Lønn

Intern personalhåndbok ved UiO

2.0 Innledning

Statens lønnssystem er hjemlet i hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no), som er forhandlet frem mellom staten som arbeidsgiver v/Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene.

Lønnssystemet åpner for stor grad av fleksibilitet. Det er samtidig en forutsetning at den enkelte virksomhet har en lokal lønnspolitikk, som skal legges til grunn for fastsetting av lønn både ved ansettelse og ved lokale forhandlinger. Lønnspolitikken skal utformes i samarbeid mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene, slik at partene har en felles plattform for praktisering av lønnssystemet.

UiOs lokale lønnspolitikk  er integrert del av personalpolitikken, og skal være et virkemiddel i forhold til å realisere institusjonens overordnede mål. Partenes føringer for lønnsfastsetting ved ansettelse og forhandlinger gjenspeiler altså et felles syn på hvilke lønnsrelaterte tiltak som er nødvendige for å nå UiOs målsettinger.

2.1 Hovedtariffavtalene

Statsansattes lønn er regulert gjennom hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no). Lønnsmessige rammer fastsettes av partene i arbeidslivet i fellesskap, men hovedtariffavtalene må formelt også godkjennes av Stortinget hver gang de er reforhandlet.

2.1.1 Hovedtariffavtalenes status

Hovedtariffavtalebegrepet er i tjenestetvistlovens §11 definert som «en tariffavtale om generelle lønns- og arbeidsvilkår».

Hovedtariffavtalene er rammeavtaler, som gir generelle regler/normer i forhold til lønns- og arbeidsvilkår, og skal legges til grunn ved utforming av alle individuelle arbeidskontrakter. Avtalene inneholder blant annet lønnsplanhefte med lønnsplaner og lønnstabeller, fellesbestemmelser om arbeidsvilkår som eksempelvis permisjon og pensjon, samt bestemmelser om forhandlinger.

En tariffavtale er ufravikelig, jf. tjenestetvistlovens §13, dvs. at den binder både arbeidsgiver og arbeidstaker. Hvis en individuell arbeidskontrakt inneholder noen bestemmelser som strider mot hovedtariffavtalen, så vil den tariffstridige bestemmelsen automatisk bli ugyldig. En arbeidstaker kan dermed eksempelvis ikke tilbys dårligere lønnsvilkår enn det hovedtariffavtalen angir som minimumslønn i det aktuelle tilfellet.

Sentrale hovedtariffoppgjør gjennomføres annethvert år. Det føres normalt sentrale forhandlinger også i mellomåret, men da er det ofte bare selve lønnstabellen som revideres.

2.1.2 Lønnsbegrepet

Staten opererer med «tidlønnssystem», dvs. at lønnen fastsettes i forhold til en tidsenhet (lønn pr. time, måned, år).

Hovedtariffavtalen for LO Stat, Unio og YS stat definerer lønn som stillingens lønn etter hovedlønnstabellen (A-tabellen) og eventuelt faste månedlige tillegg. I hovedtariffavtalen for Akademikerne defineres årslønn som individuelt avtalt lønn. Avtalt lønn omfatter også faste månedlige tillegg som ikke er knyttet til særlige funksjoner eller oppgaver.

Timelønn for arbeidstakere som lønnes pr. time beregnes ut fra årslønnen og arbeidstiden for tilsvarende heltidsstilling.

Lønnen tjener også som beregningsgrunnlag for overtidsbetaling, feriepenger og eventuelle andre tillegg som beregnes i prosent av lønn.

Videre skilles det mellom bruttolønn og nettolønn, hvorav den siste er fratrukket lovbestemt innskudd til Statens Pensjonskasse.

Deltidsansatte utbetales lønn utregnet i forhold til den stillingsprosent vedkommende har.

2.1.3 Lønnsplaner

Alle stillinger i statens hovedtariffområde dekkes av lønnsplaner, som er en del av hovedtariffavtalene (lønnsplanhefte). Prinsippet for organiseringen av lønnsplanheftene er at beslektede stillinger normalt er samlet under samme lønnsplan, eksempelvis lønnsplan 17.510 «undervisnings- og forskerstillinger». En lønnsplan skal altså gjenspeile en «yrkesgruppe». Videre er lønnsplanheftet systematisert i henholdsvis gjennomgående stillinger og etatsstillinger. Gjennomgående stillinger er de som benyttes i flere statsinstitusjoner, for eksempel saksbehandler-, kontor-, ingeniørstillinger. De tilhører den såkalte «90.000-serien» (90 står for gjennomgående, mens de tre neste sifrene nummererer lønnsplanen).

