Resultatvurderinger

Det finnes to hovedoppgaver under resultatvurderinger: periodiseringer og prosjektavslutning.

Hva kan og skal det periodiseres for?

Det grunnleggende prinsippet for regnskapsføringen er at inntekter skal bokføres i den perioden de er opptjent og at kostnader skal bokføres i den perioden de er påløpt. Det er den enkelte enhet som står ansvarlig for periodiseringene.

Inntekter

Bevilgningsfinansiert aktivitet herunder grunnbevilgningen og annen aktivitet på basis.

Eksternfinansierte prosjekter

Grunnbevilgning/ bevilgningsprosjekter

Andre inntekter

Kostnader

Bidragsprosjekter

Oppdragsprosjekter

 

NEI*)

 

JA

 

JA

Inntekter

NEI*)

Kostnader

JA

Inntekter

NEI

Kostnader

JA

             

Hvilke inntekter kan periodiseres:

Andre inntekter på basis (gitt vesentlighet for enheten)

  • kursinntekter
  • billettinntekter
  • salgsinntekter varer/tjenester
  • andre inntekter på basis som ikke er bevilgning eller tilskudd
  • pasientinntekter

Inntektsreduksjon.

  • Mottatte og inntektsførte NFR midler som enhetene ikke har fått videreformidlet, kan det periodiseres for med debet art 3408
  • Mottatte og inntektsførte bidragsinntekter som enhetene ikke har fått videreformidlet kan det periodiseres for med debet art 3493 (samme art som videreformidlingen vil bli postert på, unntatt videreformidling av midler fra Diku og annen statlig virksomhet som posteres med debet på art 3417 og 3418)
  • Midler benyttet til investeringer, hvor aktiva er mottatt men fakturaen ikke er bokført i OA. Slike investeringer kan det periodiseres for med debet 3495 (investeringer i prosjekter) eller debet 3919 (investeringer i basis eller interne prosjekter). Motposten er kredit 2961

Hvilke inntekter skal ikke periodiseres:

  • Inntekter fra bevilgning (unntak; se punktet "Inntektsreduksjon" i opplistingen ovenfor)
  • Inntekter til prosjekter; både bidrag og oppdrag (unntak; se punktet "Inntektsreduksjon" i opplistingen ovenfor)
  • Internhandel og frikjøpsbilag (motpart 01)

Kostnader

Alle påløpte kostnader skal med i regnskapet for perioden. En kostnad regnes som påløpt når varen eller tjenesten er levert.

Kostnader som er påløpt, men ikke bokført, periodiseres inn i regnskapet, mens kostnader som er bokført i regnskapet, men ikke er påløpt må periodiseres ut av regnskapet.

Behandling av periodiseringer på prosjekter med sluttdato i perioden

Det skal ikke periodiseres på prosjekter som skal avsluttes i rapporteringsperioden, siden periodiseringene tilbakeføres i påfølgende periode. Enheten må selv kontrollere at prosjekter det periodiseres på ikke skal avsluttes i rapporteringsperioden. Dette kan gjøres ved å sjekke periodiseringsbilaget mot oversikten over gyldighetsperioden til prosjektene i rapporten Prosjektregister i Tableau.

Dersom enheten likevel leverer periodiseringer på prosjekter som har sluttdato i rapporteringsperioden, vil SR forlenge prosjektet. SR vil sende melding til enheten.

Vurdering av vesentlighet

Regnskapet skal vise kostnader og inntekter som er reelle for den aktuelle perioden. Ved å periodisere skal man vurdere vesentlighet ut fra hvilke økonomiske betydninger og konsekvenser det vil ha for enheten om kostnaden eller inntekten ikke kommer med. Dersom posten kan påvirke beslutningene ved enheten, er den vesentlig og må tas med/tas ut av regnskapet.

Retningslinjer for tekst på transaksjonen (linjebeskrivelsen):

Teksten på transaksjonen skal beskrive hva periodiseringen gjelder, slik at det er mulig å forstå hvorfor periodisering var nødvendig.

Eksempel:

Art 6792 debet, tekstet med: Service på maskin utført, faktura ikke mottatt.
Merk at teksten på transaksjonen ikke skal inneholde navn på personer. Alternativt kan man bruke egne lister, koder eller lignende som unik referanse.
Når alle periodiseringene er lagt inn skal bilaget balanseres ved at nettosummen føres på art 2961 med tekst:
Fakultet/Avdeling/Senter (stedkode) og sum periodiseringer.

Arter for periodiseringer

Det er tillatt å periodisere kostnader på alle relevante arter som er tilgjengelig i klasse 4, 5, 6 og 7. Det vil si at det kan periodiseres på den arten som kostnaden kommer på eller er bokført på. For inntekter i klasse 3 er det begrensninger ift hva som kan periodiseres (ref. tabellen foran "Tabellarisk oppsummering av periodiseringer").

