Fakturakontroll

Fakturakontrollen er tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over 100.000 kroner ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innført etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesområdet ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler på anskaffelser med verdi lik eller over 100.000 kroner.

Seksjon for innkjøp (SI) sender liste med alle fakturaer pålydende eller over 100.000 kroner per måned per rapporterende enhet til definert kontaktperson på enheten.

Fakturaer fra leverandører som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er nødvendig for enhetene å krysse av for dokumentasjon på disse avtalene.

Enhetene skal kontrollere

Enhetene skal krysse av for følgende dokumentasjon på de utvalgte fakturaene:

  • At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen.
  • Om konkurransen er utlyst på Doffin eller minst 3 leverandører er forespurt.
  • At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen.
  • At det er innhentet Skatte- og MVA- attest (ved kjøp over 500.000 kroner ekskl. MVA).
  • Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert.
  • Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes å ikke være aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares.

Enhetene er selv ansvarlige for at nødvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.

Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt økonomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for året bli utarbeidet og sendt ut.

Publisert 18. okt. 2017 10:01