Praktisk planlegging

Dette er en ressursside for administrasjonen, og for alle som er interessert i tips og praktiske verktøy. Viktige verktøy er arrangementskalkulatoren og sjekklisten. 

Økonomi

Husk bruk UiO's rammeavtale.  Bestillinger sendes via bestillingssystemet.

Reservasjon av lokale 

Rom reserveres gjennom Outlook og/eller TP-systemet.

Unntak gjelder følgende lokaler: 

For mer info se UiO sine sentrale sider.

Arrangementside på nett

Vurder behov for nettside sammen med vitenskapelig ansvarlig. Mindre arrangementer og interne seminarer trenger ikke ekstern nettside.

For oppretting av arrangementsside se UiO sin sentrale side (lenke) 

Husk å bruke bilder du har tillatelse til. UiO har en avtale med Colourbox, men du kan også bruke Creative Commons på flickr.

For bruk av bilder på UiO sine sider se veileder (inn lenke)

Påmelding

Bruk nettskjema for påmelding.

  • Ved servering skal nettskjema skal inneholde et obligatorisk felt om arbeidssted.
  • Husk å inkludere svaralternativ i nettskjema der deltager kan melde spesielle behov. Videre, om påmeldte er villig til å stå på deltakeroversikt.

Frist for påmelding er minimum 10 arbeidsdager før arrangementet. 

Reiser og overnatting

Reiser og overnatting må bestilles via UiO sitt reisebyrå, Egencia

Kontakt de du skal bestille reise og/eller overnatting for i god tid.

Be om navn som oppgitt i pass, ønsket tidspunkt for ankomst-/avreise. 

Kommunikasjon med deltakere 

  • Vurder behovet for å sende deltakere informasjon om hvordan komme seg til/fra arrangementsstedet.
  • Bruk blindkopi 'bcc' når invitasjoner sendes ut til flere adresser samtidig. 
  • Send e-post til deltakere og innledere med påminnelse om arrangement senest en uke før. Husk be innledere sende eventuelle PowerPoint-presentasjoner på e-post senest et par dager før arrangementet. 

Mat og servering

Bestillinger

For en oppdatert oversikt over cateringselskaper med rammeavtale se UiO sine sentrale sider.

Tips ved servering: 

  • Det blir alltid endring i antall påmeldte. Ta høyde for dette ved bestilling.
  • Alkohol må bestilles direkte fra Vinmonopolet. De garanterer bare levering for bestillinger mottatt minst en uke før arrangementet. Be om levering senest dagen før. 

Program og skilting

Ved større arrangementer kan trykt program og navneskilt i plastmapper bestilles fra Reprosentralen. 

Vent med å skrive ut programmet så lenge som mulig. Det blir alltid endringer. 

Tips: 

  • I program: vær forsiktig med bruk av kursiv og fet skrift, det kan redusere lesbarheten og hold deg til maks tre skriftstørrelser. 
  • Lag gjerne PowerPoint-slides i samme "stil" som programmet med tittelen på konferansen
  • lag emneknagg til bruk på Twitter. 
  • Vent til dagen før med å skrive ut navnelapper.
Publisert 17. des. 2018 13:56 - Sist endret 27. feb. 2019 13:20