Etatsplanene er organisert departementsvis, og universitetets etatsstillinger finnes under lønnsplanen for Kunnskapsdepartementet.

Med mindre Kommunal- og moderniseringsdepartementet samtykker, kan den enkelte virksomhet ikke benytte stillingskoder på andre etatslønnsplaner enn sine egne.

Hver stilling på lønnsplanen er identifisert ved stillingens navn og stillingskode, samtidig som det er angitt lønnsalternativer.

2.2 Lønnsfastsetting ved ansettelse

Føringene for lønnsfastsetting ved ansettelse er nedfelt i UiOs lokale lønnspolitikk. Retningslinjene skal bidra til en forutsigbar og enhetlig praktisering av lønnssystemet ved universitetet.

Det grunnleggende prinsipp ved enhver lønnsfastsetting er at lønnsnivå skal reflektere oppgave- og ansvarsnivå. Utgangspunktet for avlønning av den enkelte arbeidstaker vil dermed først og fremst være de arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav og det ansvar som er knyttet til stillingen.

2.2.1. Fullmaktsforhold

Dekan eller den dekanen bemyndiger fastsetter lønnsnivå ved kunngjøring og ansettelse i stillinger tilknyttet fakultetene, museumsdirektør for stillinger ved museene og biblioteksdirektøren for stillinger tilknyttet Universitetsbiblioteket. For LOS-avdelinger og andre enheter uten fakultetstilknytning ligger samme fullmakt hos enhetens øverste leder.

Selv om den formelle myndigheten er lagt til lederen på ansettelsesnivået, vil lønnsfastsetting likevel normalt skje på grunnlag av anbefaling fra nærmeste foresatte leder for den aktuelle stillingen. Ansettelsesnivået utøver vanligvis sin beslutningsmyndighet indirekte, dvs. kommer bare inn i saken hvis lønnsplasseringen blir gjenstand for diskusjon.

Videre skal lønnsnivå ved kunngjøring av teknisk/administrative stillinger ta utgangspunkt i stillingsstrukturen for teknisk/administrative stillinger ved UiO, som beskriver oppgaver, ansvarsnivå og kvalifikasjoner tillagt stillingene. Disse skal ligge til grunn både ved kunngjøring og lønnsfastsetting ved ansettelse.

2.2.2 Lønnsplassering ved kunngjøring

Lønnsrammeplasserte stillinger kan kunngjøres innenfor lønnsrammens alternative stiger eller direkte plasserte alternativer i lønnsrammen.

Direkte plasserte stillinger kunngjøres i et lønnsspenn. Alle spennets alternativer er disponible, men størrelsen på spennet skal gjenspeile kravet til samsvar mellom oppgavenivå/kvalifikasjonskrav og lønnsnivå. Er lønnsspennet for stort, kan det være vanskelig å utforme en kunngjøringstekst som tilfredsstiller dette kravet.

Kunngjøringens lønnsalternativer skal ta utgangspunkt i stillingens oppgave-/ansvarsnivå og grunnleggende kompetansekrav. Størrelsen på lønnsspennet/lønnalternativene kan eksempelvis avhenge av bredden i kvalifikasjonskravene. Ofte angir kunngjøringsteksten sekundære ønsker om spesialkompetanse, i tillegg til basiskompetanse (for eksempel: «det vil i tillegg være en fordel med kompetanse innen .......»). Kunngjøringens lønnsalternativ må i så fall ta høyde for at lønnsnivå ved ansettelse da kan variere, avhengig av om den som rekrutteres har spesialkompetanse eller ikke.

Andre faglige begrunnede hensyn, eller den generelle rekrutteringssituasjonen kan også være avgjørende ved valg av kunngjøringens lønnsalternativer.

2.2.3 Tjenestemannsorganisasjonenes drøftingsrett

Tjenestemannsorganisasjonene kan kreve drøftet de lønnsalternativ som er angitt i kunngjøringen, jf. hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.5.

