Anleggs- og utstyrsregistrering: Fra innkjøp til faktura

En punktliste med oppgaver fra et innkjøp gjøres av en rekvirent til fakturaen er å finne i regnskapet.

  1. UiO er forpliktet til å registrere alt vesentlig av eiendeler i et anleggsregister. Registreringen vil bidra til bedre oversikt for enhetene på hva de har av ulike eiendeler. Dette kan også gi grunnlag for bedre investering. Muliggjør også sammenligning på tvers av statlig og private virksomhet.
  2. Hovedregelen er at vi registrerer innkjøp av anlegg eller utstyr med verdi over 30.000 kroner og levetid over 3 år i UiOs anleggsregister.
  3. UiO praktiserer en «pool-tilnærming», det vil si at vi også registrerer kontorutstyr, kontormøbler og datautstyr med levetid over 3 år, selv om det ikke koster over 30.000 kroner.
  4. Lett omsettelig utstyr (små, men dyre elektroniske komponenter) skal også registreres i anleggsregisteret (mobiltelefon, nettbrett m.m) .
  5. De artene som benyttes oftest er:
  • 120x serien (Analyseapparater, røntgen osv.)
  • 125x serien (møbler, hvitvare osv.)
  • 128x serien (pc, laptop, servere, av-utstyr, kopimaskin osv.)
  • 6541 (kamera)
  • 6568 (mobiltelefon og lesebrett/ipad)
  • Gå til artsplanen (excel) for flere arter.
  1. Hvorvidt kjøpet skal registreres i UiOs anleggs- og utstyrsregister, angis av rekvirenten i bestillingsøyeblikket i bestillingssystemet. Se info om slik bestiller du.
  2. Ved kontering i PM er det nyttig å fylle ut i tekst/beskrivelsesfeltet med hva som er kjøpt og eventuelt om det skal knyttes til en person. Der beskrivelse er mangelfullt kan dette utfylles i IP.
  3. Selve registreringen av anlegg/utstyret skjer først når fakturaen har kommet til avvikshåndtering i IP . Attestanten registrerer utstyrsgruppenavn, lokasjon og eventuelt serienummer. Ønsker man navn på person som disponerer utstyret, settes dette inn i tekstfeltet.
  4. Etter at fakturaen er attestert og godkjent endrer fakturaen status til «overføringsklar».
  5. Fakturaen går gjennom en anleggs-/utstyrskontroll (kalt FA-kontroll), før fakturaen blir overført til regnskapet.
  6. Hvis FA-kontrollen finner at det er ført på feil art eller mangelfullt serienummer blir fakturaen sendt i retur for retting.
  7. Rettet faktura vil gå gjennom FA-kontrollen på nytt, etter at den er attestert og godkjent, før den blir postert i regnskapet.
  8. I regnskapssystemet (OA) blir varelinjen tildelt et unikt aktiva-nummer.
  9. Aktiva-nummer er tilgjengelig i web-rapporter og i Fakturasystemet dagen etter.
  10. Du kan ta ut rapport fra tableau (Anlegg) for å få oversikt over din enhets eiendeler.
Av SR/GIFA og SI
Publisert 2. mai 2017 13:07 - Sist endret 10. apr. 2019 10:53