Veiledninger- Bestillingssystemet

Du kan søke på stikkord i alle sakene nedenfor: Bruk CTRL + F for å åpne søkevindu. Gjelder spørsmålet fakturabehandling eller matching, kan du gå til Økonomi-sidene.

Abonnement o.l.

Legge inn bestillinger på abonnement eller store bestillinger hvor det forventes flere fakturaer

For å få abonnement eller andre store bestillinger med mange fakturaer inn i bestillingssystemet, kan man opprette en fritekstbestilling med èn varelinje med totalbeløpet for den perioden man velger. Når fakturaene kommer, gjør man varemottak i henhold til faktura og matcher delfakturaene mot bestillingen til fullt mottak er utført.

Bestillingsprosessen

Bestilling ikke kommet fram

  1. Be leverandøren sjekke spamfilteret for å avdekke om ordren har havnet der. Bestillinger fra UiO kommer fra adressen no-reply@connect.ibxplatform.com
  2. Sjekk med leverandøren at e-postadressen ordren er sendt til er korrekt (e-postadressen finner du på ordren i innkjøpsverktøy, under fanen "Andre data")
  3. Hvis 1 og 2 ikke gir svar, skal du sende e-post til: e-handel@admin.uio.no for hjelp

Bruk av 2 godkjennere

Man kan sende en anmodning til 2 navngitte godkjennere. Anmodningen må i tilfelle godkjennes av begge før man kan sende bestilling til leverandør. Den første som godkjenner, vil kun få mulighet til å godkjenne, men ikke sende videre til innkjøper for bestilling. Godkjenner nummer 2 vil få mulighet til å først godkjenne, og så sende anmodningen til innkjøper for bestilling. NB: Anmodningen vil legge seg under "Mine oppgaver" - "Bestill", men vil ikke la seg finne under "Innkjøpsverktøy"- "Innkjøpspool".

Utsending av bestilling

  • For de fleste leverandører er leverandørens e-postadresse programmert inn i systemet, sammen med resten av informasjonen om leverandøren. Denne e-postadressen er synlig i første bilde når man oppretter anmodning, men er ikke editerbar for bruker.
  • Når man i innkjøpsverktøy trykker på "Bestill"-knappen, vil bestillingsblanketten sendes leverandørens e-postadresse, via en eletronisk markedsplass.
  • For en del av leverandørene våre er ikke e-postadressen programmert inn i systemet. En av grunnene til dette kan være at leverandør ikke ønsker eller kan motta bestillinger på e-post, eller det er leverandører hvor man som oftest går i butikken og kjøper varen og legger bestillingen inn i bestillingssystemet i etterkant.
  • Ved bestillinger mot disse leverandørene vil bruker bli tvunget til å velge bestillingsmodus (telefon, e-post eller annet (faks)). Velger man telefon eller annet, vil bestillingsskjema bli opprettet med bestillingsnummer, men ikke sendt leverandør.
  • Bruker må oppgi bestillingsnummeret som er generert, slik at leverandør merker faktura med riktig bestillingsnummer. Velger man e-post,må man legge inn riktig e-postadresse som leverandøren skal motta bestillingen på og bruker er selv ansvarlig for at bestillingen kommer fram til leverandør.

Godkjenningsprosessen

Det er stedkoden du lager anmodningen på, som avgjør hvilke godkjennere du kan sende en anmodning til for godkjenning. Når du logger deg på systemet, er det stedkoden du tilhører som kommer frem som default. Stedkoden finner du like under navnet ditt oppe til høyre på skjermen når du har logget deg på. De godkjennere som har budsjettdisponeringsmyndighet på stedkoden som står der, vil dukke opp som mulige godkjennere å sende anmodning til. Dersom du har rettighet til å opprette anmodninger for andre stedkoder enn den du tilhører, kan du endre stedkode ved å trykke på stedkoden under navnet ditt. Da kommer organisasjonstreet for UiO opp, og du kan velge den stedkoden du skal lage anmodningen på. De godkjennere med budsjettdisponeringsmyndighet på det valgte sted vil dukke opp når du skal sende anmoningen til godkjenning.

