Rutine for bestillinger for MNs fakultetsadministrasjon


Generell rutine

Alle kjøp skal være avklart muntlig med nærmeste leder på forhånd  og hvilket tiltak pengene skal tas fra.

Kjøpsanmodning skal sendes til bestilling@mn.uio.no før bestilling.

UiOs rammeavtaler skal brukes der kjøp er dekket av disse. Du kan logge deg inn på avtalekatalogen og sjekke eller spørre innkjøper/rekvirent på bestilling@mn.uio.no.

Se kjøpsanmodning

  1. Finn ut hva du skal ha, hvem som kan levere og hva det koster (helst inkl. frakt).
  2. Avklar med nærmeste leder at dette skal bestilles og hvilket tiltak som skal brukes.
  3. Fyll ut kjøpsanmodning
  4. Send kjøpsanmodning til bestilling@mn.uio.no. Hvis du har fått et tilbud eller prisbekreftelser, sender du denne inn sammen med kjøpsanmodningen.
  5. Hvis du allerede har bestilt før du sendte inn kjøpsanmodningen, må du skrive dette i kjøpsanmodningen, så det ikke det blir bestilt to ganger.
  6. Når kjøpsanmodning er sendt inn, vil du få tilbakemelding på hvem av innkjøperne som skal hjelpe deg, eller hva du må gjøre videre.
  7. Hvis innkjøper kan bestille det for deg, gjør vi det. Hvis vi ikke kan det (f.eks. påmelding på konferanse, reiser etc. som må gjøres på Internett), vil du få tilbakemelding fra oss på hva du skal gjøre.
  8. Når tjeneste eller vare er mottatt, må du alltid sende en e-post om dette til innkjøper direkte eller til bestilling@mn.uio.no, ellers blir ikke faktura betalt.

Se kjøpsanmodning (excel).

Bestilling som må gjøres på nett

Bestilling som må gjøres på nett skal følge samme fremgangsmåte som punktlisten over. Husk i tillegg å sjekke om leverandør kan sende elektronisk faktura i EHF-format eller om de kun aksepterer kortbetaling. De fleste norske kurs- og konferanseleverandører kan sende e-faktura.

Bestillinger på nett med kredittkort

Hvis det ikke finnes alternative leverandører som kan sende faktura, har MN et kredittkort som vi kan bruke når det ikke finnes alternativer. Send inn kjøpsanmodning, hvor du også legger inn link til det du skal ha.

Bestillinger på nett, hvor de kan sende faktura

Send inn kjøpsanmodning og legg ved link til tjeneste/produkt du skal ha. Du må antakeligvis legge inn bestillingen selv, men vi vil sende deg et bestillingsnummer som du må be leverandøren merke faktura med. Det finnes ofte et kommentarfelt eller mulighet for å legge inn en referanse, benytt denne.

Reise, hotell leiebil

Alle reiser skal (hvis mulig) bestilles gjennom UiOs reisebyrå Egencia. Fly, hotell og leiebil på enkle reiser, bestiller du direkte på Egencias online bookingsystem for reiser. Du skal før du bestiller, fylle ut en kjøpsanmodning og få BDM til å signere denne (den skal da ikke sendes til bestilling@mn.uio.no). Kjøpsanmodning settes etter godkjenning/signering inn i permen hos Elena Jakobsen i Fakultetsadministrasjonen. Hun sitter i 3. etasje, østfløyen, i Fysikkbygningen.

For å kunne bestille reiser gjennom reiseportalen, må du ha registrert et kredittkort eller være registrert som fakturakunde.

Hvis du ikke ønsker å betale med kredittkort, må man sende inn et signert søknadsskjema for å få tilsendt faktura (gjøres bare første gangen). Hent skjema.

Skjema signeres av leder og sendes inn til reiseportal@admin.uio.no

Kredittkort er UiOs foretrukne betalingsform og du vil da også være dekket av en reiseforsikring. Du kan bruke et hvilket som helst kredittkort du allerede har, eller bestille UiO kredittkort uten års-kostnader. Jeg ønsker å bestille UiO-kredittkort.

Les mer om reiser og betaling av reiser.

Kjøp fra selvstendig næringsdrivende

Ved kjøp fra selvstendig næringsdrivende/ enkeltpersonforetak, må det alltid skrives en kontrakt som legges ved bestillingen. Fyll ut kontrakt, få den signert og legg en skannet versjon sammen med kjøpsanmodningen. UiO aksepterer kun faktura sendt elektronisk fra norske leverandører. Sjekk derfor med leverandøren at de aksepterer å sende faktura i EHF-format.

Se kontrakt

Les mer om timeansatte, oppdragstakere og selvstendig næringsdrivende.

Mat og drikke

Se retningslinjer og satser for bevertning ved UiO.

  1. Sendt inn bestillingen i god tid
  2. Spesifiser bestillingen med:
    • Dato og spisetid
    • Mottaker på stedet med telefon/mobilnummer
    • Adresse, bygning, etasje og romnummer
  3. Legg ved deltakerliste hvor det fremkommer om de er interne (UiO) eller eksterne (oppgi firma eller e-postadresse)

Bestille mat til en av SiO-kantinene - se SiOs meny.

Bestille mat utenfor SiO-kantinene - se Elvebreddens meny.

Publisert 11. nov. 2015 15:09 - Sist endret 9. sep. 2019 08:39