Prosjektøkonomistyring oppstart

Formål og risiko

Målgruppe: Prosjektleder og prosjekteier

Hyppighet: Løpende

Rutineansvarlig: Avdeling for administrativ støtte (ADS)

Formål

Formålet med prosjektoppstartsfasen er å kvalitetssikre at all nødvendig dokumentasjon er på plass i ephorte før man aktiverer prosjektet i UiOs økonomisystem, samt å forventningsavklare hva type oppfølging en prosjektleder kan forvente seg å motta fra det administrative støtteapparatet gjennom prosjektets levetid.

Risiko

Mangelfull dokumentasjon i prosjektopprettingsfasen kan gi mangelfullt grunnlag for økonomisk planlegging og styring av et prosjekt gjennom prosjektets levetid. Prosjektøkonomistyringen kan bli svak, og man får en dårlig forvaltning av ressursene ved UiO

1. Prosjektoppretting

  • Prosjektleder har ansvar for at prosjektbeskrivelse, prosjektbudsjett og kontrakt er signert og sendt til arkivering i Ephorte. Prosjektleder gir deretter klarsignal til prosjektcontroller om prosjektoppretting.
  • Prosjektcontroller fyller ut prosjektopprettingskjema, og sender skjema til Seksjon for regnskap for oppretting av prosjekt.
  • Seksjon for regnskap sender prosjektopprettelsesskjema i retur med påført prosjektnummer.
  • Dersom signert kontrakt ikke foreligger kan det i spesielle tilfeller tillates prosjektoppretting etter avtale med Seksjon for regnskap

Utførende: Prosjekt leder, Prosjekt-controller, Regnskapsseksjonen

Se også:

2. Standard e-post inkludert standard avtale for oppfølging av prosjektet

Frist: Når ny prosjektkontrakt er inngått og signert av prosjekteier.

  • Prosjektet er nå klart for føring av inntekter og kostnader.
  • Økonomiseksjonen ved prosjektcontroller sender ut standard e-post til prosjektleder og informerer om at prosjektet har fått opprettet et prosjektnummer i økonomisystemet.
  • Eposten inneholder også en standardavtale for oppfølging som prosjektleder kan forvente seg å få i løpet av prosjektperioden, både ift intern og ekstern styring og rapportering.

Ansvar: Prosjektcontroller

Se også:

Av SR/GAPI og SPP
Publisert 8. mai 2015 12:15 - Sist endret 10. apr. 2019 16:03