Tidspunktene i historikken

Etter oppgraderingen av bestillingssytemet (september 2011) ble serveren til Basware flyttet til England, og tidspunktene i historikken gjenspeiler engelsk tid. Det betyr at du må legge til en time i historikken for å få riktig tidspunkt for handlingene .

Driftsproblemer

Det hender at bestillingssystemet må stenges på grunn av vedlikehold eller tekniske problemer. Slike tilfeller blir alltid varslet på forhånd, slik at bestillinger kan planlegges sendt før nedetid, eventuelt vente til systemet er oppe og går igjen. Dersom nedetiden varer ut over den korte tilmålte tiden dette oftest tar og det er nødvendig å bestille, kan man ringe inn bestillingen til leverandør med beskjed om at bestilling kommer i ettertid (eventuelt at kun ordrenummer fra bestillingssystemet sendes i etterkant).

Automatisk vs manuell bestilling

  • Automatisk bestilling er når det er foretatt et bevisst oppsett mot en leverandør, hvor UiO har bestemt at mot denne leverandøren trenger ikke innkjøper inn i bildet før rekvisisjonen omgjøres til bestilling. I disse tilfellene vil rekvisisjonen gjøres om til bestilling og sendes ut av huset idet BDM godkjenner rekvisisjonen.
  • Automatisk bestilling settes opp i de tilfeller UiO har et godt forhold til leverandøren, og i de tilfeller det foretas "trivielle" anskaffelser, det vil si der innkjøperrollen ikke tilfører noen verdiskapning.
  • Manuell bestilling er det vanligste (standard for alle leverandører), og innebærer at alle rekvisisjoner skal til en person med innkjøperrolle etter at den er godkjent hos BDM. Innkjøper skal sjekke eller komplettere rekvisisjonen før den går ut som bestilling til leverandør.

Forhåndsvisning av bestillinger

Man kan se forhåndsvisning av bestillingsblanketten ved å trykke på knappen "Forhåndsvis" oppe til høyre i skjermbildet. Før anmodningen er godkjent vil forhåndsvisningen hete "Utkast". Etter godkjenning vil forhåndsvisningen hete "Rekvisisjon". Har du problemer med å åpne forhåndsvisning av bestillingsblanketten, kan det være noe med innstillingen for Adobe på maskinen din. Se veiledning for å rette opp feilen.

E-postadressen som bestillingen sendes til

•Leverandørens e-postadresse hvor bestilling skal sendes legges inn av Seksjon for innkjøp. Selv om den enkelte bruker kan endre e-postadressen i Innkjøpsverktøy, vil ikke dette være en reell endring av e-postadressen. Bestilling sendes til den adressen Seksjon for innkjøp har lagt inn. All endring av e-postadresse til leverandører må sendes inn til Seksjon for innkjøp på Ny leverandør-skjema

Attestasjon og anvisning

Dagens attestasjon ivaretas av bestillingssystemets varemottak (varemottak skal alltid registreres i systemet). Det er vanligvis eieren av rekvisisjonen (den som opprettet rekvisisjonen) som foretar varemottaket. Dagens anvisning ivaretas av BDMs godkjenning av rekvisisjonen før den går ut til bestilling hos leverandør.

Kontering

Fradragskode i konteringsbildet

Dersom fradragskoden i konteringsbildet er feil utfylt, kan UiO gå glipp av mva-beløpet som skulle vært refundert til prosjektet.

Prosjektnummer

Alle plukklistene for kontering har en sperre på 400 linjer hvis man ikke angir noen begrensende søkeord. Dette fordi enkelte lister inneholder så mange verdier at det vil gi dårlige responstider om ikke bruker selv korter ned listene. Du må derfor skrive inn hele eller deler av prosjektnummer/benevnelse i søkefeltet og søke etter prosjektnummeret.

