Bevertnings og representasjonskontroll

Risiko: Brudd på statens reglement for bevertning og representasjon.

Formål med denne kontrollen er å avdekke brudd på kriteriene for bevertning og representasjon herunder krav til dokumentasjon og feil bruk av art ved kontering.

Mål: Bevertning og representasjon ved UiO i tråd med gjeldende regelverk.

Kilder for en fullstendig kontroll vil være:

  1. Bruk rapport i Tableau i mappen UiO Lokalt kontrollprogram - Bevertningskontroll
  2. Sorter på gjeldende stedkoder og tidsintervall
  3. Gå gjennom listen og kontroller for følgende:

Dokumentasjon

Er bevertningen dokumentert? Hver faktura skal ha dokumentasjon. Enten ved fakturaen i IP eller på bestillingen i bestillingssytemet. For bevertning skal dokumentasjonen inneholde deltakerliste/ invitasjonsliste (obligatorisk!)*  som gir grunnlag for beregning av sats.

* For interne møter, seminar mv for en fast definert gruppe, kan det alternativt lenkes til interne ansattsider. Fast definert gruppe er f.eks en seksjon, et institutt, en avdeling etc. Det må likevel gis opplysninger om formål, hvilken gruppe som deltok, antall deltakere, dato og varighet slik av vedlagt informasjon kan dokumentere at satsene for bevertning er overholdt.

Denne informasjonen kan ligge i selve bestillingen som vedlegg/kommentar eller som vedlegg til faktura. I tableau-rapporten er det anledning til å gå direkte til fakturaen ved å trykke på ønsket linje. For å se vedlegg må du inn i Basware.

Sats

Er riktig sats fulgt? Bruk Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO. for å sjekke sats mot antall deltakere. Ved eksempelvis et restaurantbesøk eller catering til et arrangement eller lignende skal det være opplyst om antall deltakere ved bestilling i PM, på faktura eller vedlegg til fakturaen. 

Alkohol og tips

I punkt 3 og 4 i Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO. er kriterier for alkohol og tips beskrevet. Følg opp fakturaer som inneholder alkohol og tips der kriteriene beskrevet i punkt 3 og 4 ikke er fulgt. 

Art

Er konteringen riktig? Er riktig art benyttet? NB: Tableau-rapporten vil vise pr fakturalinje, ikke pr total faktura. Her er det naturlig at også  andre detaljer på konteringen vises i rapporten. Eksempelvis lokaler, transport etc som følger arrangementet. De skal naturligvis på andre arter. 

Følgende arter er naturlig ved kontering av bevertning og representasjon:

5994 Mat/servering på interne møter/arrangement Hvis det er andre enn interne deltaker med skal art 7352 benyttes.
7351 Representasjon Formell anledning med eksterne deltakere. Vedlegg med deltakerliste og dokumentasjon på forhåndsgodkjenning.
7352 Mat/servering på møter/seminar med eksterne deltakere Hvis bare interne deltakere skal art 5994 benyttes.

Følgende arter skal ikke brukes til mat men til andre kostnader knyttet til arrangementer.

5999 Andre personalkostnader Enkeltstående tilstelninger som julebord, årsfest, jubileumsfest for runde år i bedriften mv. for alle eller en betydelig gruppe. Selv om enkeltstående tilstelninger kombineres med kortere opphold på hotell mv., kan de anses som velferdstiltak/personalkostnad. Forutsetningen er at oppholdet på hotell mv. har en varighet på inntil to overnattinger. Eks. på hva som kan føres her: Blomster, kranser, konfekt eller andre ytelser av mindre verdi som gis i forbindelse med  oppmerksomhet ved sykdom, dødsfall, ansatte som slutter eller lignende. Kaffe, te, kaffefilter, frukt ol. som kjøpes inn til ansatte. Vann til kildevannskjøler, og  vanndispenser.   Honorar til danseorkester ol. ved sosiale arrangement i bedriften(underholdning, sang og musikk). Hvis  selvstendig næringsdrivende art 5391.
6863 Kurs og konferanser Kostnader ved seminarer, kurs, møte, mv. for å holde kunnskaper ved like og for å følge med i den faglige utviklingen i yrket


 

Avvikshåndtering, rapportering og dokumentasjon

Avvik med manglende dokumentasjon skal følges opp med kontakt med de ansvarlige som må sørge for fullstendig dokumentasjon som legges ved faktura i Basware IP eller ved bestillingen i Basware PM. Direkte brudd/overskridelser på satser og regler for tips og alkohol skal rapporteres til økonomileder og beskrives i kontrollprogrammet. Økonomileder vurderer konseknvens av overskridelser. 

Feilkontering omposteres i hovedbok (eomp) med referanse til fakturanummer i linjebeskrivelsen.

Dokumentasjon lastes opp og resultat og avvikshåndtering beskrives i Task Manager som beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging

 

Av Ingeborg Brekke Mathisen
Publisert 14. nov. 2018 08:53 - Sist endret 13. feb. 2019 09:22