Rutine frikjøp

Formål og risiko

Målgruppe: Rapporterende enheter på UiO

Hyppighet: Måneds- eller tertialvis

Rutineansvarlig: Seksjon for regnskap/Gruppe for avstemming, regnskap og kontroll (GARK)

Formål

Oppnå god transaksjonskvalitet i regnskapet for å kunne få korrekt styringsinformasjon fra regnskapsdata på alle nivåer i organisasjonen

Risiko

Frikjøpsbilag blir ikke ført, utleid personell jobber for annen enhet uten at enheten vedkommende er tilsatt ved får dekket lønnskostnadene

Kommentar

Frikjøpsbilag føres i eOmposteringsløsningen.

Frikjøp gjennomføres når en UiO-ansatt jobber for en annen enhet ved UiO i en avtalt periode. Det kan være snakk om en stillingsprosent, eller et visst antall timer.

Motpart er alltid 01.

Arter er alltid en av følgende kombinasjoner: 5891/5892, 5893/5894, 5895/5896 eller 5898/5899

Gjennomføring

Selgende enhet oppretter frikjøpsbilag i eOmposteringsløsningen, med en avtale eller et uttrekk fra lønnsrapporten (PCP0) som vedlegg. Inntektslinjen attesteres og godkjennes av selgende enhet og bilaget sendes deretter til kjøpende enhet i Basware IP

Spørsmål rettes hovedboksbilag@admin.uio.no

1. Utleie av arbeidskraft mellom enheter

  • Det utformes en avtale om omfanget av frikjøpet (antall timer eller stillingsprosent, samt tidsperioden frikjøpet gjelder for)
  • Den ansatte som frikjøpes jobber for kjøpende enhet i henhold til avtale
  • Grunnlag for frikjøpsbilag sendes til regnskapskonsulent ved selgende enhet

Ansvar: Institutt-/fakultetsnivå

2. Innhente nødvendig dokumentasjon og opprette frikjøpsbilag – selgende enhet

  • Frikjøpsbilag med korrekt inntektskontering opprettes i eOmposteringsløsningen. Husk negativt fortegn foran beløpet på inntekter
  • Alltid art i spennet 5891-5899. Vær oppmerksom på parkonti
  • Frikjøpsavtale og/eller uttrekk fra lønnsrapport lastes opp som vedlegg
  • Inntektslinjen på frikjøpsbilaget attesteres og godkjennes i Basware IP
  • Frikjøpsbilaget videresendes til attestant på kjøpende enhet i Basware IP

Se også

Ansvar: Regnskapskonsulent og BDM institutt-/fakultetsnivå

3. Attestasjon og godkjenning av frikjøpsbilag – kjøpende enhet

  • Kjøpende enhet kontrollerer at frikjøpsbilaget er i henhold til avtale/leveranse
  • Frikjøpsbilaget attesteres i Basware IP og sendes til BDM for godkjenning
  • BDM godkjenner frikjøpsbilaget og sender det til overføring

Ansvar: Regnskapskonsulent og BDM institutt-/fakultetsnivå

4. Kontroll og postering av bilag

  • Hvis feil avdekkes sendes omposteringsbilaget på ny flyt i Basware IP med forklaring på hvilke mangler som er funnet ved bilaget.

Ansvar: Regnskapscontroller konsernnivå

5. Behandling av returnert bilag

  • Rette bilag iht tilbakemelding fra Regnskapscontroller konsernnivå
  • Gjenta steg 2 og 3

Ansvar: Regnskapskonsulent institutt-/fakultetsnivå

Av SR/GARK
Publisert 31. mars 2016 13:39 - Sist endret 10. apr. 2019 09:32