Saksgang og administrativt ansvar ved ph.d.-opptak av eksterne søkere - detaljbeskrivelse
Dette dokumentet tar sikte på å gi en oversikt over rutinene ved opptak av søkere med ekstern finansiering til fakultetets ph.d.-program.
Les mer om nærings- og offentlig ph.d. her
Behandling av søknadene fram til avgjørelse om opptak
Merk: Søknader som kommer direkte til instituttet skal sendes til arkivet.
|
Ansvarlig |
Oppgave |
Ev. merknader |
|
Arkiv |
1) Sjekker at søknaden er fullstendig med alle dokumenter 2) Legger søknad med alle vedlegg inn i ePhorte 3 ) Sender bekreftelse til søker med kopi til phd-konsulenten |
|
|
Adm.ansvarlig |
Følger opp mangelfulle søknader som arkivet eller enhetene har mottatt og ønsker råd om/bistand til.
|
(Det er phd-konsulentene som har ansvaret for å sjekke søknadene.) |
|
Phd-konsulenten på den aktuelle enheten |
1) Legger frem søknad med innstillingsskjema for de faglige ansvarlige. Innstillingen skal godkjennes av phd-ansvarlig eller instituttleder. 2) Innstillingsskjema sammen med oversendelsesnotat sendes til fakultetet i ePhorte. Bruk sekvensiell godkjenning. |
Sjekk spesielt finansiering, omfanget av og karakter på forutdanningen, og om nødvendig dokumentasjon foreligger. |
| Adm. ansvarlig og forskningsdekanen |
1) Legger innstillingen fram for forskningsdekanen. Følger evt. opp dekanens merknader. 2) Undertegnet innstilling gis til saksbehandler for skanning. |
|
|
Saksbehandler på fakultetet |
Dersom innstillingen er positiv uten forbehold, utarbeides svarbrevet, får det godkjent av fakultetsdirektøren og sender til søker. |
|
|
Saksbehandler og adm. ansvarlig |
Dersom innstillingen er negativ eller positiv med forbehold, tar saksbehandler formuleringen i svarbrevet opp med adm. ansvarlig før punkt 2) over gjennomføres. (Negative svar kvalitetssikres av adm. ansvarlig.) |
Ferdigstilling av opptaksavtalene og registrering i FS
|
Ansvarlig |
Oppgave |
Ev. merknader |
|
Saksbehandler på fakultetet |
1) Skriver utkast til avtaler om opptak i ePhorte 2) Legger kandidaten inn i FS som phd-kandidat ved fakultetet. |
To avtaler: Fullført opptaksavtale og en med ekstern arbeidsplass. SUM, KHM og CICERO regnes som interne. |
| Adm. ansvarlig | Sender avtalene pr. e-post til søker, med kopi til phd-konsulenten. | E-posten redegjør for sirulasjonsordningen med underskriftene |
| Søker, nå phd-kandidat | Sjekker avtalene, skriver ut og får signatur fra eksterne veiledere og sender originalen til phd-konsulenten. | Kandidaten tar kontakt med phd-konsulenten ved uklarheter eller feil |
|
Phd-konsulenten og instituttleder |
Sørger for signatur fra interne veiledere og instituttleder. Sendes deretter til adm. ansvarlig på fakultetet. |
|
| Adm. ansvarlig | Sørger for signatur fra fakultetsdirektøren, og gir avtaledokumentene til saksbehandler. | |
|
Saksbehandler |
1) Sender kopi av avtalene til partene (ev en egen original til ekstern arbeidsplass). 3) Skanner originalavtalene og oppretter ny sak "kandidatmappe" i ePhorte |
|