MVA% ved kjøp mot ekstern katalog (punchout)

  • Ved kjøp mot eksterne kataloger er UiO prisgitt den informasjonen leverandøren sender over til handlekurven hos UiO. Enkelte leverandører som benytter punchout klarer ikke å få sendt med merverdiavgiftssatsen. Du vil derfor oppleve at du kun får nettopriser over til bestillingssystemet. Du må da selv legge til riktig mva%.
  • Hva gjør jeg for å få endret MVA% ved kjøp fra en ekstern katalog?
  • Svar: Før du sender anmodningen videre til godkjenner/BDM, kan du lagre anmodningen og åpne den igjen under Innkjøpsverktøy. Endre MVA%, lagre og send anmodningen til godkjenning/BDM.
  • Dersom du ikke har tilgang til Innkjøpsverktøy, kan du sende den til kontroll hos en som har innkjøperrolle og be ham/henne om å endre MVA% for deg og sende anmodningen til godkjenning etterpå. Eventuelt kan du sende anmodningen til godkjenning/BDM og legge på en kommentar om at MVA% må endres.

Kostnadssplitt

Kostnadssplitt (for eksempel dersom to kostnadssted, prosjekt og/eller tiltak skal spleise på et innkjøp) håndteres ved at du velger "Ja" i feltet som heter "Kostnadssplitt". I feltet ved siden av ; "Spesifiser kostnadssplitt" beskriver du hvordan betalingen skal foregå. Fakturaer på ordrer som har kostnadssplitt kommer alltid til manuell håntering. Fakturahåndterer kan da kontere fakturaen i henhold til den infomasjonen som er satt inn i feltet "Spesifiser kostnadssplitt" i innkjøpssystemet.

Mer informasjon om artskontoplanen

På Økonomi sine nettsider om kodeverk og skjemaer finner du mer informasjon om artskontoplanen, fullstendig oevrsikt over UiOs mange prosjekter  m.v.: /for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/skjema/

Artsføring på "frakt"

  1. Frakt som tilkommer på en eiendel vi kjøper inn som aktiveres kan aktiveres sammen med eiendelen i klasse 1. Det betyr at man må benytte samme aktivakonto på fraktlinjen i bestillingssystemet som eiendelen (det er tillatt å bokføre frakten som kostnad og ikke aktivering, men da må det benyttes art 6100 som er fraktkostnader vi selv skal bære).
  2. For frakt som tilkommer varer vi har kjøpt inn og som skal videreselges er det opprettet egen art i klasse 4, art 4308. Her bør frakten føres, siden den også bør viderefaktureres når varen faktureres videre ut av UiO.
  3. Ved alle andre driftskjøp hvor det tilkommer frakt, skal frakten føres på art 6100.

Kontrakt

Finne en kontrakt i bestillingssystemet i den nye avtalekatalogen

Kontraktsnummeret i bestillingssystemet vil du finne igjen i avtalakatalogen, enten i feltet ArkivRef eller i feltet AnskaffelsesId.

Endring av leveringsadresse

Dersom du ønsker å spesifisere nærmere en av de forhåndsdefinerte UiO-adressene som du finner i plukklista, skal du benytte feltet "Kommentar til leverandør" (for eksempel skrive "Leveres til rom nr 205 i 6. etasje"). Dersom du har behov for å endre på en forhåndsdefinert adresse (for eksempel ved levering til ekstern adresse), skal du først fjerne det som står i feltet "IBX-ident". Dette er en kode som enkelte leverandører leser ISTEDENFOR det som står i feltene under og over. Fjernes ikke "IBX-ident" vil ikke disse leverandørene oppfatte endringene du gjør i feltene over og under.

Ordrebekreftelse

Rutine for ordrebekreftelse

Ordrebekreftelse sendes på e-post til den som opprettet rekvisisjonen. Enkelte integrerte leverandører har sagt at de ikke klarere å få ut en slik epost med ordrebekreftelse, men hovedprinsippet er dette.

Oppbevaring av ordrebekreftelse og pakkseddel

Ordrebekreftelsen kan være en aksept av en avtale. Er det endringer på ordrebekreftelsen, forventes det, med mindre rammeavtalen sier noe annet, at UiO bekrefter endringene. Ellers må leverandør anse endringen som godtatt. Ordrebekreftelse og aksept bør således ivaretas i et lokalt arkiv.

