Dokumentasjonskontroll på EU-prosjekter

Hovedområde

Generell intern oppfølging og kontroll

Aktivitet

Sikre bruk av UiO- malen for lønnsavregning for prosjekter som har fakturert mot EU.

Sikre løpende oppdaterte timeregistreringslister

Sikre at eventuelle reiser/konferanser etc ivaretar kravene til refusjonsberettigelse fra EU

Risiko 

Ved manglende etterfølgelse av EUs krav om dokumentasjon kan  prosjekter/institutter/enheter ved UiO mister sin støtte eller eksluderes fra å søke om midler fra EU.

Bestemmelse

https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/eus-rammeprogram/dokumentasjonskrav/

Vedlegg og dokumentasjon skal være lagret på prosjektet i ephorte.

Intervall

Månedlig kontroll

Utfører

Lokalt hos hver enkelt rapporterende enhet

Ansvarlig

Den enkelte rapporterende enhet

Tilbakemelding

Rapporter gjennomført kontroll som beskrevet i her: Levering, dokumentasjon og oppfølging

 

Kontrollaktivitet 1

  • Bruk rapporten "UiO Lokalt kontrollprogram/Dokumentasjonskontroll EU-Prosjekter" i Tableau og sorter på ditt sted og aktuell periode. 
  • Kontroller at inntektene er fakturert basert på innsendt UiO-malen for lønnsavregning og at andre refusjoner (reiser/konferanser) er korrekt dokumentert.
  • Ved mangler må korrekt dokumentasjon produseres, lagres og raporteres.
  • Lønnsavregningsmal skal legges ved.

Kontrollaktivitet 2

Timelister skal oppdateres løpende. Der vedkommende er lønnet full tid i prosjektet er det ikke krav om timelister, men det skal foreligge "Declaration on person".

  • Bruk rapporten "UiO Prosjektoppfølging/Prosjektregister/Prosjektregister - prosjekter per eiersted" i Tableau og sorter på ditt sted og velg alle EU relaterte bidragsytere i menyen. 
  • Kontroller om prosjektene har oppdaterte signerte timelister og/eller om foreligger "Declaration on person". 

Denne kontrollen gjelder ikke Marie Sklodowska-Curie Actions. 

 

Dokumenter kontroll og avvikshåndtering og forklar i Task Manager slik det er beskrevet her: Levering, dokumentasjon og oppfølging

 

Av Ingeborg Brekke Mathisen
Publisert 30. juni 2020 12:10 - Sist endret 30. juni 2020 12:10