Kunngjøringstekst formidles elektronisk til de fire hovedorganisasjonene ved UiO fra det lokale personaladministrative nivået før kunngjøringen sendes til annonsering.

Tjenestemannsorganisasjonene har 3 virkedagers frist til å kreve drøfting. Eventuelle drøftinger skal gjennomføres på fakultets- eller tilsvarende nivå. Godkjent referat fra drøftingsmøte skal alltid følge en kunngjøringstekst, - også i de tilfeller enighet om lønnsalternativ oppnås på fakultetsnivå.

2.2.4 Lønnsplassering ved rekruttering

Dekan, leder på tilsvarende nivå eller den disse bemyndiger fastsetter lønnsalternativ ved ansettelse innenfor de muligheter som fremgår av kunngjøringen, etter anbefaling fra nærmeste foresatte.

Det skal fremgå av kontrakten hvilket lønnsalternativ som er valgt. For lønnsrammeplasserte stillinger skal det fremgå om lønnsfastsetting er på grunnstige, en alternativ stige eller et direkte plassert lønnsalternativ.

Individuell lønnsfastsetting foretas ut fra en vurdering av oppgave-, ansvars- og kompetansenivå, rekrutteringsmessige eller andre faglig begrunnede hensyn. Ved innplassering på lønnsstige fastsettes lønnstrinn ut fra tjenesteansiennitet,. Vedtaksmyndigheten kan også gi tilleggsansiennitet, dersom det kan begrunnes med rekrutteringshensyn eller andre relevante grunner.

Hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.5 nr.3 fastsetter at 

Arbeidsgiver skal inntil 12 måneder etter tilsetting i virksomheten, og ved overgang fra midlertidig til fast tilsetting vurdere arbeidstakerens lønnsplassering på ny innenfor stillingens lønnsalternativer.

Arbeidsgiver kan altså justere lønnen etter at den nyansatte har fungert en tid i stillingen, og er da ikke er bundet til å holde seg innenfor de lønnsalternativene stillingen ble lyst ut i. Ved slik endring kan samtlige lønnsalternativ tilknyttet den aktuelle stillingen benyttes.

Ved forlenget midlertidig ansettelse kan arbeidsgiver også endre arbeidstakerens lønnsplassering, dersom det er grunnlag for oppjustering. Forlengelse krever formelt ansettelsesvedtak, og vurdering av lønnsvilkår skal være del av saksbehandlingen ved enhver ansettelse.

2.3 Tjenesteansiennitet

Ved ansettelse i stilling som lønnes på stige, må det lokale personaladministrative nivået beregne arbeidstakerens tjenesteansiennitet. Begrepet «tjenesteansiennitet» er definert i hovedtariffavtalenes fellesbestemmelser § 2 nr. 5 som:

  • tjenestetid som opparbeides i stilling(er)
  • eventuell tidligere annen tjeneste som godskrives etter reglene i § 5
  • tilleggsansiennitet som gis etter reglene i nr. 6
  • permisjoner etter § 6, jf. § 4 nr. 3

Regler om beregning av tjenesteansiennitet er nedfelt i hovedtariffavtalenes fellesbestemmelser §§ 4, 5 og 6.

2.3.1 Fullmaktsforhold

Dekan/ledelse på tilsvarende nivå eller den disse bemyndiger har den formelle fullmakten til å lønnsplassere ved ansettelse, og dermed også til å fastsette tjenesteansiennitet. Praktisk beregning av ansiennitet foretas imidlertid på det lokale personaladministrative nivået.

2.3.2 Godskrivingsregler

All yrkespraksis på mer enn 3 måneders varighet skal medregnes i tjenesteansienniteten. Utenlandsk praksis godskrives etter de samme regler som gjelder for innenlandsk privat praksis på den enkelte lønnsplan. Arbeidsgiver vurderer om den utenlandske praksisen er av betydning for den aktuelle stillingen.

For øvrig gjelder følgende generelle godskrivingsregler:

  • All militærtjeneste, polititjeneste, sivilforsvarstjeneste og siviltjeneste godskrives fullt ut.
  • Omsorgsarbeid godskrives med inntil 3 år
  • All yrkespraksis av mer enn 3 måneders sammenhengende varighet godskrives fullt ut. Tidligere relevant yrkespraksis skal likevel medregnes, når yrkespraksisen er opparbeidet i et yrke hvor kortere arbeidsoppdrag er vanlig.

