får oversikt over din UiO-epostkonto ved å logge deg inn på din Brukerkonto på Brukerinfo og velge fanen E-mail.

Dersom du har problemer med din UiO-epostkonto, kontakt IT-avdelingen på IMB:

Øvrig programvare

UiO Programkiosk er en tjeneste som gir deg ekstern tilgang til hjemmeområdet ditt og en stor mengde programmer og analyseverktøy, uten at du trenger å installere programmene på maskinen du bruker. Programkiosken kan brukes fra både PC, Mac og Linux.

Merk at du må kontakte IT-avdelingen på IMB for å bestille oppdateringer på software installert på maskinen din – send epost til it-hjelp@basalmed.uio.no

HR-portalen

Det er viktig at du snarest mulig gjør deg kjent med bruken av HR-portalen, se veiledning for ansatte.

Veiledning for ledere

Arbeidstid, ferie og fravær

HR-portalen brukes for å registrere og få godkjent alt fravær, inkludert ferie og sykefravær. Se personalhåndboken for mer informasjon om arbeidstid, fleksibel arbeidstid og mertid/overtid.

Arbeidstiden til administrativt og teknisk ansatte reguleres av fleksitidsavtalen, og administrativt/teknisk ansatte må fortløpende registrere sine daglige arbeidstimer i HR-portalen. Det opparbeides pluss- eller minustid i systemet, avhengig av hvor mye tid du registrerer i HR-portalen. Merk at det kan overføres maksimum 50 plusstimer og 10 minustimer til neste år. Etter 31. desember blir plusstid utover 50 timer strøket uten kompensasjon, mens tid over 10 minustimer vil medføre trekk i lønn. Du bør derfor holde øye med din fleksitidssaldo – se under «Tidsinformasjon» under menyen «Mest brukt» i portalen.

Hovedregelen er at din feriekvote skal tas ut innen 31.12 hvert år. Det er ikke mulig å få utbetalt lønn for uavviklet ferie, men du kan evt søke i HR-portalen om overføring av inntil 14 feriedager til neste år – du søker om dette i perioden fra 1.-31. januar i påfølgende år. Oversikt over dine feriekvoter finner du i HR-portalen under menyen «Mest brukt».

Lønnsslipper

Du får tilgang til dine lønnsslipper og årsoppgaven via lenken «Lønnsslipp» i menyen «Mest brukt» i HR-portalen.

Refusjon av reise- og andre utgifter

Hvis du har betalt for reise- eller andre utgifter som er refunderbare fra UiO, skal du registrere disse og sende dem til godkjenning i HR-portalen.

Sidegjøremål og eierinteresser

Alle vitenskapelig ansatte (både fast og midlertidig ansatte, inklusive rekrutteringsstillinger og professor II, uavhengig av stillingsbrøk) og alle ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) har plikt til å registrere sine eventuelle sidegjøremål og eierinteresser og sende disse til godkjenning i HR-portalen.

Personlige data i HR-portalen

Som UiO-ansatt må du kontrollere at dine personopplysninger i HR-portalen er korrekt til

enhver tid (navn, adresse, telefon, nærmeste pårørende, bankforbindelse mm) – se under menyen «Personlige data» i Ansattselvbetjeningen i HR-portalen.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) på IMB

Det er viktig at du kjenner til informasjonen om HMS-arbeidet og til sikkerhetsprosedyrer og beredskap ved IMB.

 

Telefonnummer til UiOs Vakt- og alarmsentral

Grunnleggende informasjon om HMS på IMB

Spørsmål ang. helse, miljø og sikkerhet ved IMB kan rettes til IMBs HMS-koordinator.

IMBs HMS-sider finner du også kontaktinformasjon til verneombudene, brannkontaktene og laboratorierådgiverne.

Laboratoriearbeid

Hvis din stilling innebærer laboratoriearbeid, er det flere sikkerhetsprosedyrer og protokoller som du må kjenne til og bruke, bl.a. når det gjelder håndtering av farlige materialer og avfall og prosedyrer i avvikstilfeller. Du bør snarest mulig sette deg inn i informasjonen om sikkerhet på laboratoriet.

Merk at IMB har to laboratorierådgivere på hhv Avdeling for molekylærmedisin og Avdeling for ernæringsvitenskap som du også kan søke råd hos ang. alle aspekter ved laboratoriearbeid.

