Administrative rutiner rundt opptak og bedømmelse

Behandlet i PFU i møtet 14.09.2016. Godkjent av dekanen 18.10.2016 med enkelte presiseringer 25.01.2017

Bestemmelser om opptakskapasitet (opptaksrammer), jf. Fakultetets utfyllende regler punkt II.1 Vurdering

Som del av opptaksprosessen skal fakultetet etter innstilling fra enhetene fremme forslag til opptaksrammer for det påfølgende år, basert på enkelte kriterieopplysninger og vurderinger presisert nedenfor.

Enhetenes forslag til opptaksramme kan angis som et angitt tall (f.eks. 20) og forstås som et ca.-tall/spenn (20 vil kunne være 18-22).

Bruken av opptaksrammer er ønsket fordi kvaliteten på søkerkullene vil kunne variere fra år til annet. Det er mulig å øke opptaket noe dersom antall sterkt kvalifiserte søkere er relativt mange, eller ha et mindre opptak hvis søkerkullet er svakt. Fristen for beslutning om opptaksramme for året etter, settes i oktober.

Kriteriene for å bestemme enhetens opptaksrammer er blant annet:

  • Antallet ansatte/stillinger med formell veilederkompetanse ved enheten.
  • Alderssammensetning/avgang ved enheten.
  • Gjennomstrømning.
  • Fagstrategiske forhold.

Et institutt må ut fra dette gi følgende opplysninger/vurderinger i sitt forslag til opptaksramme:

A: Intern veilederkapasitet

Antallet fast tilsatte kompetente dr.gradsveiledere (dvs. professorer, professor II-stillinger med veiledningsplikt, pluss førsteamanuensis-stillinger). Også stillinger under besettelse kan regnes med.

B: Antallet doktorgradskandidater (bruttobeholdningen)

Offisielt registrerte kandidater medio august på programmet, inkl. kandidater som har (svangerskaps)permisjon eller levert avhandling (men ikke disputert).

C: Antallet på programmet som er i ferd med å fullføre, eller som av andre grunner ikke vil belaste veiledningen over nyttår

Instituttet angir her antall (ev. navn) og hvorfor de ikke kommer til å belaste veilednings-kapasiteten.

D: Fagstrategiske forhold

Instituttet angir her særskilte prioriteringer av faglig karakter knyttet til enhetens prioriterte forskningsområder og fagportefølje.

Vurdering av søkere og innstilling av søkere, jf. fakultetets utfyllende regler, punktene I Grunnlag for opptak og II Opptaksvedtak

Med søknaden skal det følge dokumentasjon for avlagte eksamener/grader og prosjektbeskrivelse. Forut for opptak, vurderes også søkers finansieringsplan samt at det påses at egnet veileder og nødvendige materielle ressurser er tilgjengelige. Prosjektbeskrivelsen aksepteres ikke ettersendt. En søknad som ikke tilfredsstiller de formelle krav til søknaden dvs. bl.a. mangler informasjon om finansieringsplan, eller dokumentasjon på søkers faglige bakgrunn om at den tilfredsstiller forskriftens krav etc., avvises normalt på formelt grunnlag.

I den grad søker har forslag/ønsker når det gjelder veileder, skal dette noteres på søknadsskjemaet, sammen med eventuelt tilsagn om slik veiledning. Veileder må ha kompetanse på doktorgradsnivå eller høyere. Instituttet/enheten foretar tildeling av veiledere (interne og eksterne) med endelig godkjenning ved fakultetet.

Når en søknad kommer inn, vurderes denne teknisk før den oversendes relevant enhet for vurdering. Fordelingen styres av søkers eget ønske samt fagområdet ad. prosjektbeskrivelsen.

Den enkelte enhet oppnevner vurderingskomiteer som så vil gå gjennom søknad(ene). Den enkelte enhet avgir innstilling med begrunnelse, konklusjon og eventuell rangering av søkere. Innstillingene skrives på eget skjema.

Søknadene returneres fakultetet sammen med innstillingen og et oversendelsesbrev der det bl.a. gis en oppsummert vurdering av søker(ne) i forhold til opptakskvoten og med informasjon om hvem som har sittet i vurderingskomiteen og hvordan enheten for øvrig har behandlet søknadene.

