Veiledninger – TendSign

Bruk CTRL+F for å åpne søkevindu. Du kan da søke på stikkord i alle sakene som er registrert her.


Anskaffelser

Bytte administrator

For å bytte administrator må den nye administratoren være en del av gruppen ansvarlige brukere.
Gå til «Opprett grupper» og velg gruppen «Ansvarlige brukere». Legg til navnet til den nye administratoren i denne gruppen:

Gå så til avtalens startside og bytt administrator her.

Dele forespørsel og maler med andre eksterne brukere

Se Hvordan dele forespørsler

Fjerne svar fra "Spørsmål og svar"

Dersom du ved en feil har publisert et uønsket svar, eller ønsker å omformulere / endre svaret, gjøres dette ved å sende en e-post til TendSign Support (support.tendsign@visma.no).

Det er ikke mulig å endre et publisert svar på egen hånd.

Referansenummere i minikonkurranser

Når man gjennomfører en minikonkurranse med utgangspunkt i en eksisterende rammeavtale vil minikonkurransen få et selvstendig anskaffelsesnummer. Avtalen som så opprettes fra minikonkurransen vil få samme nummer som hovedavtalen med et løpenummer bak. Eksempel: AV-avtalen har referansenummer ANSK-0651-16. Minikonkurransen på bildet nedenfor har fått nummer ANSK-0222-19, mens avtalen fra minikonkurransen har referanse ANSK-0651-16-01.

TendSigns nummerering skal ikke overstyres, da det er ønskelig å ha tydelig sporing tilbake til hovedavtalen av rapporteringshensyn. For å finne selve minikonkurransen når du ikke husker referansenummeret, kan du gå inn i avtalen, i dette tilfellet ANSK-0651-16-01, og trykke på lenken til minikonkurransen.

Laste opp dokumenter til anskaffelser

Se Hvordan legge til dokumenter på sak

Utsending av e-post med sensitiv informasjon

Epost er i utgangspunktet ingen sikker måte å sende informasjon på. Dersom man skal sende ut sensitiv informasjon (som tilbudsfiler eller kontraktsinformasjon)  til ansatte på UiO utenfor Seksjon for innkjøp, må man sørge for at informasjonen ikke kommer på avveie. Det finnes to måter å gjøre dette på; det ene er å sette en enkel sikkerhetssperre på selve eposten. Det andre er å kryptere de enkelte vedleggene. 

Se veiledning til begge metoder 

Opprettelse av gjestebruker

For å opprette gjestebrukere ta kontakt med en systemadministrator ved å sende epost til is-kgvkas@admin.uio.no. 

Gjestebrukere skal ikke legges i gruppen Ansvarlige på anskaffelsen, men det skal opprettes separat(e) gruppe(r) der gjestebruker legges inn. Dersom du ikke setter inn sluttdato for når gjestebrukerne i gruppen skal ha tilgang, må du huske å fjerne tilgangen når anskaffelsen er sluttført. Gi så beskjed til ovennevnte epost-adresse, slik at gjesteprofilen kan inaktiveres.

Forslag til tekst til gjestebruker: «Du har nå fått tilgang til sak ANSK-xxxx-yy i TendSign. Logg inn via lenke på for-ansatte-siden. Når du har kommet inn i TendSign, velger du Anskaffelser og deretter saksbehandler i filteret Administrator. Da vil du få opp en lenke til anskaffelsen. Ta kontakt om noe er uklart».

Opprettelse av intensjonskunngjøring

Se Intensjonskunngjøringer i TendSign

Redigering i ESPD-skjema

Det er mulig å redigere/slette deler av ESPD skjema. Om noen andre skal gjøre det i en sak må avtaleansvarlige gi tilgang først. Det er ikke mulig å endre skjema etter publisering.

