English version of this page

Mens prosjektet pågår

Mens prosjektet pågår, er det viktig for prosjektleder å tenke på flere ting samtidig. Det kan være rapporteringsansvar underveis, både økonomisk og i forhold til eventuelle endringer i prosjektet, og håndtering av forskningsdata. Det er også viktig å ha en kommunikasjonsplan for å få fram prosjektets samfunnsbidrag (impact), både underveis i og i etterkant av  prosjektet.

Rekruttering av prosjektmedarbeidere

  • Prosjektansatte tilsettes formelt ved enheten som eier prosjektet
  • Personalansvar for ansatte i prosjektet ligger hos enhetsledelsen
  • Du som prosjektleder må involvere enhetsledelsen og personalmedarbeider i rekrutteringsprosesser
  • Prosjektmedarbeidere kan ikke starte arbeidet før de har signert kontrakt

Les mer om rekruttering

Les mer om ansettelse av vitenskapelig assistent

Kontakt din lokale personalmedarbeider

Innkjøp

Skal du kjøpe noe med prosjektets midler, ta kontakt med din innkjøper. Alle innkjøp skal gjøres via UiOs bestillingssystem.

  • Husk at alle kjøp skal være avklart med budsjettansvarlig.
  • Alle innkjøp over kr. 100 000 eks mva skal gjennomføres etter spesielle rutiner.
  • Varer og tjenester skal kjøpes via UiOs rammeavtaler der disse finnes.

Les mer om innkjøp ved UiO

Økonomisk oppfølging

  • Status og endring: Det er viktig at prosjektleder gir beskjed til prosjektøkonom ved vesentlige endringer i prosjektet som vil påvirke økonomien. Avklar med prosjektøkonom når endringene blir synlige i prosjektrapportene.
  • Ekstern rapportering av regnskap: Finansiør krever ofte fremdriftsrapporter. Du som prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men prosjektøkonomen bør bistå.
  • Det er laget egne rapporter for prosjektledere i Tableau, hvor fokus er på kostnadsoppfølging. Merk at det kan være utarbeidet lokale rapporter ved din enhet.

Se de ulike økonomirapportene for prosjektoppfølging

Spørsmål?

Ta kontakt med økonomifunksjonen på din enhet

Dokumentasjonskrav - gjelder særlig EU-prosjekter

Eksterne finansiører har ofte egne krav til hvordan man skal dokumentere at midlene blir benyttet som avtalt. Her er noen eksempler:

  • Timelisteføring for personer i prosjektet
  • Utgifter til reise og deltagelse på konferanser 
  • Utgifter til bevertning 

Sjekk hva som gjelder for ditt prosjekt i kontrakten med finansiør.  

For EU-finansierte prosjekter finnes spesifikk informasjon om EUs dokumentasjonskrav på UiOs nettside Management and reporting of H2020 Projects 

Rapportering

  • Alle prosjekter skal rapportere på fremdriften for prosjektet underveis og når prosjektet avsluttes. 
  • Det er ditt ansvar som prosjektleder å sikre at dette skjer innen gitte frister. 
  • Kontakt din økonomifunksjon om rapporten også skal inneholde økonomirapport. 

Finansiører har ulike krav og rutiner for rapportering

  • Hver finansiør har sine krav til og rutiner for rapportering. Det er derfor viktig å være kjent med kravene til din finansiør samt kontrakten for prosjektet.  
  • Rapporteringen skjer ofte elektronisk i det systemet finansiøren bruker. Sjekk i god tid før rapporteringsfristen at alle som trenger det har tilgang til systemet.  
  • Din lokale forskningsadministrasjon bistår i rapporteringen. Det er derfor viktig å orientere ledelse og forskningsadministrasjon ved din enhet om vesentlige endringer eller utfordringer underveis i prosjektet. Dette vil gjøre rapporteringen enklere. Ta kontakt med forskerstøtten ved din enhet
  • Fremdrifts- og sluttrapporter til finansiør samt reviderte kontrakter og samarbeidsavtaler arkiveres av forskningsadministrasjonen. 

Merk følgende

Fremdriftsrapport 

  • En fremdriftsrapport er den periodiske rapporteringen som skjer underveis i et prosjekt. 
  • Prosjektets fortløpende resultater blir diskutert i forhold til prosjektbeskrivelsen.
  • I rapporten bør du begrunne eventuelle endringer i prosjektet.  
  • En fremdriftsrapport inkluderer også ofte en økonomisk rapport om bruk av midler i prosjektet, denne utarbeides av din økonomikonsulent. 
  • Ta kontakt med forskerstøtten ved din enhet i god tid før du skal rapportere og hold dem løpende orientert om større endringer underveis i prosjektet.  