Det samme gjelder for pakksedlene. Disse er dokumentasjon på frakten og således på hvem som bærer risikoen for varene. Disse kan anskaffes hos leverandøren.

En inngående pakkseddel er i utgangspunktet ikke oppbevaringspliktig (dog egen regel for bygg og anlegg). Men dersom den inngående faktura kun spesifiserer kjøpet som «iht. pakkseddel», vil også pakkseddelen være en del av bilagsdokumentasjonen og oppbevaringspliktig i 10 år.

Planer og plankjøp

Definisjon av plan og plankjøp

Plan er når BDM delegerer et budsjett som utvalgte personer kan handle fra innen en avgrenset periode. Planer begrenses i forhold til sum og personer som kan handle fra den. Det er kun personer med innkjøperrollen som kan opprette planer, og det er kun BDM som kan godkjenne dem. Alle roller kan gjøre bruk av planer der de er angitt som bruker.

Attestasjon og anvisning ved kjøp i plan

En bestilling i plan er forhåndsgodkjent av plangodkjenner (BDM), og sjekkes mot BDM`s rettigheter i systemet. Dette tilsvarer anvisningen. Varemottaket tilsvarer attestasjonen.

4 øyne-prinsippet ved plankjøp

4 øyne-prinsippet er ivaretatt ved at godkjenner av planen (BDM) har forhåndsgodkjent bestillingene som gjøres i planen. Men dersom for eksempel Kari som er BDM selv er bruker av planen, oppretter rekvisisjonen og gjør varemottak, vil fakturaen sendes til manuell match for å sikre 4 øyne. I slike tilfeller må fakturaen videresendes for anvisning hos Karis BDM.

Får ikke startet en plan - "Start innkjøp iht budsjett" er grå

Her er det to hovedårsaker. Den ene er at planens gyldisghetsdato er gått ut. Den mest sannsynlige er at bruker allerede har åpnet en plan. Dette ser du i skjermbildet helt på venstre side under boksen der du kan gjøre direkte søk på et bestllingsnummer. Når du har åpnet en plan vil alle dine handlinger gå mot denne planen helt til du går inn i menyen på venstre side og klikker "stans innkjøp plan". Når du har gjort dette vil hele planboksen på venstre side forsvinne. Går du inn og ser på dine planer igjen vil du se at du igjen kan åpne en hvilken som helst plan og kjøpe mot denne.

Begrensninger på plankjøp

Det er ikke mulig å begrense plankjøpene innenfor enkelte prosjektnummer eller tiltak. Men rettighetene til planens godkjenner (BDM) vil bli sjekket når bestilling fra plan gjøres. Det vil si at det ligger en begrensning her på linje med de begrensningene BDM har. Det er imidlertid mulig å legge inn forslag til kontering.

Begrensningene som kan legges på plankjøp gjelder tidsrom, beløp, hvilke personer som kan handle fra planen, om det skal være tillatt å lage fritekstbestillinger og om det skal være tillatt å bestille fra punch out. Også mulig å begrense til gitte leverandører og/eller gitte produktgrupper, men prosjektet anbefaler ikke slike begrensninger med mindre man har veldig gode grunner. Videre er en plan alltid begrenset til kun en organisatorisk enhet, f.eks "innkjøpsseksjonen", eller "regnskapsseksjonen".

Miks av fritekst- og katalogprodukter i samme bestilling?

Miks av fritekst- og katalogprodukter i samme bestilling er forbeholdt innkjøpere eller rekvirenter med innkjøpsverktøy. Det er flere måter å gjøre dette på, den enkleste er nok denne:

  1. Start med "Ny anmodning" - katalogprodukter eller eksterne katalogprodukter og plukk de varer du skal ha fra katalogen.
  2. Hvis kjøp fra ekstern katalog, overfør til PM og opprett anmodning.
  3. Opprett anmodning og gi anmodningen tekst i "Beskrivelsesfeltet" .
  4. Lagre anmodningen.
  5. Gå til "Mine anmodninger" - "Utkast/Returnert" og åpne den lagrede anmodningen. Du åpner den da i innkjøpsverktøy.
  6. Gå til fliken "Bestillingsrader" og trykk på ikonet som heter "Legg til ny bestillingsrad". Du har da lagt til en ny rad som er en fritekstrad klar til utfylling. Fullfør anmodningen som vanlig og send til godkjenning.

