English version of this page

Når du søker

I en god søknadsprosess er det viktig å avklare hvem som skal gjøre hva før søknaden sendes. Du får best hjelp fra det administrative støtteapparatet hvis du involverer dem tidlig i prosessen. Lag en fremdriftsplan fram mot søknadsfristen.

Forankring hos ledelsen

Hvis ikke du allerede har gjort det, så må prosjektet forankres nå.

  • Prosjektleder har ansvar for å forankre prosjektet ved sin enhet.  
  • Forankring skjer i linjen til institutt- eller avdelingsleder.
  • Godkjenning fra leder skal dokumenteres, via e-post eller annet. 

Frister

Noen enheter har klare frister for forankring. Kontakt lokal forskerstøtte for frister ved din enhet.

Hvorfor forankre?

Det er både faglige og økonomiske grunner til at det er viktig med god forankring. 

Husk at alle eksterne prosjekter, nesten uten unntak, koster noe for enheten/instituttet - i tillegg til din forskningstid.

Tidlig forankring gjør det lettere å få god administrativ støtte.  

Momenter som kan diskuteres: 

  • om det skal søkes (og til denne fristen) 
  • samarbeidspartnere 
  • forskningsetiske problemstillinger 
  • behov for forskningsadministrativ støtte 

For medisinsk og helsefaglig forskning gjelder egen rutine for intern fremleggelse av prosjekt (Se punkt 4.2). 

Varsle støttefunksjoner om at du skal søke

Ta kontakt med lokal forskerstøtte så tidlig som mulig for å gi beskjed om at du skal søke.

Merk at UiO krever at budsjettet utarbeides i samarbeid med prosjektøkonom.

Oppstartsmøte for søknadsteam

Når du har bestemt deg for å søke og skal i gang med selve søknadsprosessen, bør alle som er relevante bidragsytere i søknadsprosessen samles til et eget oppstartsmøte. Lokal forskningsrådgiver kaller inn til et slikt møte hvis det er behov for det.

Prosjektleder og forskningsrådgiver er selvsagte deltagere. Følgende kan også involveres:

  • enhetens forskningsledelse
  • administrativ ledelse
  • økonomipersonell
  • eventuelt representanter fra kommunikasjon, personal og IT

I oppstartsmøtet må dere gjennomgå hvilke oppgaver som må utføres, interne milepæler og hvem som skal gjøre hva. Det er viktig å sette interne frister for ulike trinn i søknadsprosessen. 

Viktige momenter som bør tas opp i oppstartsmøtet:

  • Krav om godkjenning av budsjettet hos instituttledelsen 

  • Andre instanser som må kontaktes – for eksempel ved etiske problemstillinger, personvern, IPR og kommersialisering 

  • Vurdere behov for å innhente nødvendige godkjenninger

  • Lokale rutiner og regler som må følges

For mer konkret oversikt over planlegging av prosjekt, se punktet under om prosjektplanlegging.

Prosjektplanlegging

Før du begynner å skrive søknaden må du:

  • ha et overblikk over hvor mye aktivitet prosjektet kan inneholde. Dette begrenses vanligvis av penger og varighet, som er satt av finansiør. 
  • finne ut hvor mange ansatte prosjektet kan lønne og frikjøpe.

De fleste større prosjekter deles opp i arbeidspakker eller underprosjekter. PERT- og Gantt-chart er eksempler på verktøy for å planlegge aktiviteten i prosjektet. 

PERT og Gantt visualiserer: 

  • hva som skal gjøres
  • hvem som skal gjøre det 
  • når det skal gjøres 

Det innebærer en oversikt over hva prosjektet krever av:

  • ressurser (f.eks. månedsverk, andre kostnader),
  • forutsetninger (f.eks. godkjenninger, resultater som må foreligge) og
  • kompetanse (hvilken kompetanse trengs for ulike arbeidsoppgaver). 

PERT eksempler (lenke)

Gantt eksempler (lenke)

Budsjettering

Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres i tråd med Kunnskapsdepartementets reglement for bidrags- og oppdragsprosjekter. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten må synliggjøres i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene. Slike kostnader kan for eksempel være:

  • lønn til fast vitenskapelig ansatte
  • lønn til midlertidig ansatte
  • drift (inkludert leiested)
  • indirekte kostnader. Satsen for indirekte kostnader endres fra år til år, og er integrert i malene for budsjettering.