Med omsorgstjeneste menes omsorg for barn (under 18 år) eller pleie av eldre eller syke i hjemmet. Arbeidstakeren må selv anmode om å få medregnet omsorgstjeneste.

Stillingene vil i tillegg til de generelle regler omfattes av en eller flere spesielle regler (se tjenestetidsreglene i hovedtariffavtalen §5 B). Det fremgår av den enkelte lønnsplan hvilke regler som gjelder. Videre kan den enkelte lønnsplan ha særbestemmelser for enkelte stillingskoder.

Innplassering skal skje på grunnlag av de godskrivingsregler som gjelder for den aktuelle stilling, uansett ansettelsesforholdets varighet. Det innebærer at tjenesteansiennitet må beregnes også ved ansettelse i kortvarige arbeidsforhold.

Tjenesteansiennitet regnes fra tidligst fylte 18 år, jf. hovedtariffavtalenes § 4 nr. 1. Det er altså en nedre grense for fra hvilket tidspunkt tjenesteansienniteten kan fastsettes, men unntak kan gjøres dersom det er aktuelt å gi tilleggsansiennitet. Videre kan det gjøres unntak ved tilståelse av fiktiv ansiennitet, eksempelvis ved innplassering av arbeidstakere med høyere utdanning (spesiell godskrivingsregel nr. 1 og 2).

Utgangspunktet for beregning av tjenesteansiennitet er den 1. i den måned vedkommende tiltrer.

Som det fremgår i statens personalhåndbok godskrives ikke tidligere tjeneste under 14 timer pr uke. Deltidstjeneste fra 14 til 26 timer godskrives med halvparten, mens deltidstjeneste på 27 timer eller mer godskrives fullt ut. Dette gjelder også i forhold til omsorgstjeneste.

Dersom ikke annet er bestemt beholdes tjenesteansiennitet ved direkte overgang innen 2 måneder fra en stilling til en annen innenfor staten. Dette gjelder også ved overgang fra deltidsstilling til heltidsstilling i det statlige tariffområdet.

All permisjon med hel eller delvis lønn medregnes i tjenesteansienniteten. Reglene om medregning av permisjoner i tjenesteansienniteten er for øvrig samlet i fellesbestemmelsenes § 6.

2.3.3 Tilleggsansiennitet

Arbeidsgiver kan gi tilleggsansiennitet, - dvs. «ansiennitet som arbeidstakeren kan gis ved ansettelse utover det vedkommende etter gjeldende godskrivingsregler har krav på» (fellesbestemmelsenes § 2 nr. 6).

Dersom lønnsfastsettende myndighet benytter fullmakten til å gi tilleggsansiennitet i forbindelse med lønnsfastsetting, skal også dette, i tillegg til faktisk tjenesteansiennitet, fremgå av kontrakten.

Hvorvidt en arbeidstaker skal gis tilleggsansiennitet, vil i stor grad bero på en skjønnsmessig avveining fra arbeidsgivers side. Begrunnelsen kan eksempelvis være knyttet til eventuelle behov for å rekruttere en spesielt attraktiv og relevant kompetanse eller til de lønnsforhold en aktuell søker har i den stillingen vedkommende kommer fra.

2.3.4 Dokumentasjonskrav

Grunnlag for beregning av tjenesteansiennitet skal være dokumentert. Det lokale personaladministrative nivået skal gjøre arbeidstakeren oppmerksom på hvilken tjeneste som kan godskrives, men arbeidstakeren må selv fremskaffe nødvendige attester. Godskrivingsreglene utgjør imidlertid en del av de ansattes rettigheter, og arbeidsgiver har dermed plikt til å klarlegge tjenestetid som har betydning for lønnsfastsettingen.

Arbeidstakeren må selv fremme skriftlig anmodning om å få medregnet omsorgstjeneste. Ved medregning av omsorg for barn i hjemmet, kan det kreves fremlagt fødselsattest/dåpsattest. Når det gjelder omsorg for gamle eller syke kan det kreves fremlagt attest fra lege eller sosialkontor.