Vurderingskriteriene:

Det er skilt mellom fire hovedkriterier som søkere rangeres etter presisert i kolonnen til venstre nedenfor. Kvalitetskrav for hvert av de fire hovedkriteriene står presisert i kolonnen til høyre nedenfor.

Hovedkriterier Kvalifikasjonskrav som grunnlag for rangering
A: Forutdanning Vurdering av hvor god eksamenen er, med vekt på masteroppgave/hovedoppgave og ev. metodeeksamen. Det legges vekt på høy faglig standard, som f.eks. dokumentert minimum karakteren B (ECTS skala) eller med laud.

B: Prosjektbeskrivelse og

faglig vurdering

Det forutsettes at prosjektbeskrivelse/faglig plan for gjennomføring av prosjektet er av god kvalitet.

Det skal også kunne fremgå av denne at prosjektet er så godt planlagt at det er gjennomførbart innen den gitte tidsrammen.

Notér unntak ved søknad om opptak for person knyttet til forskningsprosjekt hvor en vitenskapelig ansatt ved UV er ansvarlig.

Prosjektleder og veileder innenfor prosjektet står da som garantist for kvalitet. Frist for godkjenning av prosjektbeskrivelse er i slike tilfelle 3 mnd. etter opptak.

C: Helhetlig vurdering

(punktene A+B)

Prosjektet er gjennomførbart med bakgrunn i forutdanning og

prosjektbeskrivelse hver for seg og samlet sett. I noen grad foretas en skjønnsmessig vurdering.
D: Miljø/veileder Det må avklares om instituttet har veileder/relevant fagmiljø, eventuelt at man kan finne akseptabel ekstern veileder.

 

Til punkt A: Vurdering av forutdanning

Vurderingen baseres på karakterene på mastergrad (tidligere hovedfagsnivå), og først og fremst på mastergradsoppgaven/hovedoppgaven, jf fakultetets utfyllende regler punkt 1. Kravet til forutdanning skal som hovedregel være karakteren B etter karakterskala (ECTS) eller laud etter gammel skala dvs 2.5 eller bedre. Dersom karakteren er 2,6 eller dårligere er søkeren normalt ikke kvalifisert for opptak.

Når en søker har sitt grunnlag i karakterene bestått/ikke bestått, vil vurderingen av søkeren i større grad knyttes til prosjektbeskrivelsen. Det kan imidlertid da være relevant å gå tilbake til søkers hovedoppgave.

I fakultetets Utfyllende regler for graden ph.d og i fakultetets Programplan for doktorgraden presiseres en rekke kriterier for opptak. Hvis søker ikke kan tilfredsstille disse, kan opptak ikke finne sted.

Til punkt B: En faglig vurdering av prosjektbeskrivelse

Det skal foretas en faglig vurdering av prosjektbeskrivelsene til alle søkere som fyller forut-danningskravet og som faglig sogner til fakultetet. Nivået for prosjektbeskrivelsen vil vanligvis svare til det nivå som Forskningsrådet setter for å gi stipend. Det legges vekt på at prosjektbeskrivelsen ikke har et omfang på mer enn 5 - 10 sider. Det er vesentlig at det gjennom prosjektbeskrivelsen er mulig å anta at prosjektet er gjennomførbart innen de gitte antall år. Dette kravet må være med når den totale faglige vurderingen gjøres (se punkt C). En faglig vurdering av prosjektbeskrivelsen gis på enten-eller-basis, ikke med forbehold om en forbedret prosjektbeskrivelse innen en gitt dato.

Søkere på universitetsstipend eller søkere til stipender på konkrete forskningsprosjekter sammen med en vitenskapelig ansatt ved fakultetet, vil sammen med søknad til stilling også vurderes om kvalifisert for opptak på fakultetets doktorgradsprogram. Personer som tilsettes i stipendiatstilling ved fakultetet etter en slik søkerrunde og innstilling, gis opptak på fakultetets doktorgradsprogram for en periode som sammenfaller med stillingsperiode og trenger ikke å vurderes særskilt på nytt.

