Administrative rutiner rundt bedømmelseskomiteens oppdrag

Se også informasjon til bedømmelseskomiteen for mer informasjon om bedømmelseskomiteens oppdrag.

 

Bedømmelseskomiteens oppdrag

Hva som skal sendes til komiteen:

Fastsette dato for disputas og legge tidsplan

Be administrator av komiteen gjøre dette så raskt som mulig. Om tidsplanen:

  • innstillingen skal foreligge inntil 3 måneder etter at komiteen har mottat avhandlingen (administrator må sette frister slik at det er tid til å sy sammen rapportene til en samlet innstilling)
  • frist for merknader fra kandidaten: 14 dager etter at innstillingen er mottatt, uansett utfall
  • når komiteen skal sende prøveforelesningstema til instituttet
  • dato(er) for prøveforelesninger og disputas
  • instituttet gir kandidaten beskjed om disse datoene, med forbehold om endringer

Om innstillingen er forsinket

Dersom innstillingen blir vesentlig forsinket ut over fristen på 3 måneder, må administrator varsle forskningskonsulenten, som sørger for at instituttet varsler kandidaten om forsinkelsen på e-post, med kopi til fakultetet.

Honorering

  • Bedømmelsen honoreres som akkordarbeid og er stipulert til 30 timer
  • Dersom komiteen ber om at avhandlingen omarbeides (eller underkjenner en dr.philos-avhandling "i sin nåværende form"), skal honorartillegget være det halve (altså 15 timer) for vurdering av det reviderte arbeidet
  • I tillegg kommer honoreringen av 1. og 2. opponent for selve disputasen (stipulert til 20 og 15 timer).
  • Hvordan lage oppdragskontrakter for ph.d.-bedømmelseskomiteer?
     

Hva skjer ved ulike utfall av bedømmelsen?

Bedømmelse av avhandlinger under den organiserte forskerutdanningen kan gi fire ulike utfall (punkt 3 gjelder ikke dr.philos):

1. Innstillingen er negativ; avhandlingen finnes ikke verdig til å forsvares i disputas:

  • Kandidaten gis en frist på to uker til å komme med eventuelle merknader til innstillingen før fakultetet (ved dekanen) tar sin avgjørelse.
  • Merknadene skal ikke formuleres som en klage, siden det foreløpig ikke er gjort noe formelt vedtak.
  • Innstillingen med eventuelle merknader behandles av dekanen, som kan velge å be om ytterligere opplysninger/vurderinger, eller i spesielle tilfeller legge den fram for et faglig organ (som Programstyret for ph.d.), eventuelt Fakultetsstyret.
  • Dersom dekanen slutter seg til innstillingen om at avhandlingen ikke er verdig til å forsvares i disputas (underkjennes), får kandidaten fra fakultet brev om avgjørelsen, og gis en frist på 3 uker for eventuelt å klage på vedtaket.
  • Omarbeidet avhandling etter en formell underkjenning kan tidligst leveres seks måneder etter fakultetets vedtak. En slik ny bedømmelse aksepteres bare én gang.

2. Innstillingen er delt mht om avhandlingen finnes verdig til å forsvares i disputas:

  • Frist for merknader, klage mv. som under punkt 1. Ved delte innstillinger kan det bli oppnevnt nye, sakkyndige bedømmere. Avgjørelsen i fakultetet vil da bli utsatt.

3. Skriftlig anbefaling fra komiteen med de omarbeidinger den mener bør/må foretas for at avhandlingen kan forsvares i disputas:

Dette alternativet velges dersom det er konkrete, uakseptable forhold ved avhandlingen som synes rimelig opprettbare. Dokumentet fra komiteen er ingen formell innstilling eller et utkast/første del av innstillingen, men en veiledning til kandidaten som bare går direkte på store og små endringer som den mener må og/eller bør foretas innen en frist som komiteen foreslår. Prosedyren blir:

  • Komiteen sender sin anbefaling om omarbeiding som et vedlegg i en e-post til instituttet v/forskningskonsulenten. Forskningskonsulenten lager et notat i e-Phorte(følgebrev) med oppsummering av anbefalingene fra komiteen til omarbeiding og foreslått tidsfrist, og legger ved komiteens uttalelse. Dette notatet sendes til fakultetet i ePhorte.
  • Fakultetet v/dekanen behandler anbefalingen fra komiteen, inklusive vedtak om ny omarbeiding og fristen for innsending av en omarbeidet avhandling. Fakultetet sender dette svarnotat i ePhorte til enheten om sin avgjørelse, uten kopi til kandidaten.
  • Enheten skriver til kandidaten om utfallet, med kopi til komiteen og hovedveileder (ev intern veileder). I oversendelsen konkretiseres fristen for omarbeiding til en bestemt dato, som maksimalt kan være på 6 måneder.
  • Kandidaten sender omarbeidet avhandling og følgebrev (stilet til bedømmelseskomiteen merket "Innlevering av omarbeidet avhandling" der h*n kort redegjør for hvilke endringer som er gjort) til enheten innen fristen. Denne fristen forlenges ikke om kandidaten må omarbeide avhandlingen på deltid, som ofte vil være den normale situasjonen. Det er bare svært spesielle omstendigheter rett før innleveringen som kan betinge en kortere utsettelse, f.eks. en uke. En søknad om dette skal sendes direkte til fakultetet til avgjørelse.
  • Enheten mottar og sender den reviderte avhandlingen på vanlig måte til bedømmelseskomiteen. Kopi av dette oversendelsesbrevet sendes fakultetet.
  • Komiteen vurderer den reviderte avhandlingen i løpet av noen uker (max. 3 måneder), og leverer en formell innstilling om avhandlingen er verdig til å forsvares i disputas. Utfallet kan her være alternativene 1-2 eller 4 (under). Dersom utfallet er negativt (1), så vil dette være det første av to gangene kandidaten kan levere inn en avhandlingen. Men nå må det minst gå 6 måneder før kandidaten kan levere inn en revidert avhandling på nytt.

4. Innstillingen er positiv, komiteen mener avhandlingen kan forsvares uten store endringer:

Innstillingen bør foreligge 5-6 uker før disputas (og må foreligge senest 4 uker før, ellers blir disputasen utsatt). Se Administrative forberedelser til prøveforelesning og disputas for mer informasjon.

Hva gjelder spesielt for bedømmelse av dr.philos.-avhandlinger?

For avhandlinger under dr.philos.-graden gjelder de gamle reglene for bedømmelse, se forskriften for denne graden.

Hovedpunkter:

  • bedømmelsen kan ikke ha noen veildende funksjon
  • bedømmelsen kan kun få "underkjenning i sin nåværende form". (Omarbeidet avhandling kan først leveres etter at det er gått 6 måneder).
  • det skal være to prøveforelesninger, en selvvalg i tillegg til den oppgitte. Dr.philos.-kandidaten må levere inn forslag til tema for den selvvalgte prøveforelesningen senest 4 uker for disputasen.

Dersom en bedømmelseskomité for dr.philos-graden anbefaler underkjenning, skal den eksplisitt gi uttrykk for hvilken av de to formene på underkjenning den anbefaler: “... at avhandlingen i sin nåværende form ikke finnes verdig til å forsvares ...” eller “... at avhandlingen ikke finnes verdig til å forsvares ...”.

Etter vedtaket av fakultetet sender fakultetet brev til kandidaten, der det på vanlig måte vises til klageadgangen. Dersom kandidaten klager på vurderingen, skal den behandles som en vanlig klage etter forvaltningslovens § 28. Det vil være Den sentrale klagenemnd ved UiO som er klageinstans.

Dersom en dr.philos.-avhandling som er underkjent “i sin nåværende form” blir levert inn på nytt for bedømmelse, oppnevnes den opprinnelige bedømmelseskomiteen, hvis ikke spesielle forhold tilsier noe annet. Ved ny innlevering av en avhandling som underkjennes uten en slik presisering, er det meget aktuelt å oppnevne en helt ny komité.

Administrative oppgaver når innstillingen foreligger

  • når instituttet mottar en innstilling fra komiteen sendes denne til kandidat, som har 14 dager til å komme med eventuelle skriftlige merknader til innstillingen (kandidaten bør oppfordres til å melde tilbake om vedkommende ikke har merknader)
  • når instituttet har fått tilbakemelding fra kandidaten oversendes innstillingen til fakultetet i ePhorte med et oversendelsesbrev som i klartekst oppgir utfallet i innstillingen
  • instituttet informerer kandidat og veileder etter at innstillingen er godkjent av dekanen
  • den endelige innstillingen skal signeres av samtlige medlemmer i bedømmelseskomiteen under disputasen (sammen med protokoller for prøveforelesning og disputas samt FS727.001) og sendes samlet til arkivet for scannet og innlegging i ePhorte. Emnene som skal inngå i graden må fremkomme i FS727.001, da dette brukes til produksjon av vitnemål. 