Også for bilagslønnet personale må beregning av tjenesteansiennitet være dokumentert.

2.3.5 Endring av fastsatt tjenesteansiennitet

Dersom arbeidstakeren senere i ansettelsesforholdet legger frem krav om medregning av ytterligere praksis, må arbeidsgiver vurdere om det foreligger grunnlag for å endre tjenesteansienniteten.

Skyldes en eventuell endring at arbeidstakeren har unnlatt å legge frem tilstrekkelig dokumentasjon ved tiltredelsen, skal ny tjenesteansiennitet gis virkning fra tidspunktet for søknad om endring.

Skyldes endringen at arbeidsgiver i utgangspunktet har gjort feil ved beregningen, skal justeringen gjøres gjeldende med tilbakevirkende kraft fra tiltredelsestidspunktet.

Den vanlige foreldelsesfristen for krav på lønn er 3 år fra den dagen fordringen er forfalt. Når det gjelder selve vurderingen av om foreldelsesinnsigelsen skal frafalles i det enkelte tilfelle, må denne finne sted ut fra en konkret rimelighetsbetraktning. Viktige momenter vil i denne forbindelse være om den som innehar kravet ville lide et uforskyldt tap dersom innsigelsen gjøres gjeldende.

Myndigheten til å behandle krav om endring i tjenesteansiennitet er den samme som ved lønnsplassering.

2.4 Andre bestemmelser om godtgjøring

2.4.1 Overtidsgodtgjøring

Bestemmelser om overtid er nedfelt i fellesbestemmelsenes § 13, jf. arbeidsmiljølovens § 10-6 (lovdata.no).

For pålagt overtidsarbeid utbetales et tillegg til timelønnen på 50 % (overtidsgodtgjørelse). Tillegget økes til 100 % for overtidsarbeid mellom kl. 20.00 og 06.00 og for overtidsarbeid på lørdager, søn- og helgedager og etter kl. 12.00 på onsdag før skjærtorsdag, jul- og nyttårsaften (forhøyet overtidsgodtgjørelse). Se for øvrig fellesbestemmelsenes §§ 15 og 16 om natt-, lørdag- og søndagsarbeid og arbeid på helge- og høytidsdager.

Overtid føres i HR-portalen.

Overtidsgodtgjøring er underlagt de vanlige regler for attestasjon og anvisning av utgifter i statsregnskapet. Regninger som anvises skal være attestert av en overordnet som har nødvendig grunnlag for å kontrollere at regningen er i samsvar med de underliggende forhold, - inkludert at den ytelse det betales for er oppfylt.

Kontrollplikten gjelder også fullt ut ved avspasering, som er regulert i fellesbestemmelsenes § 13, pkt. 3:

Etter avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver i det enkelte tilfelle kan pålagt opparbeidet overtid avspaseres time for time. I tillegg til fritiden har arbeidstakeren i slike tilfelle krav på å få utbetalt differansen mellom ordinær lønn og overtidsgodtgjørelse (overtidstillegget).

Ved avspasering må lederen bekrefte godkjent avspassering i HR-portalen.

2.4.2 Stedfotredertjeneste

Reglene om fungeringstillegg/stedfortredergodtgjøring fremgår av fellesbestemmelsenes §12 (lovdata.no).

Plikten til stedfortredertjeneste er generell for alle arbeidstakere i virksomheten, og gjelder uansett årsaken til den egentlige stillingsinnehaverens fravær og uavhengig av om fraværet er med eller uten lønn.

Forutsetninger for utbetaling av fungeringstillegg er blant annet at vedkommende arbeidstaker:

  • fungerer i høyere lønnet stilling
  • overtar stillingens arbeids- og ansvarsområde
  • er gitt eksplisitt pålegg om å fungere

Dersom arbeidstakeren ikke overtar hele arbeids- og ansvarsområde fordi vedkommende ikke fyller stillingens kvalifikasjonskrav, kan det utbetales delvis godtgjørelse.

Det skal ikke utbetales stedfortredergodtgjøring for kortere fungeringsperiode enn en uke, men tariffavtalen angir ingen begrensning for hvor lenge en fungeringsperiode kan vare. Statsansatteloven tar imidlertid forbehold om at tilsetting over 6 måneder skal følge vanlige prosedyrer for kunngjøring, behandling i innstillings- og tilsettingsråd, og stedfortrederordninger bør dermed ikke vare lenger enn 6 måneder.

