Rutiner for EFP ved NHM

Forkortelser

Før oppstart

1. Prosjektidé

Hva Ansvar Fullmakt Adm.støtte Når/Frist

Prosjektleder oversender skisse til prosjektidé til Forskningssjef (FS) og Forskningsgruppeleder (FGL) for foreløpig godkjenning.

Skissen skal indikere

  • faglig begrunnelse og framdriftsplan
  • type prosjekt og finansiør
  • kostnadsramme og tidsramme
  • egeninnsats/bemanning
  • eventuelle samarbeidspartnere
PL FS FGL

Min. 4. uker før søknadsfrist

EU-prosjekter: 4 mnd før søknadsfrist

2. Prosjektsøknad

Prosjektleder utarbeider forslag til prosjektsøknad.

PL FS   Min. 2 uker før frist
UiOs totalbudsjetteringsskjema skal fylles ut. Kontakt PC og HR. PC FS    
Forslag til Overhead, Nettobidrag og Egenandel-sats og bemanning skal nå framgå ved utfylling av budsjettskjema.        
Eventuell bistand i kontraktsutforming kan sendes fagstøtte jurist ved Blindern.     SFUI  

3. Godkjennelse

Prosjektforslaget forelegges forskningssjef for godkjennelse PL FS A Min. 1 uke før frist
Innsendte søknad, tildelelse/avslag, all korrespondanse av betydning for prosjektet (papir/epost) og totalrammene må sendes til arkiv for arkivering og opprettelse av sak i Ephorte. PL A A  
Ved spørsmål, kontakt arkivet.            

4. Avtaleinngåelse/avslag

Forskningssjef skal signere alle NHMs kontrakter.

PL/FS FS A, ØK, PC, HR Avhenger av mottaker og svarfrister
For-EU søknader gjelder egne rutiner.   PL/FS UiO sentralt PC/EU-team Avtaler signeres sentralt ved UiO
Prosjektleder skal sørge for at inngåtte/signerte kontrakter arkiveres i Ephorte, og underskrevet kontrakt sendes tilbake til finansiør. PL FS A Når foreligger

Kontakt personal (HR) snarest vedr. ansettelser/kontrakter og arbeidsplass og IT for prosjektansatte.

PL FS HR Når signert kontrakt er mottatt
Avslag evalueres for eventuelle senere søknader. PL     Når mottatt

5. Ansettelser/kontrakter og totalbudsjett

Totalbudsjett (punkt 2) revideres i.h.t.inngåtte kontrakt.

PL/PC/HR FS PC, ØK 1-2 uker etter avtaleinngåelse, forutsatt at pkt 4 er i orden
Plan for fakturering/videresending av midler avtales med ØK. PL PL ØK, PC Etter avtale
Ansettelser/Kontrakter avtales med HR: PL FS/HR HR, IT Innen 4 uker etter at kontakt er underskrevet av NHM
Husk egne avtaler med samarbeidspartnere PL FS ØK, PC, SFUI Ved behov

6. Opprettelse av prosjekt

Mva-vurdering: er det et bidrags- eller et oppdragsprosjekt?

PL/PC/ØK FS ØK, A, PC 1 uke etter avtaleinngåelse, forutsatt  at pkt 4 er OK
Skjema fylles ut av PC for prosjektopprettelse og sendes VØS. PC CV VØS  

Oppstart av prosjektet

7.Oppstart av prosjektet

Hva Ansvar Fullmakt Adm.støtte Når/Frist

Prosjektnummer tildeles og sendes PL, ØK, PC,HR, A.

PC VØS PC, A, ØK Straks etter tildeling fra PØS forutsatt at pkt 6 er fulgt

8. Drift av prosjektet faglig og administrativt

Administrative avgjørselser/korrespondanse arkiveres

Se egne rutiner for HR/ØK/LAB/A

PL, FGL FS ØK, A, HR, PC, LAB, EA Fra igangsatt til avsluttet prosjekt

9. Rapportering / Markedsføring / Publisering

Faglig og administrativt til finansiør, FS/FGL og administrasjon PL/PC PL ØK, HR, A, UT, EA Ved behov iht. kontrakt med finansiør. Markedsføring underveis i prosjektet.

10. Endringer/Forlengelser

Varsle om alle endringer av betydning for prosjektet: forsinkelser, forlengelser, rammebetingelser, sykemelding, barsel mm.

Må meddeles FS, FGL, ØK, HR og Finansiør/Oppdragsgiver. Endringer/forlengelser av prosjekt arkiveres.

PL/PC FS/finansiør A, ØK, HR

Snarest.

Ved forlengelse av prosjektet min. 2 uker før fastsatt frist.

11. Sluttrapport til finansiør/oppdragsgiver

Sluttrapport leveres til finansiør/oppdragsgiver PL PL/FGL PC, ØK, A Ved behov iht kontrakt med finansiør

12. Evaluering

Prosjektet evalueres

PL, FGL, FS     Etter sluttrapport

13. Resultater

Publisering, kommunikasjon PL FS EA/UT Ved behov også underveis i prosjektet

Se også

UiOs nettsider om EFP

Rapporter for regnskapstall

Forskningsstøtte UiO

 

Publisert 12. apr. 2016 10:44 - Sist endret 7. mars 2019 15:49