Betaling til utenlandske leverandører

Betalinger til utenlandske leverandører er mer komplekst enn innenlandsbetalinger. Det vil oftere være gjenstand for feil og forsinkelser.

Se også: betaling til utenlandske banker fra SAPUiO.


Betalingsinformasjon for utenlandske leverandører

  • Som hovedregel skal all nødvendig betalingsinformasjon være påført fakturaen og/eller betalingsdokumentet som leverandør har utstedt. Det kan likevel være mangelfullt og ofte medføre forsinkelser i registreringen av leverandøren.
  • Utenlandske leverandører bør alltid oppfordres til å påse at all nødvendig informasjon er påført fakturaen.
  • Vi registrerer ikke bankopplysninger basert på informasjon oppgitt i fakturahistorikk eller per epost.
  • Hvis kontonummer og annen bankinformasjon ikke er påført faktura, må det legges ved et eget dokument med brevhode med denne informasjonen fra leverandør/leverandørens bank.
  • Hvis du skal overføre penger til utlandet, og ikke mottar faktura fra leverandør, må du følge rutinen for utbetalinger uten faktura. Merk at skjemaet må fylles ut med all relevant betalingsinformasjon, jamfør sjekklisten under. Det må også legges ved dokumentasjon som på en betryggende måte sannsynliggjør at bankopplysningene som er fylt inn i er korrekte. Dette kan for eksempel være brevhode, bekreftelse fra bank eller kopi av hodeinformasjonen på kontoutskriften. Bankopplysninger som er oppgitt i e- post vil ikke være god nok dokumentasjon alene.

Ved uklarheter tar Seksjon for regnskap kontakt med enheten som har stått for bestillingen.

 

Kontroll og verifisering av bankopplysninger fra utenlandske leverandører

Kunnskapsdepartementet har sendt ut informasjon til sine underliggende virksomheter om at det er avdekket flere forsøk på fakturasvindel mot universitets- og høgskolesektoren. Avdeling for administrativ støtte (ADS) ved UiO innfører som følge av dette en ny kontroll ved endring av bankopplysninger på utenlandske leverandører.

Dersom vi mottar en faktura med endrede bankopplysninger fra en utenlandsk leverandør blir fakturaen sendt på sirkulasjon til enheten med leverandør DUMMY LEVERANDØR og en henvisning til denne nettsiden i fakturahistorikken. Attestant eller godkjenner ved enhet bes kontakte leverandøren på telefon eller e-post og be dem bekrefte eller avkrefte bankopplysningene som er oppgitt på fakturaen.

Vær oppmerksom på at kontaktinformasjonen som er oppgitt på fakturaen kan være manipulert dersom det faktisk er snakk om et svindelforsøk. Enheten må derfor benytte kontaktinformasjon de har benyttet tidligere og vet at tilhører den aktuelle leverandøren, eller bruke kontaktinformasjon som foreligger på leverandørens offisielle hjemmeside.

Dersom kontakt med leverandør har skjedd på telefon noteres dette i fakturahistorikken.

Dersom kontakt med leverandør har skjedd på e-post lagres e-posten i txt-format og lastes opp som vedlegg til fakturaen i Basware IP. Enheten bekrefter i loggen at vedlagt dokumentasjon er sjekket ut og verifisert av kjøpende enhet.

 

Sjekkliste betalingsinformasjon

Europa

Alle leverandører må oppgi IBAN - kontonummer og BIC - kode som identifiserer banken. Etter en større omlegging til felles kontosystem i EU, går betalinger i EU som regel meget greit og i løpet av en arbeidsdag.

USA

Alle leverandører må oppgi FedWire, ABA eller Routing number for sin bankforbindelse, i tillegg til sitt kontonummer. Merk at det ofte er utfordringer knyttet til betalinger til USA, og forsinkelser må påregnes.

Øvrig verden

Alle leverandører må oppgi enten SWIFT-kode, transit-code, institution code eller annen kode som identifiserer banken, i tillegg til sitt kontonummer. Merk at det alle betalinger til Russland samt betalinger som utføres i USD, ofte vil som oftest ta lengre tid, grunnet landspesifikke forhold. 

Gjennomføring av betalinger

Utenlandske betalinger gjennomføres med samme hyppighet som innenlandske betalinger, hver mandag og torsdag. Ved behov kan hyppigere overføringer gjennomføres.

Sjekkbetaling

UiO foretar ikke lenger utbetaling med sjekk. Sjekkbetaling har etter hvert blitt en relativt kostbar betalingsform, og erfaringsmessig skjer det nokså ofte at vi får sjekker som ikke er hevet i retur.

Kontoopplysninger for bankoverføring skal være påført faktura, alternativt ligge som vedlegg på eget dokument med brevhode fra leverandør/leverandørens bank.

Informasjon på engelsk.

Betalingsbetingelser på fakturaer fra utenlandske leverandører

Betalingsbetingelser på utenlandske leverandører settes alltid til kontant, uavhengig av betalingsbetingelsene som oppgis på fakturaen. Dette er valgt praksis for å redusere sannsynligheten for forsinkelser, i tilfelle returer fra banken.

Retur av betalingsoppdrag til utlandet

Selv om all betalingsinformasjon tilsynelatende er korrekt når betalingsoppdraget sendes til banken, hender det ofte at beløpet kommer i retur. Det kan gå helt opptil en uke og i noen tilfeller mer etter at beløpet ble overført, før det kommer i retur. Når et beløp kommer i retur tilbakeføres kostnaden på samme kontostreng som den ble belastet. Så snart vi får oppdatert betalingsinformasjon fra enheten som har bestilt og/eller leverandøren, overføres beløpet på nytt.

De vanligste grunnene til retur av oppdrag er:

  • Ikke samsvar mellom bankkonto og kontonavn
    Mange utenlandske banker har krav om at mottakernavnet og navnet på kontoinnehaver er identisk for å godskrive mottakers konto.
  • Ugyldig bankkonto oppgitt 
    Det kan stå angitt feil kontonummer/IBAN på faktura eller feil kontoinformasjon er registrert på leverandøren.
  • Problemer knyttet til veksling av valuta
    Enkelte banker kan sende tilbake beløp, dersom de er overført i en valuta som de ikke aksepterer. Dette kan ofte være tilfelle med mindre valutaer, som for eksempel NOK. Følgelig vil det være en fordel å alltid inngå avtaler i det lokale landets valuta, eller i en av de store verdensvalutaene, som USD eller EUR. Det vil ofte være utfordrende å sende NOK til utlandet, og det anbefales på generelt grunnlag ikke. Hvis veksling unngås så langt det er mulig, vil det også være mindre risiko for at det sendte beløp reduseres med vekslingsgebyrer.
Av Alexander Marcussen
Publisert 11. mai 2015 16:04 - Sist endret 20. jan. 2020 16:11