Kjedefungering skal normalt ikke forekomme.

Det utbetales ikke stedfortredergodtgjøring dersom den egentlige stillingsinnehaveren bare er delvis borte fra sin stilling.

Pensjonsgrunnlaget påvirkes først når fungeringen har vart i 2 år. Dette blir dermed sjelden aktuelt, siden stedfortrederordninger ikke bør overstige 6 måneder.

Se skjema for krav.

2.4.3 Trekk i lønn

Arbeidsmiljølovens § 14-15 (lovdata.no) begrenser adgangen til trekk i lønn. Bortsett fra i særlige tilfeller som er nevnt i loven (blant annet trekk av fagforeningskontingent), er det ikke adgang til å foreta fradrag i lønn med mindre dette er avtalt skriftlig med arbeidstakeren.

Spørsmål om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn må avgjøres i hvert enkelt tilfelle i samråd med Seksjon for lønn, og vil blant annet være avhengig av om beløpet er mottatt «i god tro». Har arbeidstakeren mottatt for mye lønn i «god tro», kan lønnstrekk ikke gjennomføres med mindre arbeidstakeren har vist grov uaktsomhet. Det vil i så fall være av betydning om arbeidsgiverens oppgave over lønnens størrelse og hvordan den er beregnet gjør det lett for arbeidstakeren å oppdage eventuelle feil.

Det er uansett et ufravikelig krav at det på forhånd skal være inngått skriftlig avtale før det foretas trekk i lønn. I universitetets arbeidskontrakter er det innarbeidet fast forbehold om at «Er det foretatt feil avlønning, kan arbeidsgiver senere foreta nødvendig lønnsjustering», men hver enkelt sak må likevel vurderes individuelt.

2.5 Lokale lønnsforhandlinger

Adgangen til å føre årlige lokale forhandlinger er hjemlet i hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.1. Forhandlingene føres en gang i kalenderåret, med virkning fra en nærmere avtalt dato. Forutsetningen er at de sentrale partene i staten har avtalt at det skal føres lokale forhandlinger i virksomhetene.

2.5.1 Fullmaktsforhold

Fullmakten til å forhandle på arbeidsgiversiden er som utgangspunkt lagt til UiO på institusjonsnivå. Hovedtariffavtalenes pkt.2.2 åpner for at forhandlingsfullmakt kan delegeres til fakulteter eller enheter på tilsvarende nivå, dersom UiO og tjenestemannsorganisasjonene blir enige om det. Ved evt uenighet kan spørsmålet løftes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet, som avgjør etter drøfting med hovedsammenslutningene.

2.5.2 Finansieringskilde

 I UiOs budsjettmodell (nettobudsjettering), er disse midler til locale lønnsforhandlinger allerede tildelt enhetene i budsjettrammene. Enhetene må derfor selv sørge for at det settes av midler til lokale lønnsforhandlinger, men UiO er forpliktet til å føre lønnsforhandlingen i forhold til den potten de sentrale partene er blitt enige om. Departementet beregner hvordan den avsatte potten fordeles på de enkelte statlige virksomheter.

UiO kan i tillegg velge å selv legge til midler i forhandlingspotten.

2.5.3 Mekanismer

Ordinære mekanismer for lønnsjustering under forhandlingene er:

  • endret plassering innenfor lønnsrammens alternativer
  • endret plassering innenfor stillingens lønnsspenn
  • omgjøring til annen stillingskode
  • tilleggsansiennitet
  • fast eller tidsavgrenset kronetillegg

Lønnskrav skal være forankret i de prinsipper som er nedfelt i UiOs lokale lønnspolitikk.

2.5.4 Saksgang

Hovedtariffavtalene forutsetter at det skal gjennomføres et forberedende møte mellom partene før forhandlingene starter. Partene ved UiO møtes dermed i forkant av forhandlingene for å diskutere plan for gjennomføringen. Formålet er å klarlegge prosedyrer, formelle og økonomiske rammer, føringer, status for lokal lønnsutvikling og lignende.