Periodiseringsartene vil fortsatt være til bruk for de som heller ønsker å bruke de i stedet for reelle arter. Enheten står fritt til å velge. Det er også mulig å kombinere reelle arter med periodiseringsarter. Alle periodiseringspostene balanseres mot art 2961.

Vurderinger av periodiseringer - eksempler på inntekter og inntektsreduksjoner

Følgende områder kan vurderes:

Inntekter fra salg av eiendeler, utstyr og lignende

Inntekter fra denne type salg skal inntektsføres på leveringstidspunktet.

  • Eksempel: Man inngår avtale om salg av utstyr i rapportperioden, utstyret blir overlevert til mottaker i rapportperioden og fakturering av leveransen skjer i fremtidig periode. Inntekten tilhører rapportperioden. Man posterer inntekten i rapportperioden ved å bruke art 3049 periodisering inntekter – kredit. Motposten skal være en del av nettosummen på art 2961.

Inntekt fra salg av tjenester

Inntektsføring skal skje etter hvert som tjenestene ytes.

  • Eksempel: Tjenester blir utført i siste halvdel av rapportperioden og fakturert i fremtidig periode. Inntekten tilhører rapportperioden og korrekt kontering vil være: Art 3049 periodisering inntekter – kredit. Motposten skal være en del av nettosummen på art 2961.

Bidragsinntekter

Inntektsføring skal skje etter faktisk opptjent inntekt på regnskaps- eller avslutningstidspunktet.

  • Eksempel: Vi inntektsfører bidragsinntekter når vi mottar innbetalingene. Der hvor deler av bidraget skal videreformidles til ekstern part kan det periodiseres for den delen med å debitere art 3493 med det beløpet som skal videreformidles. Motposten skal være en del av nettosummen på art 2961.

Investeringer (inntektsreduksjon)

Det er tillatt å periodisere for mottatte aktiva, når fakturaen ikke er bokført i OA. Til dette er det opprettet to arter, en for aktiva som er investert med basismidler (3919), og en art for aktiva hvor det er benyttet prosjektmidler (3495) til investeringen. Se artsoversikt lenger ned på siden. Motposten skal være en del av nettosummen på art 2961.

  • Eksempel: Det er mottatt en maskin som allerede er tatt i bruk. Fakturaen er ikke bokført i OA. Det er basismidler som skal benyttes. Kontering: 3919 Periodisering for investeringer med basismidler – debet. Motposten skal være en del av nettosummen på art 2961.

Kontrollspørsmål for periodisering av inntekter:

  • Er det kontrollert at det ikke er foretatt periodisering av bevilgning/tilskudd/tildeling fra KD, NFR, andre dep./etater samt EUs rammeprogram – unntatt for mottatte aktiva og mottatte NFR midler eller bidragsmidler som skal videreføres til ekstern kontraktspart?
  • Er det kontrollert at det ikke er foretatt periodisering av inntekt på øvrige prosjekt – unntatt for mottatte aktiva?
  • Er alle inntekter som enheten har registrert, men som ikke vedrører denne eller tidligere perioder, periodisert ut av periodens regnskap?
  • Er det kontrollert at andre opptjente inntekter (f. eks kursavgifter, suvenir- og billettinntekter) er periodisert for?
  • Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer?

Vurdering av periodiseringer - eksempler på kostnader og kostnadsreduksjoner

Grunnlag for å identifisere påløpte, ikke bokførte kostnader: Basware

Fakturaer godkjennes fortløpende i Basware. Alle fakturaer som er godkjent før godkjenningsfristen, vil bli overført påfølgende dag og bli bokført i regnskapet i rapporteringsperioden, gitt at de ikke stoppes i fakturakontrollen. Fakturaer som ikke er godkjent innen godkjenningsfristen, vil ikke bli overført til OA i rapporteringsperioden, og enheten må vurdere disse for periodisering.

Tableaurapportene som brukes som grunnlag for vurdering av periodisering av leverandørfakturaer ligger i mappen "UiO Innkjøp og fakturaoppfølging", undermappe "Inngående faktura".

Tableaurapporten som brukes som vurderingsgrunnlag for periodisering av godkjente og konterte fakturaer heter "Konterte ikke overførte leverandørfakturalinjer". Den er begrenset slik at bare fakturalinjer som er godkjent etter godkjenningsfristen kommer med. Rapporten kjøres for egen enhet. Vær OBS på at rapporten viser enkeltlinjer pr. faktura. Dersom en faktura er bare delvis kontert vil eventuelle ukonterte linjer ikke fremkomme i rapporten.