Punch out/Ekstern katalog

Definisjon av punch out/ekstern katalog

Punch out er når man gjennom bestillingssystemet går ut til eksterne kataloger. Listen over eksterne kataloger ser du i Menyen i bestillingssystemet. Når du velger en ekstern katalog kommer du ut på leverandørens UiO-tilrettelagte nettsider. Man plukker da varer mens man er ute på leverandørens nettside, og overfører handlekurven tilbake til UiOs innkjøpssystem når rekvisisjonene skal opprettes. Derfra foregår bestillingen som på vanlig måte. Man ser kun det varesortimentet og priser som er beregnet for UiO i punchoutløsningen.

Punchout egner seg spesiellt ved tre forhold:

  1. Når produktene trenger en spesiell presentasjon eller konfigurerbare. Leverandøren er normalt bedre til å presentere sine produkter i sin spesielle webshop enn det UiO kan få til i sitt generelle innkjøpssystem
  2. Når vareutvalg og priser endres ofte. Da er det vanskelig å basere seg på interne kataloger som må oppdateres.
  3. Når leverandørens produktsortiment er svært stort og UiO ønsker tilgang til alt (+50.000 varelinjer)

Valg av punch out vs vanlig katalog

Det er særlig to forhold å vurdere før man går på en punchoutløsning:

  • Få leverandører støtter dette. Punch out er helt og holdent avhengig av leverandørens salgsløsning.
  • Med punch out overlater man kontrollen med hva som presenteres til leverandør, kontra med en intern katalog som kategoriansvarlig alltid skal godkjenne.

Søk

Søk etter produkter

  • Søkefunksjonen leter i all tekst som finnes på produktet, det vil si informasjonen du finner på produktets detaljside.
  • Du kan søke ved å bruke hele eller deler av et ord/tallrekke.
  • Du kan også legge til flere ord men da må produktinformasjonen inneholde alle disse ordene. Husk at du ikke skal bruke noen tegn mellom søkebegrepene, slik som *, + eller %.
  • Søkefunksjonen har kun mulighet til å lete i kataloger som ligger inne i bestillingssystemet. "Punchoutkataloger/Eksterne kataloger" er ikke er søkbare fra bestillingssystemet. De er først søkbare når du er inne på disse katalogene på leverandørens webløsning.
  • Dersom søket ditt resulterer i over 1000 funn vil ikke disse bli presentert, men du bes om å spesifisere bedre. Beskjeden kommer i noen sekunder i en gul tekstboks på toppen av siden.
  • Ønsker du å få frem leverandørnavn i søket må du benytte "Avansert søk" arkfanen. Der vises søkeresultatet med mer detaljer enn om du benytter "Grunnsøk".

Sammenlikne priser på samme produkt fra ulike leverandører

Start med "Ny anmodning"  - "Katalogprodukter" og søk fram/velg aktuell vare som du ønsker å sammenligne. Trykk 1 i feltet "Antall" og trykk på symbolet "Legg til i sammenligning" (Tegning av 2 ark oppå hverandre med stjerne). Søk fram og velg den varen du ønsker å sammenligne med og trykk 1 i feltet for "Antall". Trykk på symbolet "Legg til i sammenligning". Trykk på symbolet "Gå til produktsammenligning" (tegning av 2 ark oppå hverandre med pil til høyre). Eget bilde for produktsammenligning åpnes. Her har du mulighet for å fjerne elementene fra sammenligningen, legge til nytt element for sammenligning eller gå til handlekurven

Vedlegg

Vedlegg og kopiering av bestilling

Ved kopiering av bestillinger vil du få følgende spørsmål: "Vil du også kopiere vedlegg knyttet til bestillingen du kopierer?"