Din nærmeste leder/gruppeleder har ansvar for å sørge for at du gjennomfører den opplæringen du har behov for i din stilling.

Det er obligatorisk for alle som arbeider på laboratoriet å ta UiOs grunnleggende HMS kurs.

Kurs, prosedyrer og verktøy

Bedriftshelsetjenesten

Bedriftshelsetjenesten (BHT) bistår UiOs ledere, ansatte, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape trygge og helsefremmende arbeidsplasser.

BHTs fagteam består av en lege, psykologspesialist, bedriftssykepleier, bedriftsfysioterapeut, to yrkeshygienikere og en rådgiver innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø.

BHT holder til it Kristian Ottosens hus på hovedcampus.

Du kan kontakte BHT, hvis du trenger å snakke om:

  • Psykososialt arbeidsmiljø: konflikthåndtering, trakassering, stress, ubehagelige hendelser, omstillinger
  • Fysisk, kjemisk og biologisk arbeidsmiljø: ergonomi, inneklima, kjemisk og biologisk arbeidsmiljø, belysning, støy
  • Arbeidshelse: bistand ved akutte hendelser, graviditet og arbeidsforhold, kartlegging av mulig helseskadelig arbeidsmiljø, sykefravær, yrkesvaksiner, målrettede helseundersøkelser

BHT bidrar også til UiOs systematisk HMS-arbeid og -opplæring.

Husk at du ikke bør sende personsensitiv informasjon per epost.

Velkomstmøter

Som nyansatt vil du bli invitert til et lavterskel velkomstmøte sammen med en liten gruppe med andre som nylig har begynt på IMB. Velkomstmøtene holdes på Domus Medica ca. 2 ganger i semesteret og varer i ca. 1.5 time, som oftest midt på dagen i forbindelse med lunsjpausen.

På velkomstmøtet får du nyttig informasjon om IMB og fasilitetene/støttefunksjonene på Domus Medica, samt en kort innføring i bruken av HR-portalen. Det vil settes av tid til å svare på dine spørsmål.

Hvis du ikke har mottatt en invitasjon til et velkomstmøte innen 2 måneder etter tiltredelse, ta kontakt med Seksjon for personal og HMS.

Støtte og informasjon for gruppeledere

IMB har utarbeidet en håndbok for gruppeledere, hvor du som leder finner viktig informasjon om din rolle, ansvarsområder og oppgaver innen personalarbeid og økonomi, samt informasjon om HMS og om kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning, UiO’s system for å sikre at helseforskningen gjennomføres i samsvar med gjeldende profesjonelle og etiske standarder og prosedyrer.

Brukermanual til HR-portalen for ledere

Kompetanseutvikling

IMB ønsker at du som medarbeider får mulighet til å utvikle deg og tilegne deg nye ferdigheter og kunnskap i tråd med din stilling og ansvarsområder. Snakk i første omgang med din nærmeste leder om hvilke kurs kan være egnet for deg og din jobb.

UiO tilbyr for øvrig et stort utvalg kurs innen ulike områder.

Kompetanseutvikling for laboratorieingeniører

IMB har midler som er øremerket kompetanseutvikling for laboratorieingeniører. To ganger i året kan det søkes om støtte til utgifter til f.eks. relevante kurs og konferanser. Som regel gis det ikke støtte til kurs som anses som en del av laboratorieingeniørens grunnleggende opplæring.

Ingeniørforum på IMB

Ingeniørforum er instituttets eget møteforum for laboratorieingeniører og er en viktig arena for kompetanseutvikling, kontakt og erfaringsutveksling mellom IMBs ulike ingeniørfaglige miljøer.

Forumet er et tiltak for å fremme kompetanseutvikling, faglige og sosiale synergieffekter, samt for å forankre IMBs systematiske HMS-arbeid. Det holdes 4-6 samlinger årlig, der temaene settes av Ingeniørforums arbeidsgruppe i samarbeid med administrasjonssjef og HMS-koordinator.

Forumet er åpent for alle laboratorieingeniører som jobber ved IMB, uavhengig av hvilke midler stillingen er finansiert av, eller om UiO eller en annen institusjon står som formell arbeidsgiver.

Mer info, alfabetisk etter tema

Publisert 2. nov. 2015 09:55 - Sist endret 17. feb. 2020 15:09