Mat og servering

UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester. Du må følge retningslinjer og bestillingsrutinen som gjelder servering både i og utenfor UiOs lokaler.


Slik bestiller du

1. Avklar med nærmeste leder

Avklar med nærmeste leder at du kan bestille og hvilke midler som skal benyttes (kostnadssted, prosjekt, tiltak). Se også retningslinjer for satser, når du kan bestille mat etc.

2. UiOs rammeavtaler skal brukes

I avtalene finner du bestillingsfrister og andre opplysninger:

  • Catering og møtemat i møterom, grupperom og lignende: bruk gjeldende rammeavtale(r) for catering (logg inn i avtalekatalogen for nærmere beskrivelse av bestillingsrutiner)
    For meny se leverandørens hjemmeside(r), merk at bestilling skal gjøres gjennom ekstern katalog i UiOs bestillingssystem av lokal innkjøper ved enheten. 
  • Cateringleverandør ved VIP arrangement: VIP arrangement kjennetegnes ved deltakelse av eksterne gjester, arrangementet har et formelt preg og det er en særskilt anledning. Bruk gjeldende rammeavtale(r) for VIP catering (logg inn i avtalekatalogen for nærmere beskrivelse av bestillingsrutiner). 
    For meny se leverandørens hjemmeside(r), merk at bestilling skal gjøres ved fritekst gjennom UiOs bestillingssystem av lokal innkjøper ved enheten. 
  • Overtidsmat: Bruk gjeldende rammeavtale(r) for overtidsmat (logg inn i avtalekatalogen for nærmere beskrivelse av bestillingsrutiner) For meny se leverandørens hjemmeside(r), merk at bestilling skal gjøres gjennom katalog i UiOs bestillingssystem av lokal innkjøper ved enheten. Det kan i enkelte tilfeller også leveres i ordinær arbeidstid. Se hvordan du bestiller overtidsmat.
  • Restaurantbesøk har UiO ikke rammeavtaler for. Se bestillingsrutiner lenger ned på siden.  
  • Hvis du skal ha servering i SiOs kantiner i åpningstiden, skal SiO Mat og Drikke brukes. 

3. Fyll ut bestillingsskjema

Fyll ut et bestillingsskjema med beskrivelse av varen/tjenesten, hvilke midler som skal benyttes og angi mulig leverandør. Oppgi alltid et mobiltelefonnummer, så leverandøren kan kontakte deg.

4. Deltakerliste

Obligatorisk*: Send skjemaet sammen med deltakerliste/ invitasjonsliste og eventuell annen dokumentasjon til din enhets innkjøper/rekvirent.

Ved enkel bevertning, åpent arrangement eller der hvor det ikke er mulig eller praktisk å skaffe deltakerliste, må en estimert deltakermasse defineres med beskrivelse og antall. Dette kan være arrangement av typen «Åpen dag for studenter» eller «Kick-off UiO 2019 år» eller lignende. Enkel bevertning kan eksempelvis være gløgg og pepperkaker.

5. Gi beskjed til din innkjøper

Gi beskjed til din innkjøper når varen er mottatt, så forsinkes ikke betalingen til leverandøren.

Retningslinjer med gjeldende satser

  • Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter, kun hvis det er ekstern deltakelse.
  • Det finnes bestemte makssatser som skal overholdes ved ulike arrangementer og regler for bevertning, representasjon og alkoholservering:
    • Det er i all hovedsak satsene for bevertning som er aktuelle, også for arrangementer vi selv kanskje vil betrakte som representasjon.
    • Du kan risikere å bli sittende med utlegg du ikke får refundert dersom du ikke forholder deg til statens satser for bevertning eller ikke sørger for at bevertning bestilles på forhånd.
  • Vurderer du alkoholservering, les og følg skjenkereglene for UiO.
    • Vinmonopolet garanterer bare levering for bestillinger mottatt minst 1 uke før. Vi anbefaler deg å be om levering senest dagen før arrangementet.

Les og følg retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO.

Restaurantbesøk

UiO har ikke rammeavtale for restaurantbesøk, så du kan fritt velge en restaurant. Les retningslinjer for bespisning utenfor UiOs lokaler.

  • Hvis restauranten kan utstede faktura, skal du for bestilling av restaurantbesøk følge bestillingsrutinen.
    • Gi din innkjøper beskjed om antall personer og ca. pris per kuvert i bestillingsskjemaet - punkt 3 i bestillingsrutinen.
  • Ring og bestill bord minst en dag på forhånd.
  • Ta med utskrift av bestillingen til restauranten, og presiser at ordrenummeret/E-nummeret skal påføres fakturaen.

Liste over restauranter

Det er laget en liste over UiO-ansattes mest brukte restauranter (pdf). Hvis du bruker en av restaurantene på denne listen, slipper du å melde den inn som ny leverandør i bestillingssystemet. Disse restaurantene kan sende faktura til UiO.

Overtidsmat

  • Etter arbeidstid kan du unntaksvis bestille overtidsmat per telefon, hvis ingen innkjøpere er tilgjengelig, men du må få godkjenning fra nærmeste leder. I etterkant må du forøvrig følge bestillingsrutinen slik at bestillingen blir registrert i bestillingssystemet.
  • Husk å oppgi referansenummeret fra telefonbestillingen, samt oversikt over ansatte som deltok når du i etterkant informerer din innkjøper som plasserer bestillingen i bestillingssystemet.
  • Satsen for overtidsmat er 200 kr. pr person.
Publisert 23. juni 2016 12:52 - Sist endret 22. aug. 2019 10:48