Det strukturerte ESPD-dokumentet ikke er godt egnet hvis det er flere leverandører som skal levere ESPD i samme tilbud (f.eks. underleverandører) da det kun er mulig for én leverandør å fylle ut og levere det strukturerte ESPD-dokumentet. Inntil TendSign har utviklet løsningen, bør man lage en ESPD-request på EU-nettsiden og be leverandørene om å lage en ESPD-response basert på requesten og laste den opp sammen med tilbudet. Link til EU-tjenesten ligger nede til høyre på startsiden.

Slette anskaffelse/forespørsel

Hvis du har behov for å slette en anskaffelse pga. duplikat, test eller andre årsaker, kan du gjøre dette selv. Dette gjør du ved å gå til "Anskaffelser" på verktøylinjen øverst på siden. Da får du opp en liste over dine anskaffelser. Du sletter ved å trykke på søppelbøtten ved anskaffelsen helt til høyre i tabellen. Merk at kun administrator kan slette en anskaffelse og at du ikke får slettet en anskaffelse som er publisert. Det er heller ikke mulig å avpublisere en anskaffelse i etterkant. Dette gjøres kun ved avlysning av konkurranser. Avlyste konkurranser skal ikke slettes, men beholdes i systemet av hensyn til historikken.

Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av forespørsel

Se standardiseringsdokument

Skjule vekting for leverandørene

På anskaffelsens første side i høyre nederste hjørne under «Innstillinger for anskaffelsen» finnes det et alternativ for å skjule vekting for leverandørene som kan hukes av.

Spørsmål og svar-funksjonen 

Se funksjon for opprettelse av spørsmål eller melding til leverandørene

Avlyse konkurranse

Dersom en konkurranse må avlyses, for eksempel på grunn av manglende tilbud: Gå til anskaffelsens startside, skriv inn en begrunnelse for avlysning i feltet «Notater for denne anskaffelsen» og trykk knappen «Avlys anskaffelsen».

Leverandører

Endre leverandørinformasjon

Det er kun leverandøren som kan oppdatere informasjonen knyttet til sin virksomhet. Leverandører kan ta kontakt med TendSign-support på epost for bistand 

Søke i leverandørregisteret

«Leverandører» gir oversikt over de leverandørene du sist har brukt.

«Søk virksomhetens leverandører» gir UiOs leverandørregister

«Søk felles leverandørregister» gir tilgang til et felles leverandør-register administrert av TendSign. Du kan legge til leverandører fra dette registret til UiOs register ved å velge «Legg til i leverandørregisteret»

Sende invitasjon til leverandør

Bruk «Epostliste over mottakere» under «Informer direkte» under fanen «Kunngjør» for å sende invitasjon til interessenter. Dette er kun mulig for anskaffelser under terskelverdi.

Pålogging for leverandører

Leverandører som skal levere tilbud og lurer på hvor de skal logge på er svaret: tendsign.no

Der kan de opprette en gratis-konto for å levere tilbud.

Hvilke dokumenter er levert med tilbudet

Det vil kunne oppstå situasjoner hvor en tilbyder hevder å ha lastet opp dokumenter / bilag med tilbudet som i etterhånd viser seg å mangle.

Dersom du kontakter TendSign Support vil du kunne få tilsendt en kopi av den systemgenererte e-posten som tilbyder mottar ved innsendelse. Her vil alle innsendte bilag være listet opp.

Det er da mulig i etterhånd å merke anskaffelsen for komplettering, slik at manglende dokumenter/bilag kan lastes opp i etterhånd.

Sende masseutsendelse til leverandør

Feltet «Type masseutsendelse» brukes til å kategorisere meldingene for at det skal være enklere for anskaffelsesrådgiver å skille ulike utsendelser fra hverandre. Hva som velges her gir ingen systemtekniske konsekvenser og vil ikke vises for leverandør. 

Avtaler

Finne frem til avtaler 

Du kan enkelt finne frem til dine egne avtaler ved å gå til "Avtaler" i øverste meny. Husk at du må velge "pågår" alternativet, ellers vises ikke alle avtalene. 

Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av avtaler

Se standardiseringsdokument

Tabell i avtalekatalogen

Det er ikke mulig å bruke en tabell (prismatrise) i avtalekatalogen under «Flere avtaleopplysninger». Alternativt kan tabellen opprettes i et dokument som publiseres og i avtaleopplysningene henvises det til vedlegget.

Vedlegg i avtalekatalogen 

Merk at det er forskjell mellom "Offentlige dokumenter" og "Interne dokumenter" i avtalefunksjonen i TendSign. Dokumenter som for eks. prismatriser eller bruksanvisninger skal lastes opp som offentlige dokumenter dersom de skal vises i katalogen.

Dersom du ikke vil at dokumenter skal vises i avtalekatalogen må du laste dem opp som interne dokumenter!  

Arkivere alle dokumenter med ZIP-arkiv

Se Zip-arkivering av dokumenter fra TendSign

Legge til kontaktpersoner for avtale

Se Hvordan man legger til personer i en avtale

Gjeldende avtaletyper

Avtaletype TendSign

Avtaletype UiO (Egne felter)

Avropsavtal

Minikonkurranse på eksisterende avtale

Avtale

  • Avtale om enkeltkjøp
  • Direkteanskaffelse (enkeltkjøp)
  • Abonnement
  • Leasingavtale
  • Leieavtale

Avtale om enkeltkjøp etter forskriftens del I

  • Avtale om enkeltkjøp (mellom del I og II-terskel)

LOV-avtale

  • Spesiell svensk avtaletype som ikke skal benyttes av oss

Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen «Avtaletype 2»)

  • Rammeavtale
  • Konsortieavtale
  • Driftsavtale
  • Service- og vedlikeholdsavtale

Samarbeidsavtale

Herunder legges kun reelle samarbeidsavtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt

Besvare en kommentar fra avtalekatalogen

I avtalekatalogen til TendSign er det mulig å sende inn kommentarer til avtalene – på samme måte som i den tidligere katalogen.

Du som avtaleeier vil få et varsel på e-post om at det har kommet inn en kommentar, samt at det vil fremkomme på «Min startside»:

Trykk på denne linken og du blir sendt til dette bildet:

Trykk på denne linken, og knappen «Legg inn kommentarer» til du kommer inn i dette bilde hvor du kan besvare innsender:

Velg «Type kommentar», skriv inn din tilbakemelding og trykk «Lagre kommentar» for å sende ditt svar.
Alle innkommende kommentarer og sendte svar vil ligge under oversikten «Avtaleoppfølging».

Oppdatering av avtalen i avtalekatalogen

Avtalekatalogen i TendSign oppdateres ikke on-line, så dersom du gjør en endring på en avtale i TendSign vil endringen ikke være synlig før etter ca. 20 minutter.

Dersom du har behov for å se endringen umiddelbart i avtalekatalogen, er det mulig å avpublisere og publisere avtalen på nytt. Da vil dataene overføres on-line og bli umiddelbart synlige i katalogen.

Slette avtale

Hvis du har behov for å slette en avtale pga. duplikat, test eller andre årsaker, kan du gjøre dette selv. Dette gjør du ved å gå til "Avtaler" på verktøylinjen øverst på siden. Da får du opp en liste over dine avtaler. Du sletter ved å trykke på søppelbøtten ved avtalen helt til høyre i tabellen. Avtalen må ha status «Pågår» i avtalens startside. For å endre status til «Pågår» kan det være nødvendig å publisere avtalen i steget «Publiser > Publiser», for å umiddelbart avpublisere den igjen slik at avtalens status oppdaterte seg fra «Lukket» til «Pågår». 

Benytte web-signatur i TendSign KAS 

Se følgende steg for steg guide om hvordan man benytter web-signatur i TendSign KAS

CLM

Motta og kvittere ut avvik i CLM

Det er laget en bruksanvisning for behandling av innmeldte avvik i CLM

Rammer og rutiner for bruk av CLM

Det er laget en veiledning for opprettelse og bruk av nøkkeltall og oppgaver i CLM

 

Publisert 26. okt. 2018 09:48 - Sist endret 16. jan. 2020 10:36