Dersom andre ønsker å se/få kopi av innstillingen, praktiserer vi her meroffentlighet et stykke på vei. Vi anbefaler en viss tilbakeholdenhet ved negative innstillinger. Fakultetet kan her kontaktes.

Kontakten med kandidaten ved positive innstillinger

Kandidaten skal kort tid etter innstillingen er mottatt få oversendt 

  • instillingen med merknadsfrist (14 dager)
  • de to sammendragene (populærvitenskapelig og vitenskapelig sammendrag)
  • rekvisisjonsskjema for Akademika forlag
  • informasjon om prøveforelesnings og- disputasdagen  

Kandidaten klargjør selv en trykkeferdig original av avhandlingen gjennom Akademika forlag. Rekvisisjonen bør leveres av kandidaten til Akademika kort tid etter at avhandlingen er godkjent.

Det er også aktuelt å informere om og følge opp en innsendt errata-liste for å se om den fyller kravene, spesielt til at det bare er foreslått endring av redaksjonell art og ikke-substansielle, språklige endringer.

Prosedyre dersom innstillingen er enstemmig positiv - fakultetes oppgaver

  • Dekanen/forskningsdekanen har fullmakt til å godkjenne en enstemmig positiv innstilling, men kan, dersom spesielle forhold tilsier det, velge å legge den fram for Fakultetsstyret. Prosedyren står beskrevet i ph.d.-forskriftens § 15. Fakultetet gir melding om avgjørelsen til instituttet, for videre oppfølging.
  • Det er instittuttets oppgave å finne egnet settedekan dersom dekanatet ikke har anledning. Settedekanen skal primært være instituttleder eller seniorprofessor og skal skriftlig oppnevnes av fakultetet.
  • Når fakultetet har fått bekreftet/avklart tidspunkt for prøveforelesning(er) og disputas, og avklart disputasledelse med instituttet, bemyndiger fakultetet en disputasleder (dekan, prodekan eller settedekan) til å lede prøveforelesninger og disputas på vegne av fakultetet gjennom et oppnevningsbrev.
  • Fakultetet har ansvaret for å overbringe sammendraget av avhandlingen fra instituttet til dekanen til bruk ved kreeringen.

Dersom innstillingen er negativ eller delt

  • Ingen instanser på instituttnivå skal som nevnt uttale seg om innstillingen. Den sendes fakultetet, og skal behandles av fakultetet selv (det betyr her forskningsdekanen for ph.d.) etter en prosedyre som går fram av § 15 i forskriften for ph.d.-graden ved UiO.
  • Dersom bedømmelseskomiteen faller ned på at avhandlingen ikke tilfredsstiller kravet til å kunne forsvares i disputas, gis en veiledet bedømmelse. Kandidaten får da mulighet til å revidere avhandlingen etter en frist som settes av komiteen, men senest 6 måneder.
  • Dersom kandidaten har skriftlige merknader til innstillingen, sendes de vanligvis til komiteen med anmodning om uttalelse, slik at fakultetsstyret skal få et best mulig beslutningsgrunnlag for sin avgjørelse.
  • Etter vedtaket av fakultetet sender fakultetet brev til kandidaten, der det på vanlig måte vises til klageadgangen. Dersom kandidaten klager på vurderingen, skal den behandles som en vanlig klage etter forvaltningslovens § 28, jf. forskriftenes § 22 (§10 i dr.philos.). Det vil være Den sentrale klagenemnd ved UiO som er klageinstans.
  • Dersom en ph.d.-avhandling som er underkjent “i sin nåværende form” blir levert inn på nytt for bedømmelse, oppnevnes den opprinnelige bedømmelseskomiteen, hvis ikke spesielle forhold tilsier noe annet. Ved ny innlevering av en avhandling som underkjennes uten en slik presisering, er det meget aktuelt å oppnevne en helt ny komité. Uansett underkjenningsform gjelder bestemmelsen om at avhandlingen tidligst kan leveres inn i omarbeidet form seks måneder etter at vedtaket om underkjenning ble fattet av fakultetet. 
Publisert 30. juli 2015 08:33 - Sist endret 19. okt. 2020 11:28