English version of this page

Kvalitetssikring og godkjenning

Superbrukere og ledere ved enhet er ansvarlige for å kvalitetssikre og godkjenne dataene etter at registreringen er avsluttet.

Når fristen for registreringen er gått ut er det tid for å kvalitetssikre og godkjenne dataene i henhold til godkjenningsrutinen for superbruker og leder ved enhet (pdf). Superbrukere på grunnenhetene foretar kontroller av alle publikasjonene hvor forskere har oppgitt instituttet som forfatteradresse. Alle Cristin-postene skal sjekkes mot originalpublikasjonen (nett- eller papirversjon). Når man gjennomfører denne kontrollen skal alle metadata gjennomgås, med hovedvekt på kategorisering, årstall og forfatteradresse. Deretter skal instituttleder godkjenne enhetens poster for rapportering.

Tvist

Dersom man er i tvil om hvordan en publikasjon skal kategoriseres (f.eks som vitenskapelig monografi eller lærebok), legger man saken frem for instituttleder eller annen faglig ansvarlig på enheten. Dersom problemstillingen er av teknisk art (f.eks årstall for publikasjon eller uklarheter vedrørende andre metadata) kan dette avgjøres av Cristin-superbrukere. Ta kontakt med institutt-/fakultessuperbruker, eller evt. institusjonssuperbruker i Avdeling for forskningsadministration, Seksjon for forskningsforvaltning (FFO).

Dersom det oppstår uenighet mellom institusjoner om felles poster, oppstår en "tvist" i Cristin. I slike tilfeller tar Avdeling for forskningsadministration, Seksjon for forskningsforvaltning (FFO) kontakt med den andre institusjonen for å avklare hva uenigheten består av. Dersom institusjonene ikke blir enige seg imellom, sender FFO saken til det nasjonale tvisteorganet.

Vanlige spørsmål og svar

Monografien jeg skal registrere inngår i en serie som har ISSN. Hvordan registerer jeg dette?

Publikasjoner i serier kan ha både ISSN og ISBN-nummer. Hver publikasjon som kan knyttes til et ISSN-nummer skal registreres med serien (ISSN) som publiseringskanal. ISSN-nummeret er overordnet ISBN-nummeret. Det er derfor viktig å påse at både forlaget og seriens ISSN-nummer finnes i DBHs register for publiseringskanaler. Dersom seriens ISSN-nummer ikke finnes her, vil ikke publikasjonen gi uttelling, selv om den er utgitt på et tellende forlag. Det er viktig at superbrukere søker opp ISSN-nummeret med det samme publiseringen blir utgitt, og melder det inn tilkanalregisteret dersom det ikke finnes der.

Hvem bestemmer om publikasjonen er en fagbok, lærebok eller monografi?

Dette er en problemstilling av faglig karakter, og den skal derfor legges frem for instituttleder eller annen faglig ansvarlig ved enheten. Dersom man er uenig med samforfatters institusjon, vil dette være en tvist som skal avgjøres av tvisteutvalget.

Hva er en P-person?

En forsker som er identifiser med personnummer i Cristin fremkommer som en "P-person" med (P) bak navnet sitt. Tilsettings- og personaldata (inkl fødselsnummer) importeres til Cristin fra personal- og lønnssystemet SAPUiO. P-personen er klikkbar (blå) og lenket til forskerens profil i Cristin. Hovedregelen er at man alltid skal velge identiteten det står (P) bak når man skal registrere en publikasjon. Les mer i forskningsresultater (pdf).

Cristin henter data fra personalsystemene til alle Cristin-institusjonene, dermed kan UiO-forskere som har arbeidsforhold på andre institusjoner (f.eks. Oslo Universitetssykehus) dukke opp med den andre institusjonen som "default"-tilhørighet. Hvis det skjer, klikk på ikonet som ser ut som et hus til høyre for navnet og legg til UiO-adressen. Slett deretter den andre adressen ved hjelp av "slett" knappen.

Når jeg søker opp en forsker dukker hun/han ikke opp med P i Cristin. Hva gjør jeg?

Ta kontakt med personalkonsulent eller Cristin-superbruker på enheten som vil melde ham/henne inn i personal og lønnsystemet SAPUiO ved bruk av gjesteskjema.

