Roller og kompetanse

En rekvirent oppretter anmodninger på vegne av seg selv eller andre. En godkjenner skal godkjenne anmodninger. En innkjøper sender godkjente anmodninger til leverandør.

En person kan inneha flere roller. Eksempelvis kan rekvirent og innkjøper være samme person.

Rekvirent

Rekvirenten oppretter anmodninger om varer og tjenester på vegne av seg selv eller andre og skal:

  • Sende forespørsler/innhente tilbud ved behov
  • Opprette anmodning basert på innmeldt behov
    • Eventuelt videresende innmeldt behov til sentral innkjøpsfunksjon hvis behovet er lik eller over 100.000 eksl mva og ikke dekket av avtale
  • Påføre fullstendig kontostreng (art, prosjekt, sted og tiltak, mva-sats, mva-koder, anleggs- og utstyrsregistrering)
  • Sørge for at anmodningen er så komplett som mulig, inkl eventuell tilleggsinformasjon som frakt, gebyr, leveringsmottaker m.m
  • Sende eventuelt til økonomikonsulent for kontroll
  • Sende til godkjenner for godkjenning
  • Være kontaktperson mot leverandør/ oppfølging av leveranser
  • Foreta varemottak i bestillingssystemet (tilsvarer attestasjon for betaling av faktura)
  • Attestere faktura som kommer til manuell fakturabehandling
  • Håndtere reklamasjoner
  • Følge opp service- og garantikontrakter
  • Kunne ta ut rapporter på innkjøps- og fakturaområdet
  • Orientere/informere om behov til betalingsprosessen ved enheten

Kompetansekrav

  • Kunnskap om gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Inngående kunnskap til UiOs avtaler
  • Kjenne til enhetens organisering av innkjøpsarbeidet og når sentral innkjøpsfunksjon skal kobles inn
  • God kjennskap til alle segmentene i kontostrengen, inkl. mva-regelverk og anleggs- og utstyrsregistrering
  • God systemkunnskap 

Godkjenner

  • Skal godkjenne anmodninger
  • Er ansvarlig for at det er budsjettmessig dekning for kjøpet 
  • Verifisere at rammeavtaleleverandør er benyttet der dette finnes, og at riktig avtale er knyttet til bestilling
  • Ansvarlig for at alle kjøp lik eller over kr. 100.000 eksl mva har en gyldig avtale knyttet til seg
  • Dersom anmodningen må endres (p.g.a. økonomiske forhold, mangler eller feil), kan godkjenner selv rette opp eller returnere anmodningen til rekvirent eller kontrollør med kommentar om hvilke endringer som skal utføres
  • Når anmodningen godkjennes, foretas anvisning for kjøpet Godkjenner sender anmodningen videre til innkjøper

Kompetansekrav

  • God kunnskap om innkjøpsbestemmelsene og de relevante delene av økonomireglementet
  • Kunnskap om gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Kunnskap til UiOs avtaler
  • Generelle regnskapsprinsipper, overordnet
  • Kjenne til enhetens organisering av innkjøpsarbeidet og når sentral innkjøpsfunksjon skal kobles inn
  • Kjennskap til alle segmentene i kontostrengen, inkl. mva-regelverk og anleggs- og utstyrsregistrering
  • Kjennskap til internhandel og aktiveringsreglene

Innkjøper; dag til dag-kjøp

Innkjøper sender godkjente anmodninger til leverandør og skal:

  • Se gjennom og eventuelt korrigere godkjente anmodninger, slik at anmodningen blir korrekt utfylt
  • Vurdere hvorvidt riktig leverandør er valgt, i henhold til inngåtte rammeavtaler ved UiO

Innkjøper har fullmakt til å endre på beløpet innenfor en gitt ramme (kroner 2000), dersom det er behov for dette, f.eks. hvis rekvirent har glemt å føre på frakt, glemt eventuelt ekstrautstyr el.l.

Det er innkjøper som skal opprette innkjøpsplaner på vegne av budsjettansvarlig.

Når innkjøper opptrer også som rekvirent, må oppgave- og kompetansekravene til rekvirent også ivaretas.

Kompetansekrav

  • Kunnskap om gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Inngående kunnskap til UiOs avtaler
  • God systemkunnskap 
  • Kunnskap om lokal organisering av innkjøpsarbeidet
  • Kunnskap om de kategoriene man har innkjøpsfunksjon for
  • Kunnskap om rollen i forhold til sentral innkjøpsfunksjon
  • God kjennskap til alle segmentene i kontostrengen, inkl. mva-regelverk og anleggs- og utstyrsregistrering
  • Kjennskap til internhandel og aktiveringsreglene
  • Kunne ta ut rapporter på innkjøps- og fakturaområdet

Innkjøper/anskaffelsesrådgiver; for kjøp lik eller over 100.000 eksl. mva utenom avtale

Innkjøper/anskaffelsesrådgiver skal i tillegg til å ivareta kravene til innkjøper for dag til dag-kjøp utføre følgende oppgaver:

  • Innkjøpsfaglig rådgivning
  • Foreta anskaffelser av varer og tjenester i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser 
  • Arkivere dokumentasjon i UiOs arkivsystem
  • Sørge for sporbarhet mellom avtale og faktura ved at avtalenummer er påført bestillingen
  • Vedlikehold og oppfølgning av allerede inngåtte kontrakter
  • Leverandøroppfølgning
  • Delta på innkjøpsforum

Kompetansekrav

Tilsvarende som for innkjøper for dag til dag-kjøp, med følgende tillegg:

  • God kompetanse på system for konkurranse- og kontraktsoppfølging (KGV/KAS), inkludert anskaffelsesprosedyrer
  • God kjennskap til arkiveringsregler og arkivfunksjon

 

Publisert 29. sep. 2011 15:00 - Sist endret 8. mai 2019 12:37