Lønnskrav med en kortfattet begrunnelse utarbeides av lokal leder på særskilte skjema avhengig av den ansattes fagorganisering.

Ansvaret for innbyrdes rangering av lønnskrav følger gjeldende fullmaktsforhold på de ulike organisatoriske nivåene. Instituttleder eller den vedkommende bemyndiger er i kraft av sin lokale arbeidsgiverrolle ansvarlig for vurdering av lønnskrav for personalet ved sitt institutt. Kravene kanaliseres tjenestevei til fakultetsledelsen/ledelse på tilsvarende nivå. Fakultetsvis samordning og endelig prioritering av kravene foretas av fakultetets ledelse. For andre avdelinger/enheter ligger ansvaret hos øverste leder.

Dette arbeidet er en del av arbeidsgivers saksforberedelse, og tjenestemannsorganisasjonene skal ikke involveres før de formelle forhandlingene starter. Videre er konfidensialitet en ufravikelig forutsetning i behandlingen av krav på alle nivåer.

Ansatte med lønnsutgifter dekket av ekstern finansieringskilde, men lønnsutbetaling fra UiO , omfattes også av forhandlingene.

Den enkelte ansatte kanaliserer personlig krav til tjenestemannsorganisasjonene, som fremmer krav på vegne av sine medlemmer. Arbeidstaker kan for øvrig be om en årlig lønnssamtale med sin leder, se hovedtariffavtalenes fellesbestemmelser § 3 nr. 5. Leder bør i samtalen orientere den ansatte om enhetens og virksomhetens mål og utfordringer, samt hva som forventes av medarbeideren og hva som er UiOs lønnspolitikk. Samtidig bør den ansatte gi uttrykk for sine forventninger. Samtalen er ikke forhandlinger om lønn, fordi det må skje mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene. Lønnssamtaler setter altså ikke gjeldende forhandlingsordning til side, men kan bidra til at partene lokalt kan forhandle ut fra mer kunnskap om den enkelte ansatte.

Et grunnleggende premiss i forhandlinger er at det er to likeverdige parter, nemlig arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene. Partene har samme tyngde ved forhandlingsbordet, og må bli enige før det kan foreligge et forhandlingsresultat. Gjennomslag for et krav forutsetter dermed tilslutning fra bade arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene, og det å fremme et krav er således ikke ensbetydende med at lønnsopprykk innvilges.

Professor II-stillinger omfattes ikke av hovedtariffavtalene, og ansatte i denne gruppen kan derfor ikke tas med i lønnsforhandlingene. Siden lønnsfastsettingen ikke er forhandlingsgjenstand, vil eventuell endring av individuell lønn for denne gruppen være underlagt arbeidsgivers styringsrett. UiO har derfor innført en administrativ rutine hvor lønnsutvikling til ansatte i professor II-stillinger vurderes parallelt med ordinære lokale forhandlingsrunder. Forslag på lønnsendring kan fremmes fra instituttnivå som for andre ansatte til ledelsen på fakultetsnivå. Forslagene vurderes av dekanen ut fra de samme kriterier som for andre toppstillinger og den endelige vurdering foretas av leder på ansettelsesnivå (eks. dekan).

2.5.5 Forhandlinger på særlig grunnlag

Etter hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3 kan partene lokalt føre forhandlinger dersom det foreligger «særlige grunnlag». Krav om lønnsjustering etter hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3 fremmes tjenestevei til Avdeling for personalstøtte, men forhandlingene føres av leder ved det aktuelle fakultet/enhet på tilsvarende nivå, eller den disse bemyndiger.

Som ved årlige forhandlinger fremmer arbeidsgiver krav for egne ansatte og fagforeningene fremmer krav på vegne av egne medlemmer.

Forhandlinger etter hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3 arrangeres 5-6 ganger i året, se aktuelle datoer.