Hvorfor har en og samme forsker flere identiteter?

Dette skjer når superbrukere oppretter nye personer/identiteter i stedet for å knytte en publikasjon til en P-person. Husk da at du alltid skal velge navnet med etterfølgende (P). I noen få tilfeller er det forskere som dukker opp med flere P-identiteter. Dette meldes til superbruker ved enheten.

Hvorfor dukker forskeren opp med adresse hos sin tidligere arbeidsgiver?

Det er fordi institusjoner hvor UiO-forskeren har hatt tidligere arbeidsforhold ikke har satt sluttdato i personalsystemet sitt. Når det blir gjort vil UiO-forskeren få kun UiO-tilhørighet i Cristin. Gi beskjed til institusjonssuperbruker som vil ta kontakt med den andre institusjonen.

Hvordan kan man definere hovedtilhørighet?

Man kan dessverre ikke definere hovedtilhørighet i gjeldende versjon av Cristin dersom man har flere tilsetningsforhold. Hvis det kommer opp feil tilhørighet som "default", må man gå inn i posten og endre til riktig adresse. Se svar på spørsmålet: Hva er en P-person?

Hvorfor må vi registrere adressene til alle forfatterne?

Grunnen er at Cristin er en nasjonal database som i tillegg til dokumentasjon av forskning også brukes til oversikter over institusjonssamarbeid og sampublisering.

Forskeren har oppgitt fakultets-, institutts- eller senteradresse, men ikke Universitetet i Oslo. Holder det?

Nei. For at UiO skal kunne rapportere publikasjonen må forfatteradressen inneholde "Universitetet i Oslo", "University of Oslo", eller "UiO". Det holder altså ikke med kun institutt- eller senteradresse. Les mer under menypunktet Adressering

Jeg finner ikke en utenlandsk institusjon i systemet. Hva gjør jeg?

En vanlig feil er at man har søkt på institutt eller fakultet, siden dette ofte er oppgitt i publikasjonen. Institusjonene er registrert på institusjonsnivå, ikke på fakultets-, institutt-, seksjons- eller avdelingsnivå. Hvis man er usikker på en institusjons navn, kan man google den. Hvis institusjonen likevel ikke finnes, må det meldes inn til Avdeling for forskningsadministration, Seksjon for forskningsforvaltning (FFO) på e-post. Det er lurt å være tidlig ute med dette, for det tar litt tid før den innmeldte institusjonen dukker opp i Cristin.

Kan poster jeg godkjenner endres av andre institusjoner etter at jeg har godkjent dem?

Ja, dersom dette er en sampublikasjon kan posten endres av andre "medeiere" i posten. UiOs godkjenning blir nullstilt hvis posten endres av andre institusjoner.

Når skal knappen "Kontrollert - ikke godkjent" brukes?

"Kontrollert - ikke godkjent" knappen skal som hovedregel ikke benyttes. Dersom posten ikke er i henhold til metadata i publikasjonen, skal man endre posten og deretter godkjenne. Dersom UiO ikke fremkommer i forfatteradressen, skal man sette annen institusjon eller evt "ukjent".

Dersom man har registrert en revidert utgave av en vitenskapelig publikasjon, kan man sette denne som "ikke godkjent" (reviderte publikasjoner skal som hovedregel ikke rapporteres).

Hvordan er retningslinjene for "ahead of print" og "online first"-artikler? Skal en publikasjon registreres når den foreligger som online-versjon eller i trykk?

I noen tilfeller utkommer en artikkel i den elektroniske utgaven av tidsskriftet til dels betydelig tidligere enn i den trykte utgaven. I slike tilfeller skal normalt den elektroniske versjonen ligge til grunn for rapporteringen, så fremt denne er identifisert med DOI (Digital Object Identifier). Institusjonene må påse at denne typen doble utgivelser ikke medfører dobbeltrapportering. Det er særlig viktig å være oppmerksom på faren for dobbeltrapportering i de tilfellene hvor den trykte utgaven utkommer i et senere år enn den elektroniske.

Publisert 13. okt. 2015 13:11 - Sist endret 12. aug. 2019 12:43