Det er utviklet ulike budsjetteringsmaler til ulike søknadstyper. Les mer om budsjettering av bidrags- og oppdragsprosjekter.

Alle søknadsbudsjetter skal utarbeides i samarbeid med økonomifunksjonen, og kvalitetssikres før søknad sendes.

Ta kontakt med økonomifunksjonen på din enhet

Søknadsskriving

Å skrive en søknad er en omfattende jobb. En god søknad forutsetter et klart fokus og en tydelig prosjektidé.  

  • Sett en tidsplan med skrivemål underveis for hvordan du skal komme i mål før fristen. 
  • Om det er et samarbeidsprosjekt er det en fordel om konsortiet er på plass når du skal begynne å skrive, slik at du kan delegere deler av arbeidet.  
  • Sett deg inn i kriterier og maler.
  • Sjekk veiledninger og bakgrunnsdokumenter for den aktuelle utlysningen nøye.  Forskjellige finansiører har forskjellige krav til hvordan søknaden skal skrives. Samme begrep kan bety forskjellig ting i en ny kontekst. Det er derfor viktig å avklare hvilke forventninger finansiøren har.  
  • Bruk riktig søknadsmal.  

Skriv for leseren  

  • Han/hun er sannsynligvis ikke ekspert på ditt fagfelt.
  • Gjør det enkelt for evaluator å skjønne hva som er viktig. 
  • Fremhev viktige punkt ved bruk av stilistiske grep som fet skrift eller tekstbokser. 
  • Unngå et altfor fagtungt språk. 
  • Bruk gjerne illustrasjoner og diagrammer. 

Skriv det viktigste først 

  • Gi leseren raskt et inntrykk av hva prosjektet handler om. De fleste evaluatorer har begrenset tid per søknad.
  • Abstraktet og søknadens første side er søknadens viktigste deler.
  • Les deg opp på hvordan du skriver et godt prosjektsammendrag (abstract) 
  • Begynn gjerne med en eller to setninger, som på enkelt vis forklarer problemstillingen i prosjektet, og hvorfor prosjektet er viktig.  

Hvor mange skal forfatte søknaden?

  • Involver prosjektgruppen, men ha én redaktør 
  • I større søknader er det vanlig at man fordeler skrivejobben på flere av partnerne i prosjektet. Det er viktig at alle i prosjektet fortløpende har mulighet til å påvirke teksten. 
  • Send presise bestillinger når du ber om innspill til teksten.  
  • For å unngå upresist språk og forskjellige stiler, er det viktig at én person tar redaktøransvar. Redaktøren skal sikre at teksten er konsistent, leselig og fremstår som troverdig og gjennomarbeidet.
  • Redaktørjobben er det oftest naturlig at prosjektleder tar.  

Se lesetips knyttet til ulike temaer, forskjellige finansiører og søknadsskriving

Intern godkjenning av søknad

Fordi et prosjekt vil påvirke instituttet ditt med eventuelle nytilsettinger og frikjøp, er det viktig at instituttledelsen er kjent med effektene et prosjekt har på instituttets budsjett og undervisningsressurser. Før søknad sendes inn skal derfor søknadsbudsjettet godkjennes og signeres av ledelsen.

Kommunikasjon

Noen finansiører har krav til planer for formidling og kommunikasjonstiltak i prosjektbeskrivelsene.

Se finansiørenes krav til kommunikasjon på nettsiden om Kommunikasjon og impact i eksternfinansierte prosjekter.

Lag en kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonen skal støtte synliggjøring av målene for impact i prosjektet. Det er lurt å tenke på dette allerede i søknadsfasen for å vise at mål, tiltak og ressurser er gjennomtenkte og realistiske.

Se nettsiden om kommunikasjonsstrategi for forskningsprosjekter

Interessentanalyse

I forkant av å lage en kommunikasjonsstrategi er det lurt å foreta en interessentanalyse - hvem vil du nå og hvorfor?

Kanaler for formidling av forskningsprosjekter

Tips til profilering av forskningsprosjekter

Arkivering av søknad

Les mer om arkiveringsrutiner knyttet til ekstern finansiering

Enhetenes sider om eksternfinansierte prosjekter

Alle fakultetene, noen institutter og museene våre har egne lokale sider om eksternfinansierte prosjekter:

Spørsmål?

Finn kontaktpersoner for forskningsstøtte ved din enhet

Publisert 15. mai 2018 14:02 - Sist endret 4. feb. 2019 13:54