Oppsett av nye fakulteter/institutter

1. Opprett nettgrupper for styring av rettigheter

For hvert fakultet består nettgruppene av:

  1. Èn fakultetsgruppe
  2. Instituttgrupper for hvert av instituttene ved fakultetet

I tillegg skal hvert fakultet ha minimum én fakultetsmoderator. Oppgaven til denne personen er å administrere brukerne ved fakultetet.

Figuren nedenfor viser hierarkiet over nettgruppene. Pilene viser hvilke grupper som har tilgang til å administrere andre grupper, og fargene indikerer hva de forskjellige gruppene har tilgang til.

Hvordan opprette nye nettgrupper

  1. Gå til brukerinfo.uio.no
  2. Logg inn og velg «Grupper» toppmenyen
  3. Trykk på «Ny gruppe»
  4. Gruppenavn angis på formatet:
    1. helseforsk-[fakultet]
      1. [fakultet] byttes ut med forkortelsen for det aktuelle fakultetet, f.eks. med
    2. helseforsk-[fakultet]-[institutt]
      1. [fakultet] byttes ut med forkortelsen for det aktuelle fakultetet, f.eks. med, og [institutt] med forkortelsen for det aktuelle instituttet f.eks. helsam
  5. Beskrivelse av nettgruppen angis med hhv.:
    1. Fakultetsgruppe for administrasjon av Helseforsk
    2. Instituttgruppe for administrasjon av Helseforsk
  6. Moderatorgruppe settes til. Det er viktig at disse legges til med mellomrom:
    1. helseforsk-af-usit helseforsk-moderator
  7. Systemet gruppen skal være kjent i settes til:
    1. NIS_ng@uio
  8. Trykk «Søk om ny gruppe»
  9. Det kommer bekreftelse per e-post når gruppen har blitt opprettet

NB: Det tilbys ikke egne nettgrupper for avdelinger under et institutt, instituttnivå er det laveste vi tilbyr.

Hvordan legge til nye brukere i en nettgruppe

  1. Gå til brukerinfo.uio.no
  2. Logg inn og velg «Grupper» toppmenyen
  3. Velg den aktuelle gruppen brukerene skal legges inn i
  4. Under «Administrasjon av medlemskap» legges de aktuelle brukerne inn med brukernavn og kommaseparert i feltet for «Ny(e) brukerkonto(er)»
  5. Trykk «Legg til medlemmer»

NB: FADM/AKS legger inn fakultetskoordinator i helseforsk-moderator. Fakultetskoordinator overtar deretter jobben med brukeradministrasjon i fakultets- og instituttgruppene. Dette fordrer at det gjennomføres et opplæringsmøte hvor det gås gjennom hvordan brukere legges til.

Hvem skal ligge i hvilke grupper, og hvem administrerer gruppene

Gruppe Brukere Hvem administrerer
helseforsk-af-usit Personer fra USIT og AF som jobber med forvaltning og drift av Helseforsk USIT
helseforsk-moderator Fakultetskoordinator for fakultetene AF
helseforsk-[fakultet] Dekan, forskningsdekan og forskningsrådgivere ved fakultetet Fakultetskoordinator
helseforsk-[fakultet]-[institutt] Instituttleder, forskningsrådgivere og forskningsledere ved instituttet Fakultetskoordinator
helseforsk-uioledelsen Universitetsdirektøren, representanter ved rektoratet, m.m. AF

2. Opprett mapper i Helseforsk

For hvert fakultet består mappestrukturen av mapper for:

  • Fakultet
  • Institutter
  • Avdelinger
  • Seksjoner dersom en avdeling er stor og det ønskes mer finkornet oversikt

