JUS: Retningslinjer for frikjøp

Formål

Retningslinjene skal bidra til å oppnå best mulig utnyttelse av undervisnings-og forskningsressurser, samt bidra til best mulig finansiering av forskningsprosjekter.

Avgrensning

Et frikjøp er når en fast ansatt ved Universitetet i Oslo kjøpes fra sin stilling til å jobbe med prosjekter for en spesifikk tidsperiode. Det er to hovedtyper av frikjøp: eksternt og internt. Eksternt frikjøp er når en ekstern finansiør betaler for frikjøpet – normalt gjennom en prosjektbevilgning. Internt frikjøp er når egne midler brukes til å betale for frikjøpet. Forskningstermin er ikke frikjøp. Interne verv behandles ikke som frikjøp. 

 

Bakgrunn

Det er et behov for felles rutiner i forbindelse med søknader om midler til forskningsprosjekter.

Det er videre et mål å begrense det totale omfang av frikjøp pga at vi har knapphet på undervisningsressurser. Satsningen på studiekvalitet  krever at størst mulig del av faste tilsattes tid disponeres til undervisning.

Totalregnskapsføring av prosjekter betyr at det er krav om å synliggjøre egeninnsats i eksternt finansierte prosjekter.

Omfang av frikjøp ved fakultetet

Siste 5 år har frikjøp stått for litt mer enn 10 %, totalt ca. 30 millioner kroner av all arbeidsinnsats i prosjekter. Ca. 2/3 av dette er eksternt finansiert og ca. 1/3 er egeninnsats.

Føring fra universitetsstyret

"Når det søkes om ekstern finansiering av prosjektene skal all tid som utføres av egne ansatte synliggjøres og man skal i størst mulig grad tilstrebe at ekstern finansieringskilde dekker kostnadene knyttet til egne ansattes tid og reell overhead. Dette kan gå på bekostning av prosjektets størrelse, for eksempel mindre midler til midlertidige tilsettinger og driftsmidler, men vil bidra til en bedre økonomi for enheten. Dette betyr ikke at man skal øke andel oppdragsprosjekter. UiOs ledelse både sentralt og på fakultetsnivå må på sin side være mer aktive overfor våre finansieringskilder for å bedre deres betalingsvillighet for våre egne ansattes tid og overhead. Når ansattes tid dekkes av eksterne finansieringskilder skal dette normalt dekke like stor andel av undervisningstiden som forskningstiden, dvs at frikjøp skjer både fra forskning og undervisning."

Retningslinjer

  1. Søknad om frikjøp – og beregning av kostnad - i forbindelse med prosjekter gjøres i forkant av prosjektsøknad. (Søknad om frikjøp må ofte justeres når søknad er innvilget fra ekstern finansiør)
  2. Instituttleder tar stilling til prosjektsøknad, og frikjøp av forskningstid innvilges av instituttleder.
  3. Frikjøp av undervisningstid innvilges av studiedekan etter søknad.
  4. Sats for frikjøp skal beregnes på grunnlag av den tilsattes lønnstrinn og skal inkludere alle sosiale kostnader og indirekte kostnader.
  5. Frikjøpet beregnes som en prosent av årslønnen eller et bestemt antall timer, og skal fordeles likt mellom undervisnings- og forskningstid.
  6. Instituttet kan dekke deler av kostnaden med egenandel dersom ekstern finansiør ikke dekker alle kostnader, men full kostnad skal uansett beregnes og regnskapsføres.
  7. Dersom frikjøpet er i forbindelse med et oppdrag skal alltid alle kostnader dekkes av ekstern finansiør og det skal legges på merverdiavgift.

Fordeling av frikjøpsmidler

Frikjøpsinntekten fordeles likt mellom institutt og fakultet med undervisningsdelen til fakultetet – slik at fakultetet kan tilsette vikar eller bruke timelærere i undervisningsdelen
og forskningsdelen til instituttet slik at instituttet kan tilsette vikar for denne delen eller disponere denne til andre tiltak.

