Rutine for dokumentasjon, kontering og attestasjon/godkjenning ved bruk av virksomhetskort

Dokumentasjon

Selve fakturaen fra kredittkortselskapet er ikke gyldig dokumentasjon på kostnaden, selv om selve transaksjonen fremgår av oppstillingen. Hver eneste transaksjon må dokumenteres i form av originalbilag/kvittering og skannes inn som vedlegg til kredittkortfakturaen, i Basware. Originalbilagene skal være attestert før de skannes inn. Det skal fremgå hva som er kjøpt, kjøpt mengde, dato for transaksjonen samt endelig pris for varen/tjenesten, i tråd med bestemmelsene om salgsdokumentets innhold i Bokføringsforskriften § 5‐1‐1. Unntaksvis kan man godta skjermutskrifter, e‐post eller annet som bekrefter, beskriver og verifiserer transaksjonen, hvis det er snakk om en utenlandsk leverandør, dersom de ikke kan levere faktura iht. til norske krav, jf Artikkel av 22. februar 2007 på skatteetaten.no, ”Ansattes kjøp over internett – krav til dokumentasjon”. Det presiseres at dette unntaket ikke gjelder norske leverandører.

Når det gjelder virksomhetskort hvor det tillates reise‐ og representasjonskostnader (type A), finnes det spesielle krav til dokumentasjon. Reisekostnader og representasjonskostnader i forbindelse med reiser som betales med virksomhetskort, skal uansett føres opp på reiseregningen som sendes til lønningsseksjonen, selv om kostnaden selvfølgelig ikke skal refunderes. Oppstillingen over kostnadene kan gjøres i merknadsfeltet på side to av blanketten. Bakgrunnen for dette kravet er at reiseregningen skal vise alle kostnadene for reisen, uavhengig av hvordan kostnadene er betalt. Originalbilaget skal skannes og følge med fakturaen i Basware og deretter legges ved reiseregningen. Dersom reiseregningen sendes inn før fakturaen er kommet i Basware, skal kopier legges ved reiseregningen, da det er et ufravikelig krav om at det er originalbilaget som legges ved fakturaen. Kostnader til representasjon skal alltid dokumenteres på en slik måte at det fremgår Formålet med representasjonen, samt hvem som var tilstede. For øvrig gjelder reglene om krav til salgsdokumenter som nevnt i forrige avsnitt, og følgelig vil kvitteringer av typen ”div. servering” ikke godtas.
De eneste typer kostnader som ikke kreves dokumentert med originalbilag, er kostnader som representerer en inntekt for det kortutstedende selskapet, herunder forsinkelsesrenter, purregebyr og årsgebyr.

Kontering

Det gjelder samme regler for kontering av faktura fra virksomhetskort som for andre inngående fakturaer. Det kan hende man oftere enn vanlig vil trenge å splitte konteringen på flere linjer siden man har handlet hos ulike leverandører. Dette er forøvrig ikke til hinder for at man kan summere transaksjoner på fakturaen, gitt at de har identisk kontostreng. Dersom man ønsker å benytte tekstfeltet til spesifikasjon, kan man på samme måte velge å sette opp alle transaksjonene hver for seg. Det gjøres spesielt oppmerksom på at forsinkelsesrenter skal konteres på art 8171, purregebyr på art 7794 og årsgebyr på 7710.
I de tilfeller hvor fakturaen ikke er betalt innen kortselskapet utsteder neste måneds faktura, vil saldo på den ubetalte fakturaen legges til på den nye fakturaen. Når dette skjer, vil RS registrere inneværende måneds transaksjoner som fakturabeløp. Dette for å unngå dobbelt betaling. Dersom forrige måneds faktura ikke er betalt fordi man ikke kan se at den er mottatt i Basware, må kortinnehaver kontakte kortselskapet og be om fakturakopi.

Attestasjon og godkjenning

Kostnadene skal attesteres og godkjennes av andre enn kortinnehaver. Det gjøres også oppmerksom på at fakturaen skal godkjennes av en til kortinnehaver overordnet person med BDM.

Publisert 11. mai 2015 16:04 - Sist endret 15. nov. 2017 12:53