Sluttrapport  

  • Når prosjektet avsluttes skal du levere en sluttrapport. 
  • Rapporten leveres vanligvis i løpet av et par måneder etter prosjektavslutning.   
  • Rapporten forteller hva som er oppnådd i prosjektet og hvilke resultater man har fått.
  • I sluttrapporten inngår også en rapport om bruken av midler i prosjektet. Les mer om sluttrapportering.

Endringer i prosjektet

Når prosjektet pågår er det mange ting som kan skje. Planlagte aktiviteter utsettes, prosjektmedarbeidere blir forhindret fra å jobbe som planlagt eller det oppstår andre hindringer som gjør at den opprinnelige planen ikke kan følges.  

Prosjektleders ansvar ved endringer i prosjektet

  • Det er ditt ansvar, som prosjektleder, å holde forskningskonsulent/rådgiver og prosjektøkonom orientert om eventuelle endringer som skjer i prosjektet.
  • Ha gjerne jevnlige møter for å fange opp og løse problemer som oppstår.  
  • Mindre endringer kan ofte håndteres med en endringsmelding til finansiør.
  • Større endringer eller forsinkelser kan medføre et behov for å justere budsjettet og eventuelt forlenge prosjektet.
  • Større endringer vil gjerne føre til at  kontrakten med finansiør må oppdateres. 
  • Alle endringer av kontrakter må godkjennes av ledelsen ved din enhet.  
  • Endringer i prosjektet kan utløse behov for oppdaterte godkjenninger hos for eksempel Regionale forskningsetiske komiteer (REK) og Norsk senter for forskningsdata (NSD).
  • Har du forskningsprosjekt som faller inn under Helseforskningsloven, se rutine 2, punkt 4.9 som omhandler søknad om godkjenning av planlagte endringer.

Prosjekter med bevilgning fra Forskningsrådet

Prosjekter som mottar bevilgning fra Forskningsrådet kan søke om prosjektendringer via Forskningsrådets sider

EU-prosjekter

For EU-prosjekter må dette håndteres gjennom å ta kontakt med prosjektansvarlig i EU-kommisjonen. All kontakt skal nå gå gjennom EUs deltakerportal.  

Kontakt

Ta kontakt med forskerstøtten ved din enhet for å avtale en måte for å følge opp prosjektet. 

Lagring og håndtering av forskningsdata

I denne fasen av prosjektet skal du lagre og håndtere aktive forskningsdata, slik du har beskrevet i datahåndteringsplanen. Datahåndteringsplanen revideres og oppdateres ved behov mens prosjektet pågår.

Les mer om forskningsdatahåndtering

Publikasjoner og resultater

Det er flere ting å huske på som forsker før publisering:

Husk at du skal registrere alle publikasjoner i Cristin. Publikasjonene knyttet til et prosjekt skal merkes med prosjektnummer.

Les mer om publisering

Gå til Universitetsbibliotekets ressurser for forskere

Kommunikasjon

Forsknings- og innovasjonsresultater må kommuniseres til målgruppene for at de skal kunne synliggjøre forskningens samfunnsbidrag (impact).

Ulike finansiører stiller også forskjellige krav til kommunikasjon før og underveis i et forskningsprosjekt. Det anbefales å lage en kommunikasjonsstrategi for prosjektet.

Ulike kanaler og profilering

Disse ressursene er samlet på en nettside om kommunikasjon og impact i eksternfinansierte prosjekter

Kommersialisering

Hva gjør du når du har en idé eller teknologi som har næringsmessig potensial?

  • UiOs Technology Transfer Office (TTO) er Inven2, som forvalter, utvikler og kommersialiserer alle arbeids- og forskningsresultater med kommersielt potensial fra UiO.
  • UiOs ansatte har meldeplikt til Inven2 for arbeidsresultater med næringsmessig potensial. Ta kontakt med Inven2 så tidlig som mulig for å få hjelp til vurdering, verifisering og eventuelt videre utvikling av arbeidsresultater med næringsmessig potensial. Ideen trenger ikke være ferdig utviklet.

Les mer om:

Enhetenes sider om eksternfinansierte prosjekter

Alle fakultetene, noen institutter og museene våre har egne lokale sider om eksternfinansierte prosjekter:

Spørsmål?

Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet

Publisert 14. mai 2018 12:25 - Sist endret 18. okt. 2018 10:36