Frikjøp til prosjektledelse (internt frikjøp):

Totalregnskapsføring medfører at den ansattes tid som brukes til prosjektledelse regnskapsføres som frikjøp. Denne prosjektledelsen kan være dekket av egenandel fra fakultetet og vil da tas fra forskningsplikten. Det anbefales et frikjøp til prosjektledelse på minimum 10% pr årsverk. Dette kan imidlertid vurderes individuelt for det enkelte prosjekt. Anbefalingen er basert på en gjennomsnittskostnad knyttet til veiledning av prosjekttilsatte. For stipendiatstillinger utgjør kostnad til veiledning
og disputas, dvs ca. 15% av et prosjektlederårsverk. For andre stillinger er kostnaden noe lavere.

Unntak fra retningslinjene

Unntak kan i spesielle tilfeller innvilges, og må da godkjennes av dekanen.

Eksempler på beregning av frikjøp:

Eksempel 1

Institutt A har fått tildelt midler fra NFR til et prosjekt X i 20XX. Professor NN i ltr 80 frikjøpes 2 måneder i året til prosjektledelse av prosjektet. Frikjøpet beregnes slik: 1 årsverk i ltr 80 = kr 716 000 i nettolønn kr. 2 mnd = 2/12 årsverk = 0,17 årsverk. Sosiale kostnader utgjør 42% av netto lønn. Indirekte kostnader utgjør kr 384 000 på årsverk.

Det gir:

  • Lønn = kr 122 000 
  • Sosiale kostnader = kr 51 000 
  • Indirekte kostnader = kr 65 000
  • Total kostnad = kr 238 000 

Professor NN har 50% undervisningsplikt og 50% forskningsplikt, dvs. 170 undervisningstimer pr år. Frikjøpet reduserer undervisningsplikten med 2/12 av årets
undervisningsplikt, dvs. 2/12*170 timer = 28 timer. Forskningsplikten reduseres tilsvarende.

Frikjøpsmidlene fordeles med kr 119 000 til Insitutt A og kr 119 000 til fakultet.

Eksempel 2

Post.doc NN i ltr 60 ved institutt B frikjøpes 250 timer (ca 2 måneder) til et konsulentoppdrag for et departement.

Frikjøpet beregnes slik: ltr 60 = kr 291,95 netto lønn pr time. 250 timer = ca kr 73 000. Sosiale kostnader utgjør 42% av netto lønn. Indirekte kostnader utgjør 384 000 kr på årsverk. MVA utgjør 25% av totalkostnad. Det gir en totalkostnad pr arbeidstime på kr 800.

  • Lønn = kr 73 000 
  • Sosiale kostnader = kr 30 000
  • Indirekte kostnader = kr 57 000
  • Total kostnad = kr 160 000
  • MVA = kr 40 000 
  • Total pris = kr 200 000

Post.doc NN har 10% undervisningsplikt og 90% forskningsplikt, dvs. 34 undervisningstimer pr år. Frikjøpet fordeles likt mellom undervisning og forskning. Frikjøpet reduserer
derfor undervisningsplikten med  200 000/2/(800*5) = 100 000/4 000 = 25 timer. Forskningsplikten reduseres tilsvarende.

Frikjøpsmidlene fordeles med kr 100 000 til institutt B og kr 100 000 til fakultet.

Disse beregningsmetodene må legges til grunn ved søknad om prosjektmidler.

Regnskapsføring av frikjøpet

Instituttet har ansvar for at frikjøpet regnskapsføres korrekt i økonomisystemet. Frikjøpstransaksjoner regnskapsføres tertialvis og koordineres av Økonomiseksjonen.
Redusert undervisningsplikt gjennom uttak fra timebanken. Se regler om godskrivning og uttak av eksamens- og undervisningsbanken.

Ekstraordinær forskningstermin

Søknad om ekstraordinær forskningstermin rettes fakultetssekretariatet og følger egne regler.

Referanser

Publisert 8. mai 2015 12:15 - Sist endret 4. juli 2019 10:27