English version of this page

Anskaffelsesprosess

Hvis UiO har inngått rammeavtaler innenfor et område, skal de brukes. Dersom det ikke finnes en rammeavtale, skal det gjennomføres en anskaffelsesprosess avhengig av anskaffelsens verdi. Hvis verdien av anskaffelsen er lik eller overstiger 100.000 kroner eks. mva. skal nettskjema for innmelding av behov sendes inn til Seksjon for innkjøp når behovet oppstår.

UiOs rammeavtaler finner du i Avtalekatalogen.

Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomføres avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen eksklusiv merverdiavgift (mva), inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til å velge beregningsmåte eller dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.

Husk å være oppmerksom på mva når dere skal beregne budsjett på innkjøpet. Ingen tilbud er inkludert mva og dette må påregnes når man planlegger kjøpet. Dette gjelder spesielt kjøp fra utenlandske leverandører, hvor mva på bestillingen alltid vil være 0, men blir belastet ved betaling av faktura.

Følgende rutine skal følges:  

Velg beløp:

Verdi under 100.000 NOK ekskl. mva.

Anskaffelser under 100.000 NOK eksklusiv mva er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør, er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Finnes det en avtale, skal denne brukes og kontrakt knyttes til kjøpet i Unit4. 

Anskaffelsesprosess

  • skal gjennomføres på den enkelte enhet
  • skal stå i forhold til anskaffelsens verdi og betydning

Dokumentasjon

Det er ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i Unit4 ERP. Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen.

Hva som er arkivverdig er en egen definisjon som går utover det som er dokumentasjonskrav til anskaffelser. Merk at "alt som har verdi som dokumentasjon» defineres som arkivverdig. Tilbud fra leverandør er en slik karakter. Utover tilbudet må enheten selv foreta en vurdering om andre dokumenter anses arkivverdig.

UiO har laget nye versjoner av kontraktsmaler. Avtaledokumentet (omslagsark) skal alltid brukes sammen med de generelle kontraktsvilkårene. Følgende maler kan benyttes:

Verdi som er lik eller overstiger 100.000 NOK ekskl. mva.

Dersom det finnes en avtale, skal rutine for avrop benyttes. Dersom anskaffelsen ikke er omfattet av en rammeavtale, skal Seksjon for innkjøp (SI) gjennomføre anskaffelsesprosessen. Dette gjør vi for alle enheter, unntatt for enheter som har egne innkjøpere for større beløp. SI vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessene. Behovet for en anskaffelse må meldes inn til Seksjon for innkjøp, via nettskjema: 

Fyll ut skjema for innmelding av behov

Tidsramme

Å gjennomføre en anskaffelsesprosess tar tid og bør planlegges i god tid. Det er derfor viktig at behov meldes inn så tidlig som mulig. I et oppstartsmøte med oss vil vi legge en plan for fremdrift og tidsfrister i saken. Er det manglende kapasitet kan det medføre noe ventetid.

Enheter som har egne innkjøpere for større beløp

Mellom verdi lik eller over 100.000 og 500.000 NOK

  • Det medisinske fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte
  • Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
  • Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte

Verdi lik eller over 500.000 NOK

Kontakt: Finn din innkjøper.

Når det foreligger en rammeavtale 

Foreligger det en rammeavtale, vil avropsmekanismene (bestillingsrutiner) for den respektive avtalen gjelde. Informasjonen om dette finner du i avtalekatalogen.

Minikonkurranse

Ved parallelle rammeavtaler vil det som oftest være et krav om å gjennomføre en minikonkurranse. Informasjon om dette finner du også i avtalekatalogen.

Avhengig av avropsmekanismene (bestillingsrutiner) til den aktuelle avtalen, samt beløpet, skal minikonkurranser utføres av egne innkjøpere eller Seksjon for innkjøp. Dersom Seksjon for innkjøp skal foreta minikonkurransen, benyttes også nettskjema for innmelding av behov:

Fyll ut skjema for innmelding av behov

Samhandlingsavtale

Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverandør lager når det skal etableres katalog eller punch out fra leverandøren når vi inngår rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkjøp for mer informasjon.

Maler og dokumenter for saksbehandlere i TendSign

De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomføring av anskaffelser med verdi lik eller over kroner 100.000 NOK eks. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomføringsverktøyet (TendSign).

Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i TendSign, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.

Innlogging til TendSign

Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse

UiO er pålagt å journalføre registrering av offentlige dokumenter som har en verdi og er gjenstand for saksbehandling. Se tilpasset prosedyre for arkivering av anskaffelsesdokumenter knyttet til en anbudskonkurranse.

Fakturakontroll

Fakturakontrollen innebærer tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over 100.000 kroner ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innført etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesområdet ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler på anskaffelser med verdi lik eller over 100.000 kroner.

Seksjon for innkjøp sender liste med alle fakturaer pålydende eller over 100.000 kroner per måned per rapporterende enhet til definert kontaktperson på enheten.

Fakturaer fra leverandører som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er nødvendig for enhetene å krysse av for dokumentasjon på disse avtalene.

Enhetene skal krysse av for følgende dokumentasjon på de utvalgte fakturaene:

  1. At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen
  2. Om konkurransen er utlyst på Doffin eller minst 3 leverandører er forespurt
  3. At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen
  4. At det er innhentet Skatte- og mva attest (ved kjøp over 500.000,- ekskl. mva)
  5. Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert
  6. Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes å ikke være aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares

Enhetene er selv ansvarlige for at nødvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.

Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt økonomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for året bli utarbeidet og sendt ut.

Rutine ved kjøp av publiseringstjenester for vitenskapelig ansatte

A) Tilfelle hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse:

Når det skal kjøpes publiseringstjenester ved UiO kan den vitenskapelig ansatte fritt handle disse tjenestene hos et forlag den ansatte selv finner best, under forutsetning av at det er den vitenskapelige som selv håndterer anskaffelsen, og at UiO dermed ikke er kontraktspart i saken. 

Ved bruk av forskningsmidler gitt av Forskningsrådet, eller andre som kommer til utbetaling via UiO må det dokumenteres at forskningsmidlene er brukt i henhold til retningslinjene for tilskuddet.

B) Tilfelle hvor fremforhandlede avtaler gjort av Unit kommer til anvendelse:

Ved publiseringstjenester mot tidsskrift har Unit etablert gjeldende avtaler som den vitenskapelig ansatte/fakultet/institutt/senter skal følge og hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser er lagt til grunn ved inngåelse av avtalene.

C) Tilfelle hvor UiO skal lyse ut i henhold til lov om forskrift for offentlige anskaffelser:

Publiseringstjenester skal alltid følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser hvor UiO er part i saken. Saken skal meldes inn til Seksjon for innkjøp når innkjøpet overstiger 100.000 kroner eks mva, på vanlig måte. Behovshaver blir tildelt en anskaffelsesrådgiver som håndterer anskaffelsen gjennom UiOs eget elektroniske anskaffelsessystem og publiserer avtalen i oversikten over inngåtte avtale.

Enhet med egen rutine

Tilgang systemer

Logg inn Unit4 ERP Innkjøp og faktura

Publisert 19. mars 2021 13:22 - Sist endret 14. mars 2022 13:50