Svaralternativene er "OK" og "Cancel":

  • Svarer du "OK", vil vedlegg som er knyttet til bestillingen du kopierer, også bli kopiert med til den nye anmodningen. Dersom du ønsker at noen av vedleggene skal være med men ikke alle, kan du fortsatte svare "OK". Du må da i etterkant inn og fjerne de vedleggene som ikke er aktuelle for den nye anmodningen. Dette er viktig å gjøre for bestillingsskjemaet som kopieres med, slik at ikke det "gamle" bestillingsskjemaet blir med over til leverandør når bestillingen sendes til leverandør.
  • Svarer du "Cancel", vil ingen av vedleggene kopieres.

Størrelse på vedlegg til en bestilling

Ved utsendelse av en bestilling fra bestillingssystemet, er maks størrelse på vedlegg som kan legges ved bestillingen 5 mb. Hvis det sendes vedlegg som er større, vil det ikke følge med bestillingen til leverandør.

Diverse funksjonalitet i bestillingssystemet

Legge til flere linjer til en rekvisisjon som er i sirkulasjon

Det er kun når en ordre har status "utkast/returnert" at man kan legge til linjer. Eier må derfor trekke rekvisisjonen tilbake til start for å få lagt til nye linjer.

  • Katalogkjøp: Du må søke opp rekvisisjonen i innkjøpsverktøy (kun innkjøperrollen). Der trykker du knappen og returner til eier. Du ser nå i skjermbildet at status endres fra "I sirkulasjon" til "utkast/returnert". Nå kan du gå til linjefanen og legge til linjer.
  • Fritekstkjøp: Her kan du trekke tilbake rekvisisjonen også utenfor innkjøpsverktøy, dvs via "Mine anmodninger". Du må deretter finne den igjen under "Utkast/returnert" og åpne den. Nå kan du redigere så mye du vil.

"Påkrevd leveringsdato"

Ved katalogkjøp vil feltet "Påkrevd leveringsdato" i første bilde ved opprettelse av anmodning, overstyres av leverandørens ledetid på produktet. Det er derfor ikke nødvendig å fylle ut feltet. Dette gjelder ikke ved kjøp fra ekstern katalog eller fritekstkjøp. Da er det hensiktsmessig å fylle ut feltet i første bilde, siden datoen vil arves til alle linjene i bestillingen. Datoen som arves til linjene kan overstyres på den enkelte linje, hvis det er ønskelig.

Innkjøpspool

For å søke i innkjøpspoolen, må du inn i i innkjøpsverktøy - Søk. Lag et søkesett ut fra de mulige kriteriene på denne siden. Etter at du har huket av for alle kriteriene du ønsker å søke på, lagrer du søkesettet og gir det et navn, for eksempel "Alle mine". Når du så går over i innkjøpspoolen, velger du "Alle mine" under "Søkesett" og "Alle" under "Vis". Du kan nå filtrere søkeresultatet, ut fra filtrene som ligger på siden ("Bestilt", "Mottatt" etc.)

Mac og bestillingssystemet

Mac er ikke offisielt supportert på Basware PM (bestillingssystemet). Hvis man allikevel velger å bruke PM fra Mac, så er det anbefalt å bruke Firefox (3.6 og nyere).
Det er ikke planlagt å legge opp støtte for Mac på eksisterende generasjon av PM.

Rabattfeltene i bestillingssystemet

I de tilfeller man har fått oppgitt en pris med en rabatt, anbefaler vi å ikke bruke rabattfeltene i bestillingssystemet. Informasjonen fra rabattfeltene kommer ikke med til leverandør, og man står derfor i fare for å gå glipp av den avtalte rabatten. I stedet anbefaler vi å sette inn den rabatterte prisen i netto-/bruttofeltene. Bruk eventuelt også kommentarfeltet for å minne leverandør på avtalt rabatt.

Rapporter

Feil format i kolonner

Ved eksport fra rapport i bestillingssystemet til Excel så kan tallformat påvirkes av det som står i Innstillinger i Excel. Hvis tallformatet ser feil ut, sjekk under Instillinger i Exel og sørg for at «Bruk systemskilletegn» er krysset av. Sti for å komme dit: Fil/Alternativer/Avansert

 


Publisert 19. mars 2015 13:20 - Sist endret 9. okt. 2019 15:50