Brukertilgang til Bestillingssystemet (Basware PM)

Veiledning til søknadsskjema for brukertilgang

Siden de fleste tilgangene som tildeles innebærer rett til å bruke av UiOs midler, er det viktig å være nøyaktig med utfyllingen. For å forhindre retur av søknader og merarbeid som følge av dette, anbefaler vi at 2-3 personer pr. enhet blir kjent med skjemaet og krav til utfylling, og tar ansvar for utfylling for brukerne på enheten.

Skjemaet skal fylles ut pr. bruker og skal inneholde alle rettigheter som denne brukeren skal ha i bestillingssystemet, med unntak av BDM hvor brukertilgang opprettes samtidig som innsending av skjema for budsjettdisponeringsmyndighet.

NB! Det er det siste innsendte og registrerte skjemaet som reflekterer gjeldende tilganger. Gamle søknader blir erstattet.

 

Forklaring av felt det kan være usikkerhet ved:

1. For søker

 

Brukernavn

Angi brukernavn registrert i lønnssystemet (SAP), samme som nettverksbrukernavn

Stedkode

Stedkode for den enhet brukeren tilhører. 6 siffer.

4. Tilgangsnivå

Her skal du velge en av følgende roller

Rolle

Beskrivelse

Generelt om utfylling
av stedkoder

For alle roller må det angis hvilke stedkoder rollen skal utøves for.

Ved angivelse av stedkode(r) og/eller stedkodespenn skal alltid stedkodene på laveste nivå angis med 6-siffrede verdier, ev. separert med semikolon

Eksempel 1: Stedkode fra og med: 110000 Stedkode til og med: 110040

Eksempel 2: Stedkodeliste: 110000;110010;110020;110030;110040

Rapport/Lese

Tilganger til systemet:

  • Søke opp anmodninger/bestillinger
  • Tilgang til å se produkter i kataloger
  • Kjøre ut rapporter
Varemottaker

Tilganger i systemet:

  • Kan utføre varemottak
Rekvirent

Tilganger i systemet:

  • Registrere anmodninger.
  • Ansvarlig for kvalitetssikring av konteringsdata og innkjøpsdata. Enten ved bruk av egen kompetanse, eller ved å videresende til en annen rekvirent med aktuell kompetanse.
  • Kan utføre varemottak.
  • Kan utføre plankjøp
Rekvirent med innkjøperverktøy

Tilganger til systemet:

  • Har de samme rettigheter som vanlig rekvirent
  • Kan gjøre oppslag i innkjøpsverktøy på andres anmodninger
  • Kan mikse fritekst og kataloglinjer i samme anmodning
  • Kan ikke bestille.
Innkjøper

Tilganger i systemet:

  • Samme som rekvirent.
  • Korrigere godkjente anmodninger, innen gitte grenser.
  • Opprette innkjøpsplaner som må godkjennes av en med BDM.
  • Kan lage plan og utføre plankjøp
  • Kan bestille
  • Kan gjøre oppslag i innkjøpsverktøy på andres anmodninger
  • Kan mikse fritekst og kataloglinjer i samme anmodning

5. Tilgangsnivå2

 
Når skal dette fylles ut?

Skal kun fylles ut hvis søker skal ha forskjellige roller ved ulike enheter slik at det ikke er tilstrekkelig å fylle ut del 4. Tilgangsnivå.

Eksempel:

Søker skal ha rollen «Innkjøper» for sted 110010-110040 kombinert med rollen «Rekvirent» for sted 110050

Ved behov for mer enn to varianter må kommentarfeltet benyttes.

Ordforklaringer

Stedkode

Kode som er unik for en organisasjonsenhet hvor noen er ansatt og hvor det i regnskapet føres inntekter og utgifter.

Krav til gjennomført opplæring i systemet

For forventninger til kompetanse til rollene i bestillingssystemet.

For å få tilgang til bestillingssystemet må kurs eller egenopplæring være gjennomført.

Siste versjon av skjema over kodeverk, skjema, maler og attester og fra anskaffelsesprosess ved innkjøp.

Avvikshåndterer

Sjekk om stedkoden det søkes om tilgang til er knyttet til en avvikshåndterer i Fakturasystemet-IP (ref. lokalt kontrollprogram 5.3 Kontroll av brukertilganger OA,IP og PM).

Kjør web-rapporten ‘R – Brukeroversikt IP’, og søk opp aktuell stedkode.

Sjekk at stedkoden er knyttet til en avviksbehandler ved å sjekke kolonnen ‘Sted Avvik’.

 

Sletting av systemtilganger og myndigheter (nettskjema)

Merk: Slettingen gjelder den totale systemtilgangen til brukeren. Er du ute etter å endre tilganger, må dette gjøres via søknadsskjema for systemtilgang.

 

Publisert 29. feb. 2012 14:28 - Sist endret 15. mai 2019 10:14