Brukertilgang til Fakturasystemet (Basware IP)

Veiledning til søknadsskjema for brukertilgang

Siden de fleste tilgangene som tildeles innebærer rett til å bruke av UiOs midler, er det viktig å være nøyaktig med utfyllingen. For å forhindre retur av søknader og merarbeid som følge av dette, anbefaler vi at 2-3 personer pr. enhet blir kjent med skjemaet og krav til utfylling, og tar ansvar for utfylling for brukerne på enheten.

Skjemaet skal fylles ut pr. bruker og skal inneholde alle rettigheter som denne brukeren skal ha i fakturasystemet, bortsett fra BDM hvor brukertilgang opprettes samtidig som innsending av skjema for budsjettdisponeringsmyndighet. NB! Det er det siste innsendte og registrerte skjemaet som reflekterer gjeldende tilganger. Gamle søknader blir erstattet.Vær oppmerksom på at det i Basware IP er satt en begrensning på antall attestant brukere per enhet til 2-4.

Forklaring av felt det kan være usikkerhet ved:

1. For søker

 

Brukernavn

Angi brukernavn registrert i lønnssystemet (SAP), samme som nettverksbrukernavn

Stedkode

Stedkode for den enhet brukeren tilhører. 6 siffer.
   

2. Tilgangsnivå

Her skal du velge en av følgende roller

Roller

Beskrivelse

Økonomirapporter

Tilgang til å se faktura på skjerm.

Skal primært benyttes for brukere som ikke skal ha andre rettigheter i fakturasystemet.

Brukere med tilgang til fakturasystemet vil automatisk ha tilgang til disse rapportene

Attestant

Oppgave: Kontrollere, kontere og attestere fakturaer

Disse valgene dukker opp:

Bestillerkode (Ikke obligatorisk):
Hver bestillerkode skal angis med 6 siffer. Ved flere koder skal disse separeres med semikolon (NB! Det er en maxbegrensning på 28 bestillerkoder i systemet).
Se ordforklaringer
Stedkoder ved avvikshåndtering (Ikke obligatorisk):.
Hver bestillerkode skal angis med 6 siffer. Ved flere koder skal disse separeres med semikolon (NB! Det er en maxbegrensning på 28 bestillerkoder i systemet).
Se ordforklaringer
Fast stedfortreder (Ikke obligatorisk):
For hver bruker i fakturasystemet kan det settes opp én fast stedfortreder. Ubehandlede fakturaer omdirigeres til fast stedfortreder etter 10 dager.

NB! Stedfortreder må være en bruker i systemet med nødvendige rettigheter.(Midlertidig stedfortreder kan brukerne selv registrere under brukerinnstillinger i IP).

eOmpostering

eOmpostering er UIOs løsning for elektronisk behandling av internbilag. Tilgangen er begrenset og kurs/opplæring kreves.

Hvis du skal ha tilgang til eOmpostering i kombinasjon med tilgang som attestant, velger du rolle lik Attestant. Da vil du få opp spørsmål om du også skal ha tilgang til eOmpostering.

Hvis du KUN skal ha tilgang til eOmpostering (og ikke Basware), så velger du rolle lik «Kun eOmpostering».

Ordforklaringer

Bestillerkode

Kode på 6 siffer som benyttes i fakturasystemet for automatisk utsendelse til attestant/førstemottaker av faktura som ikke kan knyttes til en bestilling i bestillingssystemet.
De første 4 siffer i koden skal være lik de først fire siffer i enhetens stedkode, de 2 siste siffer kan velges fritt for enheten.

Stedkode

Kode som er unik for en organisasjonsenhet hvor noen er ansatt og hvor det i regnskapet føres inntekter og utgifter.

Stedkoder ved avvikshåndtering

Enhver bestilling i bestillingssystemet registreres for en organisasjonsenhet/ stedkode. Når en faktura ikke automatisk matcher med en bestilling, skal systemet sende fakturaen til attestasjon. Stedkoden som bestillingen ble registrert for, blir benyttet av systemet for å identifisere hvem på enheten fakturaen skal sendes til. For at enhetene selv skal kunne bestemme hvem dette skal være, må de aktuelle stedkodene legges inn på attestantens skjema i feltet 4.8. Stedkoder ved avvikshåndtering.

Sletting av systemtilganger og myndigheter (nettskjema)

Merk: Slettingen gjelder den totale systemtilgangen til brukeren. Er du ute etter å endre tilganger, må dette gjøres via søknadsskjema for systemtilgang.

 

Publisert 22. okt. 2019 14:28 - Sist endret 22. okt. 2019 14:28