Bevertnings og representasjonskontroll

Risiko: Brudd på statens reglement for bevertning og representasjon.

Formål med denne kontrollen er å avdekke brudd på kriteriene for bevertning og representasjon herunder krav til dokumentasjon og feil bruk av art ved kontering.

Mål: Bevertning og representasjon ved UiO i tråd med gjeldende regelverk.

Kilder for en fullstendig kontroll vil være:

  1. Bruk rapport i Tableau i mappen UiO Lokalt kontrollprogram - Bevertningskontroll
  2. Sorter på gjeldende stedkoder og tidsintervall
  3. Gå gjennom listen og kontroller for følgende:

Dokumentasjon

Er bevertningen dokumentert? Hver faktura skal ha dokumentasjon. Enten ved fakturaen i IP eller på bestillingen i bestillingssytemet. For bevertning skal dokumentasjonen inneholde deltakerliste/ invitasjonsliste (obligatorisk!)*  som gir grunnlag for beregning av sats.

* For interne møter, seminar mv for en fast definert gruppe, kan det alternativt lenkes til interne ansattsider. Fast definert gruppe er f.eks en seksjon, et institutt, en avdeling etc. Det må likevel gis opplysninger om formål, hvilken gruppe som deltok, antall deltakere, dato og varighet slik av vedlagt informasjon kan dokumentere at satsene for bevertning er overholdt.

Denne informasjonen kan ligge i selve bestillingen som vedlegg/kommentar eller som vedlegg til faktura. I tableau-rapporten er det anledning til å gå direkte til fakturaen ved å trykke på ønsket linje. For å se vedlegg må du inn i Basware.

Sats

Er riktig sats fulgt? Bruk Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO. for å sjekke sats mot antall deltakere. Ved eksempelvis et restaurantbesøk eller catering til et arrangement eller lignende skal det være opplyst om antall deltakere ved bestilling i PM, på faktura eller vedlegg til fakturaen. 

Alkohol og tips

I punkt 3 og 4 i Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO. er kriterier for alkohol og tips beskrevet. Følg opp fakturaer som inneholder alkohol og tips der kriteriene beskrevet i punkt 3 og 4 ikke er fulgt. 

Art

Er konteringen riktig? Er riktig art benyttet? NB: Tableau-rapporten vil vise pr fakturalinje, ikke pr total faktura. Her er det naturlig at også  andre detaljer på konteringen vises i rapporten. Eksempelvis lokaler, transport etc som følger arrangementet. De skal naturligvis på andre arter. 

Følgende arter er naturlig ved kontering av servering i større og mindre omfang:

5910 Kantinetilskudd, kaffe, te o.l. til ansatte Benyttes for å føre kostnader til kantinetilskudd i form av tilskudd pr. ansatt. Kjøp av kaffe, te, kaffefiltre o.l. som stilles tiljengelig for ansatte i UiO. Vann til Kildevannskjøler, og  Vanndispenser.  
5961 Velferdstilskudd Kostnader ifm. fruktordning ,refusjon av treningsavgift fra arbeidsgiver, enkeltstående tilsetninger som julebord, årsfest, jubileer, avslutning o.l. for alle eller en betydelig gruppe. Selv om enkeltstående tilstelninger kombineres med kortere opphold på hotell mv., kan de anses som velferdstiltak. Forutsetningen er at oppholdet på hotell mv. har en varighet på inntil to overnattinger.
5999 Andre personalkostnader Overtidsmat, synsundersøkelse, glass, innfatning og tilpasning av briller.I tillegg benyttes konto i de tilfellene der gaver til ansatte overstiger beløpsgrensen for skattefritaket  i samme inntektsår. Det skattepliktige overskytende beløpet føres her.
6860 Mat / servering  ved møter Mat og drikke på møter med et faglig innhold/påfyll, med eller uten eksterne deltakere. Se gjeldende retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO som beskriver dokumentasjonskrav og gjeldende satser etter Statens personalhåndbok.
6870 Servering ved kurs og seminar, egne ansatte Mat og drikke når UiO arrangerer kurs/seminarer for egne ansatte med kompetanseheving som formål.Se gjeldende retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO som beskriver dokumentasjonskrav og gjeldende satser etter Statens personalhåndbok. 
6880 Servering ved kurs og seminar, eksterne deltakere Benyttes når UiO betaler mat på kurs/seminarer/aktivitetet for eksterne. Eksterne deltakere er alle som ikke er ansatt ved UiO herunder studenter. Se gjeldende retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO som beskriver dokumentasjonskrav og gjeldende satser etter Statens personalhåndbok.
7352 Mat/servering ved representasjon Mat i form av lunsj, middag, banket eller annet festmåltid ved representasjon. Vedlegg med deltakerliste og dokumentasjon på forhåndsgodkjenning. Se gjeldende retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO som beskriver dokumentasjonskrav og gjeldende satser etter Statens personalhåndbok.

Følgende arter skal IKKE brukes til mat men til andre kostnader knyttet til arrangementer.

6863 Andre møtekostnader Andre kostnader i forbindelse med  et møte med et faglig innhold/påfyll: leie av lokaler, utgifter til foredragsholdere, underholdningsinnslag, reiseutgifter for egne ansatte fakturert direkte til UiO mm. Konto  benyttes til møtekostnader som ikke passer naturlig inn i konto 687 eller 688.
6871 Arrangement av kurs og seminar, egne ansatte Kostnader ifm å arrangere kurs/seminarer for egne ansatte med kompetanseheving som formål.Eksempelvis leie av lokaler, utgifter til foredragsholdere, underholdningsinnslag, reiseutgifter fakturert direkte til UiO mm.
6881 Kurs og seminarer for eksterne deltakere Benyttes når UiO arrangerer kurs/seminarer/aktivteter for eksterne: kostnader ifm. leie av lokaler o.l. føres her. Eksterne deltakere er alle som ikke er ansatt ved UiO herunder studenter.
7351 Andre representasjonskostnader Arrangement med et visst formelt preg og særskilt anledning. Kostnader må oppfylle krav til representasjon i Statens personalhåndbok. Eks. kostnader til disputas, mottakelse, ekskursjoner, kulturelle innslag, blomster mm. 

PS: Ved bokføring av dagpakker fra konferansearrangør der servering ikke lar seg splitte fra totalsummen på faktura, så føres alt på passende art for samlet kostnad av arrangemanget henholdsvis artene 6863, 6871, 6881 og 7351.
 

Avvikshåndtering, rapportering og dokumentasjon

Avvik med manglende dokumentasjon skal følges opp med kontakt med de ansvarlige som må sørge for fullstendig dokumentasjon som legges ved faktura i Basware IP eller ved bestillingen i Basware PM. Direkte brudd/overskridelser på satser og regler for tips og alkohol skal rapporteres til økonomileder og beskrives i kontrollprogrammet. Økonomileder vurderer konseknvens av overskridelser. 

Feilkontering omposteres i hovedbok (eomp) med referanse til fakturanummer i linjebeskrivelsen.

Dokumentasjon lastes opp og resultat og avvikshåndtering beskrives i Task Manager som beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging

 

Av Ingeborg Brekke Mathisen
Publisert 14. nov. 2018 08:53 - Sist endret 22. okt. 2019 10:17