Prosess - behov til betaling

Fra behov til betaling i Bestillings- og fakturasystemet.

1. Opprettelse av anmodning

  • Enhver prosess i systemet starter med at en rekvirent oppretter en ny anmodning.
  • Konteringsinformasjon skal påføres anmodningen i dette steget.
  • Den som oppretter anmodningen er "Eier".

2. Kontroll

  • Er rekvirenten usikker på om konteringen er riktig, kan anmodningen sendes til kontroll.
  • Den som kontrollerer kan endre på konteringen dersom det oppdages feil, og sende anmodningen til enhetens godkjenner (person med budsjettdisponeringsmyndighet).
  • Enhver med rolle i systemet kan sende anmodningen til kontroll til andre med roller på den stedkoden anmodningen opprettes.

3. Godkjenning

  • Anmodningen sendes til en person med budsjettdisponeringsmyndighet (godkjenner) i enheten, for godkjenning (tilsvarer anvisning).

4. Bestilling

  • Etter godkjenning sendes anmodningen til en person med rollen innkjøper.
  • Innkjøper sender så ut anmodningen som bestilling til leverandør.

5. Varemottak/attestasjon

  • Når varen er mottatt, skal varemottak registreres i systemet (tilsvarer attestasjon).
  • Når faktura kommer sendes den til såkalt matching (samsvaring) i systemet.

6. Betaling

Hvis alt stemmer mellom faktura og bestilling (beløp, mengde m.m.), og det ikke skal foregå anleggs-/utstyrsregistrering eller kostnadssplitt, går fakturaen til betalings- og regnskapsprosess. I dette tilfellet sendes fakturaen til godkjenner kun for informasjon.

I tilfeller hvor det ikke er samsvar mellom faktura og bestilling (avvik i beløp el.l.), går fakturaen til stedkodens fakturahåndterer for manuell behandling (attestasjon og anvisning).

 

Publisert 25. feb. 2011 10:15 - Sist endret 9. okt. 2015 17:17