Anvisning og oversendelse av utgiftsrefusjoner, reiseregninger og forskudd på papir

Denne midlertidige rutinen skal avhjelpe ad hoc situasjon hvor enhetene sitter med papirrefusjoner som de ikke får anvist fra BDM med papirsignatur og ikke sendt videre på sikker og rask måte til Gruppe for reise og utgiftsrefusjoner i Seksjon for lønn.

Ny rutine

  1. Saksbehandler på enhet skal bruke nettskjema: Gå til nettskjema og fyll ut alle opplysninger.
  2. Skan og last opp papirskjema for reiseregning, utgiftsrefusjon eller forskuddskjema.
  3. Skan og last opp kvitteringer i henhold til UiOs dokumentasjonskrav. På grunn av plassmangel må kvitteringer skannes inn samlet: Samle alt i én eller to bolker for opplastning i nettskjema.
  4. Hvis bilaget ikke er underskrevet av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM), må BDM bekrefte kravet via e-post. Saksbehandler sender da e-post med følgende informasjon:
         a. Navn på den som skal få utbetaling
         b. Formål
         c. Samlet sum (hvis kostnadene er store, vis hvilke delsummer kostnaden består av)
         d. Kontering
    Hvis BDM har spørsmål, tas de på telefon.

  5. BDM bekrefter på e-post, og saksbehandler laster opp kopi av e-posten i nettskjema.

  6. Trykk Send-knappen i nettskjemaet. Skjemaet overføres da til Gruppe for reise og utgiftsrefusjoner i Seksjon for lønn. 

  7. Originale reiseregninger, utgiftsrefusjoner og forskuddsskjema med vedlegg må inntil videre arkiveres på enhetene. Når unntakstilstand er opphevet og alt er tilbake til det normale, må originaler sendes Gruppe for reise og utgiftsrefusjoner i Seksjon for lønn. Alle bilag som blir unntakshåndtert må merkes godt.

Merk:

Gruppe for reise og utgiftsrefusjoner i Seksjon for lønn mottar ikke reiseregninger, utgiftsskjema og forskuddsskjema sendt via e-post. Originale bilag via internpost blir saksbehandlet som vanlig.

Kontakt

Hvis du har spørsmål, kontakt lonn-hjelp@admin.uio.no.

Publisert 31. mars 2020 12:16 - Sist endret 21. apr. 2020 11:37