Saksgang og administrativt ansvar ved ph.d.-opptak av eksterne søkere - detaljbeskrivelse

Dette dokumentet tar sikte på å gi en oversikt over rutinene ved opptak av søkere med ekstern finansiering til fakultetets ph.d.-program.

Les mer om nærings- og offentlig ph.d. her


Behandling av søknadene fram til avgjørelse om opptak

Merk: Søknader som kommer direkte til instituttet skal sendes til arkivet.

 Ansvarlig

 Oppgave

 Ev. merknader

 Arkiv

1) Sjekker at søknaden er fullstendig med alle dokumenter

2) Legger søknad med alle vedlegg inn i ePhorte

3 ) Sender bekreftelse til søker med kopi til phd-konsulenten

Se arkivplan for SV-fak.

 

 Adm.ansvarlig

Følger opp mangelfulle søknader som arkivet eller enhetene har mottatt og ønsker råd om/bistand til.

 

(Det er phd-konsulentene som har ansvaret for å sjekke søknadene.)

 Phd-konsulenten på den aktuelle enheten

1) Legger frem søknad med innstillingsskjema for de faglige ansvarlige. Innstillingen skal godkjennes av phd-ansvarlig eller instituttleder.

2) Innstillingsskjema sammen med oversendelsesnotat sendes til fakultetet i ePhorte. Bruk sekvensiell godkjenning

Sjekk spesielt finansiering, omfanget av og karakter på forutdanningen, og om nødvendig dokumentasjon foreligger.

Se arkivplan for detaljer

Adm. ansvarlig og forskningsdekanen

1) Legger innstillingen fram for forskningsdekanen. Følger evt. opp dekanens merknader.

2) Undertegnet innstilling gis til saksbehandler for skanning.

 

Saksbehandler på fakultetet

Dersom innstillingen er positiv uten forbehold, utarbeides svarbrevet, får det godkjent av fakultetsdirektøren og sender til søker.

 

Saksbehandler og adm. ansvarlig

Dersom innstillingen er negativ eller positiv med forbehold, tar saksbehandler formuleringen i svarbrevet opp med adm. ansvarlig før punkt 2) over gjennomføres. (Negative svar kvalitetssikres av adm. ansvarlig.)  

Ferdigstilling av opptaksavtalene og registrering i FS

 Ansvarlig

 Oppgave

 Ev. merknader

Saksbehandler på fakultetet

1) Skriver utkast til avtaler om opptak i ePhorte

2) Legger kandidaten inn i FS som phd-kandidat ved fakultetet.

To avtaler: Fullført opptaksavtale og en med ekstern arbeidsplass.  SUM, KHM og CICERO regnes som interne.

Adm. ansvarlig Sender avtalene pr. e-post til søker, med kopi til phd-konsulenten.  E-posten redegjør for sirulasjonsordningen med underskriftene
Søker, nå phd-kandidat Sjekker avtalene, skriver ut og får signatur fra eksterne veiledere og sender originalen til phd-konsulenten. Kandidaten tar kontakt med phd-konsulenten ved uklarheter eller feil

Phd-konsulenten og instituttleder
 

Sørger for signatur fra interne veiledere og instituttleder. Sendes deretter til adm. ansvarlig på fakultetet.

 

Adm. ansvarlig Sørger for signatur fra fakultetsdirektøren, og gir avtaledokumentene til saksbehandler.  

 Saksbehandler

1) Sender kopi av avtalene til partene (ev en egen original til ekstern arbeidsplass).

2) Kontrollerer kandidatenes opptaksperiode/annen info i FS

3) Skanner originalavtalene og oppretter ny sak "kandidatmappe" i ePhorte

 

Publisert 30. juli 2015 08:34 - Sist endret 9. sep. 2020 10:56