Ved søknad om opptak på program på grunnlag av prosjekt i regi av vitenskapelig ansatt ved fakultetet, vil prosjektleder og veileder innenfor prosjektet garantere for kvaliteten. Der hvor det ikke har vært mulig å utarbeide en prosjektbeskrivelse i slike tilfelle, forutsettes innlevert selvstendig prosjektbeskrivelse innen 3 mnd. etter opptak. Bestemmelser for godkjenning av prosjektbeskrivelsen fastsettes av fakultetet.

Dersom prosjektet ut fra en faglig vurdering ikke lar seg gjennomføre innenfor de gitte tidsrammer, skal søknaden avslås. For regler om gitt tidsramme, se punkt.2.

Til punkt C: En faglig konklusjon på grunnlag av forutdanning (punkt A) og prosjektbeskrivelse (punkt B)

Det er rimelig å vurdere søkernes faglige forutsetninger (forutdanningen og kvaliteten på prosjektbeskrivelsen) under ett. Kvaliteten på prosjektbeskrivelsen kan altså i en viss utstrekning oppveie mangler i den faglige standard på forutdanningen. I en totalvurdering ut fra søkers forutdanning og vurdering av prosjektbeskrivelse, vurderes søkeren som faglig kvalifisert/ikke kvalifisert.

Forskningspublikasjoner og faglige artikler utarbeidet etter mastergrad/hovedfagsgrad kan også trekkes inn i en samlet vurdering. Forskningserfaring (prosjektledelse mv.) kan være et moment ved rangering. I denne prosessen er det viktig å synliggjøre styrker/svakheter med tanke på rangering av søkere.

Ved søknad om opptak på program på grunnlag av prosjekt i regi av vitenskapelig ansatt ved fakultetet, vil prosjektleder og veileder innenfor prosjektet garantere for kvaliteten. I slike saker vil det derfor ikke på ordinær måte være mulig å foreta en totalvurdering av forutdanning og prosjektbeskrivelse.

Til punkt D: Vurdering av miljø/veileder(e)

For søkere som ut fra forutdanning og prosjektbeskrivelse er faglig kvalifiserte, vurderer enheten om det finnes tilgjengelige veiledere, blant annet ved å ta stilling til de forslag søkerne kommer med. (Normalt skal det være en hovedveileder fra enheten/fakultetet. Dersom det oppnevnes en ekstern hovedveileder, skal det også oppnevnes en intern veileder.)

Det kan gis opptak under forbehold om at finansiering kan bekreftes eller veileder kan skaffes innen en gitt dato, normalt en måned etter at opptaksdato skulle ha vært gyldig. For søkere med ekstern finansiering og hvor fakultetet ikke har arbeidsgiveransvar, betyr dette 1. februar. Dette forbehold om dokumentert finansiering gjelder også situasjoner der det burde være aktuelt for arbeidsgiver (f.eks. en høyskole) å fristille sin arbeidstaker en periode for å kunne gjennføre prosjektet. Innen denne fristen skal altså uklarheter om finansiering, veiledning eventuelt andre forhold være avklart. Endelig avklaring om finansiering gjøres overfor fakultetets sekretariat.

Før opptaket er endelig gyldig må avtale om opptak/veiledning og finansiering være avklart.

Dersom prosjektet ikke lar seg finansiere innen de gitte rammer, eller veiledning ikke kan gis, mister søker opptaksplassen.

Andre forhold som kan trekkes inn i en totalvurdering

Ved vurderingen av prosjektets praktiske gjennomførbarhet kan også andre forhold spille inn, f.eks. om utstyr er tilgjengelig eller lagt inn i budsjettet, om det er budsjettdekning for nødvendige reise- og oppholdsutgifter, om de språklige forutsetningene er tilstede, mv. Slike forhold må ofte avklares senest i forbindelse med kontraktsinngåelsene.

Søkers publisering av forskning kan også gis betydning for konklusjonen om opptak.

Kravet til finansiering er et forvaltningsspørsmål, og involverer i liten grad den faglige komiteen som allerede har vurdert den faglige delen av søknaden. Om krav til finansiering er oppfylt forvaltes derfor av fakultetets sekretariat.

Publisert 2. feb. 2017 15:06 - Sist endret 2. feb. 2017 15:06