Avslutningsfasen: rutine

Formål og risiko

Målgruppe: Prosjekteier og eksterne finansiører

Hyppighet: Løpende

Rutineansvarlig: ADS/Økonomi

Formål

Formålet med prosjektavslutning er å sikre at alle relevante økonomiske data knyttet til prosjektet er tilrettelagt på en hensiktsmessig måte for rapportering til ekstern finansiør, avslutning og regnskapsmessig lukking av prosjektet.

Risikoforhold

Utad: Mangelfull kvalitet i rapportering til ekstern finansiør vil kunne skape et dårlig samarbeidsklima med våre eksterne finansiører, og avslag på søknader. Ved videre mangelfull rapportering ved prosjektavslutning er det fare for at økonomiske eller tilliggende problemer i prosjektløpet ikke oppdages og rettes (gjelder også internt).

Internt: Prosjektene blir stående åpent med mangelfull økonomistyring av prosjektporteføljen.

1. Regnskapsmessig avslutning

  • Prosjektcontroller må i samarbeid med prosjektleder påse at alle økonomiske transaksjoner og avsetninger er utført.

Ansvar: Prosjektleder, prosjektcontroller

Frist: Løpende ift finansiørs krav til rapportering

2. Sluttrapportering til ekstern finansiør

  • Faglig og økonomisk sluttrapportering må skje i henhold til finansiørs rapporteringskrav.

Ansvar: Prosjektleder, prosjektcontroller

3. Stengning av prosjekt regnskapsmessig

  • Prosjektene avsluttes automatisk ved prosjektets registrerte sluttdato i OA
  • Alle regnskapsmessige føringer tilknyttet stenging av et prosjekt skal utføres av Seksjon for regnskap (SR), og alle bilag skal signeres av regnskapssjefen.

Ansvar: Regnskapscontroller konsern, Prosjektcontroller fakultetsnivå

Frist: Månedlig

Se også:

3a. Bidragsprosjekt

Underskudd

  • Blir dekket av prosjektets basisorganisasjon (eiersted)
    • Manuelt avslutningsbilag utarbeides av Seksjon for regnskap (SR) og føres i økonomisystemet.
    • Prosjektets økonomi er i balanse.

Overskudd

  • Dersom finansiør krever det skal overskuddet tilbakebetales til finansiør før prosjektet avsluttes
    • Enhetene utarbeider utbetalingsbilag i økonomisystemet for utbetaling til finansiør.
    • Prosjektets økonomi er i balanse.
  • Hvis finansiør ikke krever tilbakebetaling skal overskuddet tilfalle prosjektets basisorganisasjon.
  • Seksjon for regnskap (SR) utarbeider manuelt avslutningsbilag i økonomisystemet.
  • Prosjektets økonomi er i balanse.

Ansvar: Regnskapscontroller konsern, prosjektcontroller fakultetsnivå

Frist: Løpende ved prosjektavslutninger

3b. Oppdragsprosjekt

Overskudd

  • Overskudd genererer virksomhetskapital for UiO.
    • Seksjon for regnskap (SR) utarbeider bilag for overføring av overskudd til sentral virksomhetskapital.
    • Prosjektets økonomi er i balanse.
  • Denne virksomhetskapitalen blir vekslet om til basismidler for enhetene.
  • Seksjon for regnskap (SR) genererer bilag for overføring av basismidler til basisorganisasjon.

Underskudd

  • Underskudd reduserer virksomhetskapitaltes til UiO sentralt.
    • Seksjon for regnskap (SR) genererer bilag for overføring av midler fra prosjektets eiersted til sentral avsetning.
    • I tillegg utarbeides bilag for overføring tilsvarende prosjektets underskuddet til sentral virksomhetskapital.
    • Prosjektets økonomi går i balanse.

Ansvar: Regnskapscontroller konsern, prosjektcontroller fakultetsnivå

Frist: Løpende ved prosjektavslutninger

 

 

 

 

Av SR/GAPI og SPP
Publisert 8. mai 2015 12:15 - Sist endret 28. aug. 2019 10:53