Balansevurdering

Aktiverte eiendeler

Enheten gjennomfører kontroll av at vesentlige investeringer som er aktivert i balansen på deres stedkode er korrekte. Verifikasjon gjøres ved hjelp av aktivarapporter. Rapport over aktiverte eiendeler finnes i OA under Regnskapsopplysninger i FA-registeret, eller i Tableau, i rapporten "Anlegg" under område UiO Innkjøp og fakturaoppfølging,  

Enheten skal videre gjennomføre kontroll på at anskaffelser som er kostnadsført, ikke skulle vært aktivert. Dette oppnås ved å gjennomføre kontrollen "Klassifiseringskontroll" i kontrollprogrammet.

Dersom feil kontering avdekkes må omposteringsskjema fylles ut og leveres innen fristen. Husk at man også følger opp feil konteringer fra tidligere kontroller og forsikrer seg om at de er ompostert.

Varelager og beholdninger

Når skal varelageret telles?

Varelager telles som hovedregel ved årets slutt. Opptelling kan foretas i løpet av året, forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunkt til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte, jf. Bokføringsforskriften § 6-1 og SRS 12 Varelager for en nærmere beskrivelse av kravene knyttet til dokumentasjon.

Verdien av varelageret skal rapporteres ved hver regnskapsavslutning. Når enheten ikke utfører fysisk telling skal verdien på varelageret likevel dokumenteres gjennom utskrift av lagerliste fra lagersystemet.

Hvordan skal skjemaet for varelageret fylles ut?

Anskaffelsesverdien skal spesifiseres og ukuransen rapporteres for seg i egen kolonne.

Skjema (beholdning/varelager) skal inneholde informasjon om hvilken enhet som eier lageret, hvor lageret befinner seg, hvilken periode det rapporteres for og dato for siste telling. Det skal sendes inn varetellingslister og/eller annen dokumentasjon som underlag for beholdningen(e) enhetene oppgir å ha per avslutningsdatoen i rapporteringsperioden.

Nedenfor vises fliken i filen («Eksempel utfylling varelager») som er lagt inn i skjemaet.

Enheten fyller inn antall og kostpris pr enhet. Det er formler i sumkolonnene. Så lenge varen finnes og er i fullverdig stand så setter man kr 0 i kolonnen for ukurans. Kommentarfelter ytterst til høyre (vises ikke i eksemplet over) kan benyttes for å gi informasjon om beholdningen eller annen type informasjon som kan være er relevant.

I første linje er det oppført 2 eksemplarer av en bok om internasjonale regnskapsstandarder som hver kostet kr 512. Bøkene finnes og er fortsatt salgbare så det er vurdert kr 0 i ukurans. Sum virkelig verdi tilsvarer derfor anskaffelseskost kr 1.024.

I andre linje er det oppført 5 eksemplarer av boken «Grunnleggende Regnskap» hvorav to er konstatert tapt, siden de er ødelagt. Beløpet på (2*kr 439) = kr 879 føres da inn i kolonnen for ukurante varer og ny sum for virkelig verdi er kr 1.316.

Hvis det er første gangen man rapporterer et varelager (hittil ikke balanseført beholdning), må dette merkes særskilt i skjemaet (bruk kommentarfeltet ytterst til høyre).

Enhetene før varelagerbilagene via eOmposteringsløsningen. Det er opprettet en egen eOmposteringsmal for dette. Selve beholdningsskjemaet dateres og signeres av rapporterende enhets leder og legges som vedlegg til bilaget i Basware IP. Vedlegg, tellelister og underdokumentasjon som ikke er egnet for skanning skal oppbevares på enheten.

Beholdningen fra forrige rapporteringsperiode tilbakeføres, og beholdning for inneværende periode bokføres. Beholdningsendringen for varer innkjøpt for videresalg bokføres på art 4309. Endringen i lagerbeholdningen knyttet til forskning/undervisning bokføres som driftskostnad på art 6599. Motposten/balanseføringen føres på balansekontoen som er knyttet til det spesifikke varelageret og til den aktuelle enhetens stedkode.

Hvorfor vurdere varebeholdninger?

Oppbygging eller nedbygging av en beholdning eller et lager medfører at utgiftene til innkjøp ikke er et uttrykk for det reelle kostnadspådraget i perioden. Den regnskapsmessige behandlingen beskrevet i dette kapitlet sikrer at vi får satt riktig verdi på lageret, ved å justere de kostnadsførte anskaffelsene med endringen i varelageret.