Denne rapporten er bare tilgjengelig ved tertialavslutningene.

For periodisering av fakturalinjer som er kontert og attestert, men ennå ikke godkjent, brukes rapporten "Ikke betalte fakturaer"/"Fakturastatus", begrens på egen enhet og sjekk konterte fakturaer med status "På sirkulasjon".

Som vurderingsgrunnlag for periodisering av ikke konterte fakturaer brukes også rapporten "Ikke betalte fakturaer"/"Fakturastatus. Denne begrenses på egen enhet, og på ikke konterte fakturaer.

Begge rapportene viser gårsdagens data. Vi anbefaler at rapportene over konterte og ikke konterte fakturaer tas ut i løpet av samme arbeidsdag, da er man sikker på at hver faktura bare fremkommer i en av rapportene.

Dersom det er behov for å se fakturaflyten i sanntid brukes Basware Monitor.

Rapportene skal ikke sendes SR men oppbevares av enheten som dokumentasjon på periodiseringer av «Konterte og Ikke konterte fakturaer».

Kontrollspørsmål for periodisering av kostnader:

  • Er det foretatt periodisering for påløpte kostnader som ikke er bokført ved utløpet av perioden?
  • Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer?
  • Har de enheter som omorganiserer og har fakturaer i Basware, sørget for at disse fakturaene er godkjent og klargjort for overføring senest 31.12 kl 23:59 da stedkoden ikke vil være mulig å kontere på etter dette?

Lønnskostnader og trygderefusjoner

Alle lønnskostnader inkludert sosiale kostnader som er påløpt, skal bokføres i perioden, uavhengig av om utbetaling skjer i en annen periode. Dette vil ofte gjelde variable tillegg som overtid, reiseregninger, diverse tillegg, eksamenskostnader, refusjon av utlegg samt refusjoner fra NAV.

Enheten må vurdere behovet for periodisering for sykepenger og annen lønnsrefusjon som ikke er kommet med i perioden, dette vil blant annet omfatte sykemeldinger som ikke er levert til seksjon for lønn (SL).

Periodiseringer knyttet til lønn skal som hovedregel inkludere feriepenger, pensjonskostnader og arbeidsgiveravgift.  Dette gjøres ved å bruke et påslag på 43 % (28 % påslag dersom det er uten pensjonskostnader).

Pensjonsgivende inntekt: I utgangspunktet er det kun avtalt lønn som er grunnlag for pensjon. Når det gjelder hvilke tillegg som kan være pensjonsgivende vises det til Statens Personalhåndbok (lovdata.no).

Husk at linjebeskrivelse på periodiseringer ikke skal inneholde personnavn.

Kontrollspørsmål for periodisering av lønnskostnader:

  • Er det foretatt periodisering for påløpte lønnskostnader som ikke er bokført ved utløpet av perioden?
  • Er periodiseringene inkludert sosiale kostnader?
  • Er det foretatt periodisering av refusjon av sykepenger og/eller andre NAV refusjoner?
  • Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer?

Andre driftskostnader, bokført men ikke påløpt

Kostnader som er bokført, men som gjelder senere perioder, skal periodiseres ut av regnskapet. Dette vil typisk være aktuelt for kostnader som faktureres på forskudd for lengre perioder, eksempelvis husleie, leie av utstyr, ulike typer abonnementer som for eksempel strøm, aviser, lisenser, tjenester o.l.

  • Eksempel: Faktura på husleie på forskudd 3 måneder er bokført i regnskapet. Kostnaden som tilhører de fremtidige periodene periodiseres ut av regnskapet ved å bruke art 6308 til kredit. Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961

Vi ber enhetene være tilgjengelig på telefon/epost ifm periodiseringsfristen i tilfelle uklarheter/feil i periodiseringsbilaget, slik at vi raskt kan få endret/rettet opp.

Periodiseringsarter:

Resultat art

Beskrivelse art

Forklaring/eksempel

 

Klasse 2, Virksomhetskapital og gjeld

 

 

2961

Periodiseringer, samleart

Alle resultatpostene skal summeres og posteres mot art 2961.

