English version of this page

Eksternt finansierte prosjekter - Råd i forbindelse med korona

Korona-situasjonen kan få følger for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter. Her er noen råd til prosjektledere og partnere.

Hvordan planlegge for mulige konsekvenser hos egen og partnervirksomhetene?

Prosjektansvarlig og partner anbefales å vurdere mulige konsekvenser for gjennomføringsplanen nå og jevnlig mens situasjonen varer. Dette bør gjøres i tett dialog med prosjektpartnerne. Koordinator for prosjekter har et særlig ansvar. Prosjektene bør:

  1. Vurdere risikoen for at leveranser til prosjektet blir forsinket, mangelfulle eller ikke kan gjennomføres i henhold til prosjektplanen. Det bør gjøres en helhetlig vurdering som inkluderer egne arbeidspakker og partnernes arbeidspakker. Det pågående utbruddet av koronaviruset er et force majeure-lignende forhold, det vil si et upåregnelig og ekstraordinært forhold som partene ikke har kontroll over.
  2. Vurdere konsekvensene av slike forhold og mulige tiltak som kan iverksettes for å bøte på disse. I avtalene med finansiør (hvor UiO er prosjektansvarlig) og i samarbeidsavtalene mellom partnerne vil det normalt være en egen klausul som regulerer force majeure nærmere, og ofte inneholder særlige regler om varslingsplikt og annet som det er viktig å være oppmerksom på.
  3. Iverksette tiltak for å hindre og minimisere konsekvenser. Merk at alle tiltak må dokumenteres grundig med tanke på godkjenning fra finansiør av økonomiske tap, endringer i budsjetter eller planer, med mer. 
  4. Vurdere behovet for endringer og justeringer i prosjektplan og/eller prosjektavtale/-kontrakt, og søke om dette innen gitte frister. Hvis det ikke er mulig å gjennomføre deler av eller hele prosjektet, se punktet om force majeure, og informasjon fra de største finansiørene i punktet nedenfor. Dersom det er spørsmål i tilknytning til dette kan juristene i forskningsadministrativ avdeling kontaktes på e-post til juridiskbistand-kontrakter@admin.uio.no.
  5. Holde seg oppdatert om hvordan finansiør legger til rette for håndtering av situasjonen.

Informasjon fra de største finansiørene 

Finansiører forventes å gi informasjon om egne tiltak for å avhjelpe situasjonen og policy/prinsipper for håndtering av forhold som kan oppstå på grunn av korona-situasjonen, som forsinkelser, behov for endringer i prosjektet, økonomiske tap m.v.

  • HORIZON 2020: EUs forskningsfinansiering
  • Forskningsrådet: Prosjektendringer i pågående prosjekter
  • DIKU (Erasmus+ m.fl.): DIKU har lagt viktig informasjon om fremdrift og konsekvenser for prosjektene de finansierer i en melding på sine nettsider. Meld fra til DIKU om situasjonen krever endringer i prosjektene, eller hvis prosjektene står i fare for å bli forsinket eller avlyst. Meld også fra til prosjektpartnere og eventuelle støttespillere. Hvis tap oppstår, forsøk å begrense dette så langt det er mulig og ta vare på dokumentasjonen.

 

Force majeure

Force majeure er et juridisk begrep som skal dekke upåregnelige og ekstraordinære forhold. Dersom en part ikke kan oppfylle sin kontraktsforpliktelse pga. av et slikt forhold vil en klausul om force majeure kunne gi grunnlag for revidering/justering av kontraktsforpliktelsen, midlertidig suspensjon eller bortfall av kontraktsforpliktelsen dersom parten ikke lenger kan oppfylle.  En part som rammes av et slikt forhold må varsle sin kontraktspart om dette så fort som mulig.

Det pågående utbruddet av koronaviruset er etter sin art et force majeure lignende forhold, det vil si et upåregnelig og ekstraordinært forhold som partene ikke har kontroll over. I avtalene med finansiør (hvor UiO er prosjektansvarlig) og i samarbeidsavtalene mellom partnerne vil det normalt være en egen klausul som regulerer force majeure nærmere, og ofte inneholder særlige regler om varslingsplikt m.v., som det er viktig å være oppmerksom på.

Vilkår

Det er flere kumulative vilkår som må være oppfylt for at man kan fritas fra sine kontraktsrettslige forpliktelser i medhold av force majeure:

  • Det må foreligge en ekstraordinær begivenhet utenfor rimelig kontroll som hindrer partene i oppfylle sine forpliktelser.
  • Parten som ikke kan oppfylle må være uten skyld.
  • Forholdet må videre ikke kunne forhindres med rimelige tiltak.
  • I tillegg må forholdet ikke ha vært forutsigbart for parten på tidspunktet for kontraktsinngåelse.

Krav til dokumentasjon

Det må kunne dokumenteres at oppfyllelse ikke kan skje på grunn av force majeure. Avtaletidspunktet vil være avgjørende for hva partene kan ta i betraktning. Parten som ikke kan oppfylle må godtgjøre at rimelige tiltak for å oppfylle kontrakten er forsøkt. Tap som oppstår som følge av at parten ikke kan oppfylle må begrenses så langt det er mulig.

Når det gjelder force majeure relatert til innkjøp av varer og tjenester, f.eks. bortfall av reiser, behov konferansefasiliteter osv som er bestilt, se nettsidene til Seksjon for innkjøp.

Publisert 23. mars 2020 17:03 - Sist endret 26. mai 2020 17:42