Ukurans må spesifiseres og verdsettes. Ukurans kan skyldes flere forhold, for eksempel skader, for stor lagerbeholdning i forhold til etterspørsel eller lignende. Ved vurdering av ukurans kan blant annet følgende faktorer tas i betraktning: lav omløpshastighet, varegrupper med lav eller negativ bruttofortjeneste, vurdering av reell salgsverdi.

For enheter som omorganiserer ved årsskifte.

Det vises til egen bolk "Omorganisering ved årsavslutning" for hvordan enhet dette gjelder skal gi opplysninger for nye stedkoder i varebeholdningsskjemaet.

Avsetning til tap på fordringer

Hvorfor vurderes utestående fordringer?

Samtidig med at faktura blir utstedt, blir også inntekten bokført i regnskapet. Dersom det er en risiko for at UiO ikke vil motta betaling for fakturaen fra kunden, vil regnskapet inneholde en usikker inntekt vi må justere for i resultatregnskapet.

Når og av hvem gjøres vurderingene?

Ved hver tertialavslutning skal enhetene gjennomgå utestående fordringer på sine stedkoder, for å avdekke poster med risiko for at de ikke blir betalt. Det er fordringer som er forfalt med mer enn 30 dager måneden før rapportering som skal vurderes. Dersom enheten vurderer at det er risiko for at fakturaen ikke vil bli betalt, skal dette meldes på skjema til SR, som deretter vil avsette for tap på denne fordringen.

Hva er grunnlaget for å gjøre tapsvurderingene?

Dashboardet «Aldersfordelt utestående beløp» i Tableau benyttes for å vurdere tap. Filtrer på relevant fakultet og gjør vurderingene for eventuelle tapsavsetninger. Det kan være flere årsaker til at et krav ikke er innfridd og enheten vurderer det som lite sannsynlig at kunden vil betale. Noen eksempler kan være:

  • Kunden kan være flyttet og ikke mulig å få tak i
  • Kunden har ikke midler eller ønske om å gjøre opp for seg
  • Kunden bestrider kravet og holder tilbake oppgjøret i påvente av avklaring
  • Kunden er under konkursbehandling

UiO som statlig virksomhet har ikke anledning til å avskrive fordringer basert på forhold som nevnt over, men plikter å avsette for forventet tap slik at effekten reflekteres i regnskapet.

Hvordan rapporterer enheten sine tapsposter?

De postene enheten har vurdert som lite sannsynlig vil bli gjort opp, føres opp på skjemaet «Tap på fordringer» som ligger på web. Ferdig utfylt skjema skal sendes inn som Excel fil, slik at SR kan benytte den til bokføring.

Skjema sendes til utg-faktura@admin.uio.no

Hva gjør Seksjon for regnskap med tap på fordringer?

Innen 20. i avslutningsperioden vil SR gjøre følgende:

  • tilbakeføre tapsavsetningene enhetene gjorde ved forrige tertialavslutning
  • ta ut fordringer som ikke vil være mulig å inndrive og er over tre år gamle (stilt i bero)
  • sammenstille postene for tap på fordringer og utarbeide bilag for avsetningen, basert på innlevert skjema fra enheten vil SR . Dette er en kostnad for enheten og bokføres til debet på artskonto 7841 på samme sted/prosjekt/tiltak der inntekten ble inntektsført

For enheter som omorganiserer ved årsskifte.

Det vises til egen bolk "Omorganisering ved årsavslutning" for hvordan enhet dette gjelder skal gi opplysninger for nye stedkoder i tap på fordringer skjemaet.

Kontanter og bankbeholdninger

Enheter som har egne kasse-/bankkonti følger disse opp gjennom bilagsføring, telling og avstemming ved månedsslutt. Kontanter i fremmed valuta omregnes til NOK ved hjelp av kurser fra Norges Bank. Gå inn på Daglige valutakurser - fra 1981 (norges-bank.no) og velg dato og valutakode.

Kontanter skal rapporteres månedlig i forbindelse med levering av avstemmingene. Det finnes ingen særskilte rutiner for dette i tertialavslutningene. 

Av SR/GARK
Publisert 8. des. 2016 12:47 - Sist endret 16. aug. 2019 11:12