 

Klasse 3, Salgs- og driftsinntekter

 

3495

Periodisering for investering med prosjektmidler

Mottatte aktiva hvor faktura ikke er bokført i OA

 

3408

Periodisering for mottatte NFR midler til 3. part

Inntektsførte NFR midler som skal videreformidles til 3. part

 

3049

Periodisering inntekter

Varen/tjenesten er levert, men faktura ikke utstedt og bokført i regnskapet

 

3908

Periodisering kostnader tilskudd

Kontingent, tilskudd (fra basis), representasjon og lignende

 

3919

Periodisering for investering med basismidler

Mottatte aktiva hvor faktura ikke er bokført i OA

 

Klasse 4, Varekostnad

 

4309

Periodisering kostnader, varer og tjenester for videresalg

Innkjøp av varer og tjenester for videre salg

 

Klasse 5, Lønn og godtgjørelser

 

5099

Periodisering fast lønn

Periodiseringskonto fast lønn

 

5199

Periodisering variabel lønn

Periodiseringskonto variabel lønn

 

5803

Periodisering, refusjon av sykepenger

Offentlige refusjoner vedrørende arbeidskraft

 

5997

Periodisering andre personalkostnader

Annen personalkostnad

 

Klasse 6, Annen driftskostnad (kostnader relatert til art 6xxx)

 
 

6308

Periodisering kostnader leie lokaler

Kostnader lokaler inkludert felleskostnader

 

6398

Periodisering kostnader energi og andre kostnader lokaler

Kostnader energi og brensel som ikke er en del av felleskostnader

 

6499

Periodisering for lisenser, maskiner, inventar

Leie maskiner, inventar, lisenskostnader og lignende

 

6549

Periodisering kostnader verktøy, inventar og driftsmateriell. (for kostnader i art 65xx)

Verktøy, inventar og drifts-materialer som ikke skal aktiveres

 

6699

Periodisering kostnader reparasjon og vedlikehold

Reparasjon og vedlikehold

 

6792

Periodisering kostnader tjenester

Fremmedtjenester

 

6899

Periodisering tidsskrifter, abonnementer og andre driftskostnader

Kontorkostnad, trykksak og lignende

 

6949

Periodisering kostnader telefon, porto og lignende

Telefon, porto og lignende

 

Klasse 7, Annen driftskostnad (kostnader relatert til art 7xxx)

 

7197

Periodisering kostnader reise og utlegg

Kostnad og godtgjørelse. For reise, diett, bil og lignende

 

7839

Periodisering andre driftskostnader

Diverse periodisering

 

Hvordan utarbeide periodiseringsbilaget?

Periodiseringsbilag utarbeides i ADI. Merk følgende:

  • Det skal kun leveres ett bilag per enhet (fakultet/senter/museum), såfremt noe annet ikke er avtalt med SR
  • Bruk kategori ”Periodisering” og sett bilagsdato til siste dato i rapporteringsperioden
  • Bilaget valideres, påføres GruppeID, skrives ut, attesteres og godkjennes av BDM og sendes i skannet versjon til: ark-hjelp@admin.uio.no

Omorganisering ved årsskifte

Det vises til egen informasjon "Omorganisering ved årsavslutning" for enheter dette gjelder. For stedkoder som avsluttes må det sendes inn separate periodiseringsbilag påført ny stedkode i egen kolonne som tilbakeføringen skal posteres på. Dette for å legge best til rette for korrekt og enkel tilbakeføring i januar.

  • Enhetene skal benytte ADI-mal for periodisering, se «Konteringsmal for periodiseringer.xls»
  • Enhetene skal selv oppbevare en fullstendig redegjørelse for grunnlaget for periodiseringene, samt all annen underlagsdokumentasjon. Ved eventuelle spørsmål fra Riksrevisjonen, vil SR henvende seg til enheten for å motta underlagsdokumentasjonen for periodiseringene.

Prosjektavslutning

Alle prosjektavslutninger foretas av SR i henhold til rutine for slik avslutning. Prosjektavslutning innebærer regnskapsmessig avslutning av prosjektet og stenging av prosjektkoden for ytterligere bokføring i regnskapet. Følgelig må det ikke periodiseres for inntekter eller kostnader i prosjekter med sluttdato i avslutningsperioden. SR ber enhetene forsikre seg om at periodiseringsbilaget ikke inneholder prosjekter til avslutning mot rapporten «Prosjektregister» i Tableau, under fagområde "UiO Prosjektoppfølging". Dersom dette allikevel blir gjort vil SR forlenge prosjektet og gi melding til enhet om dette.

Dersom enheten ønsker å forlenge et prosjekt med sluttdato i regnskapsperioden, må søknad om forlengelse av kontrakt- og regnskapsperiode være mottatt av SR før forlengelsesfristen angitt i fristkalenderen, som hovedregel omkring den 12.-15. i avslutningsmåneden. Oversikt over aktive prosjekter til avslutning finnes i Tableau, under fagområde "UiO Prosjektoppfølging". Rapporten lister opp alle prosjekter, inkludert prosjektinformasjon registrert i OA, for valgt enhet.

Av SR/GARK
Publisert 8. des. 2016 12:47 - Sist endret 26. aug. 2019 13:48