Hvordan opprette nye mapper

  1. Fakultetsmappe:

    1. Stå på toppnivå: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/fa/forskpro/prosjekter/
    2. Administrer mappen, og velg «Ny mappe»
      1. Mappetype: Forskningsprosjektlisting
      2. Tittel: Forskningsprosjekter ved [fakultet]
      3. Mappenavn: Fakultetes forkortelse
    3. Gå til «Visuell profil»
      1. Endre navigering til «Tilbakepeker»
    4. Gå til «Rettigheter»
      1. Lese: Tillatt for alle
      2. Lese og skrive: Ikke satt
      3. Administrere - alle rettigheter:
        1. helseforsk-af-usit,
        2. helseforsk-[fakultet] (det aktuelle fakultetet)
        3. it-usit-vortex-drift
        4. uio-tils
    5. Gå til «Rediger»
      1. Tittel: Forskningsprosjekter ved [fakultet]
      2. Tittel i menyer: [fakultet], f.eks.: Det medisinske fakultet
      3. Vis undermapper i innholdsfeltet: Ja
      4. Overskrift over undermapper: Velg enhet
      5. Antall kolonner med undermapper: 2
      6. Enhetskode: Fakultetes enhetskode, se oversikt her
  2. Instituttmappe (opprettes under fakultetsmappen):

    1. Gjenta punkt 1-3 under fakultetsmappe
      1. Tittel: Forskningsprosjekter ved [institutt]
      2. Mappenavn: Instituttets forkortelse
    2. Gå til «Rettigheter»:
      1. Rettighetene skal være likt som for fakultet, men i tillegg skal nettgruppen for helseforsk-[fakultet]-[institutt] legges til for det aktuelle instituttet under «Administrere - alle rettigheter»
    3. Gå til «Rediger»
      1. Pkt. 1-5 er likt som for fakultet, men titler skal inneholde instituttnavn og ikke fakultet
      2. Antall kolonner med undermapper: 2 eller 3. Er det mange avdelinger ved et institutt er det hensiktsmessig med 3 kolonner, ellers brukes 2.
      3. Enhetskode: Sett denne til instituttets enhetskode
  3. Avdelingsmappe (opprettes under instituttmappen):

    1. Gjenta punkt 1-4 som for fakultet
      1. Titler og navn må gjenspeile avdeling
      2. Rettighetene skal være likt som for instituttet
    2. Gå til «Rediger»:
      1. Tittel og tittel i menyer: Som for institutt og fakultet, men må gjenspeile navnet til avdelingen
      2. Vis undermapper i innholdsfeltet: Nei
        1. Et unntak her er de tilfellene hvor et fakultet/institutt ønsker egne mapper for seksjoner
      3. Enhetskode: Sett denne til avdelingens enhetskode

Beskrivelse av rettighetsmodellen i Forskpro

Figuren nedenfor viser oversikten over rettighetsmodellen i Helseforsk. Alle ansatte ved UiO kan opprette prosjekter i systemet. Ved oppretting av nytt prosjekt endres rettighetene slik at kun prosjektleder, og evt. den som oppretter på vegne av prosjektleder, får tilgang til prosjektmappen med tilhørende mapper for vedlegg og godkjenninger.

I tillegg til prosjektleder har fakultets- og instituttgruppene tilgang til hvert enkelt prosjekt på sitt nivå, slik at disse kan utføre jobben med å holde oversikt og følge opp prosjekter. I utgangspunktet er prosjektmappene åpne for alle, noe som betyr at alle kan lese om de forskjellige. Unntaket er mappene for vedlegg og godkjenninger. Disse er kun tilgjengelig for prosjektleder og aktuelle nettgrupper slik at ikke sensitive data knyttet til forskningen lekkes.

Dersom et prosjekt får ny prosjektleder og denne endres i systemet vil den nye prosjektlederen få alle rettighetene til prosjektet. Rettighetene til den tidligere prosjektelderen beholdes, og må eventuelt fjernes manuelt der dette er ønskelig. 

Publisert 14. aug. 2019 11:11 - Sist endret 22. aug. 2019 10:46