Med hjemmel i hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3 nr. 1a kan det føres forhandlinger dersom det «har skjedd vesentlige endringer i de forhold som er lagt til grunn ved fastsetting av stillingenes/arbeidstakernes lønn.» Slike krav må være dokumentert (for eksempel med utgangspunkt i kunngjøringstekst), slik at det er mulig å måle endringene i oppgaver. Det er ikke alene tilstrekkelig grunnlag at en arbeidstaker har fått nye oppgaver, fordi det vil de fleste få etter hvert som de har fungert i sin stilling en stund. Det avgjørende er at arbeidstakeren får oppgaver som krever noe kvalitativt mer enn tidligere, og at de nye oppgavene ligger på et høyere nivå. I tillegg må de oppgavene som er forskjellig fra tidligere ha et omfang som gjør endringen «vesentlig», og bør derfor utgjøre en stor del av arbeidstakerens arbeidsdag . Kravet om vesentlig endring går således både på arbeidsoppgavenes nivå og omfang.

Krav etter denne bestemmelsen skal inneholde følgende opplysninger:

  • Stillingsinnehaverens navn
  • Tjenestested
  • Nåværende normering (lønnsplan, kode, lønnstrinn m/alternativangivelse for lønnsramme)
  • Opprinnelig stillingsinnhold (vedlagt kunngjøringstekst og/eller beskrivelse av stillingsinnhold tilbake til evt. siste endring)
  • Beskrivelse av dagens ansvars- og arbeidsoppgaver
  • Utdyping av de forhold som har ført til endring i ansvars- og arbeidsinnhold.
  • Argumentasjon for kravet·
  • Krav til ny innplassering (Lønnsplan, kode, lønnstrinn m/alternativ for de i lønnsramme)


Hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3 nr 2 åpner for at det etter avtale med de tillitsvalgte også kan gis tidsavgrenset eller varig lønnsendring når det er særlige vansker med å rekruttere eller beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft. Ved krav om justering av lønn begrunnet i rekrutteringshensyn, må det dokumenteres at det er en reell risiko for å miste spesielt verdifull kompetanse. Ett eksempel kan være at arbeidstakeren har fått tilbud om annen stilling hos ekstern arbeidsgiver, og at UiO mener det vil være vanskelig å erstatte kompetansen dersom vedkommende slutter. UiO benytter ikke denne hjemmelen ved intern konkurranse om arbeidstakere.

Hovedtariffavtalenes pkt 2.5.3 nr 2 åpner også for individuelle lønnsforhandlinger for «arbeidstakere som har gjort en ekstraordinær innsats». Med begrepet «ekstraordinær» forstås innsats langt utover det en ville kunne forvente i vedkommendes stilling. Det skal også være en del av arbeidsoppgavene tillagt stillingen og ikke oppdrag og verv den ansatte har påtatt seg utenfor UiO. Det må være en forutsetning at den ansatte har oppfylt de arbeidsoppgaver/undervisnings- og forskningsplikter som er lagt til stillingen.

Partene ved UiO har for øvrig med hjemmel i denne tariffbestemmelsen inngått egen avtale om vurdering av lønnsvilkår for ansatte som tilstås opprykk til vitenskapelig toppstilling.

Krav begrunnet i rekrutteringshensyn eller ekstraordinær innsats kan ikke tvisteløses slik som øvrige krav etter hovedtariffavtalenes pkt. 2.5.3. Kommer partene ikke til enighet, så er det arbeidsgivers siste tilbud som gjelder.

Se skjema for krav.

2.5.6 Lokale særavtaler om lønnstillegg

UiO har noen lokale særavtaler som omhandler lønnsendring.

Særavtale om lønnstillegg for midlertidige tilleggsoppdrag ved Universitetet i Oslo

Partene ved UiO har inngått en egen avtale om lønnstillegg for midlertidige tilleggsoppdrag ved Universitetet i Oslo.

Midlertidige tilleggsoppdrag kan eksempelvis være knyttet til forskningsprosjekter innen særskilte innsatsområder, hvor hensynet til faglig tyngde tilsier at man benytter interne forskere som er spesielt kvalifisert til å lede prosjektet. Tillegg kan også være aktuelt for administrativt personale, som i kraft av sin kompetanse og kjennskap til lokale forhold kan være verdifulle som pådriver og koordinator i utviklingsprosjekter. Det kan også benyttes for midlertidige arbeidsoppgaver av mer krevende karakter. Det er en forutsetning at oppdraget kommer i tillegg til ordinære oppgaver, og at den ansatte dermed tillegges et midlertidig merarbeid som går ut over rammen av ordinære arbeidsplikter.

Tilståelse av slike tillegg er i utgangspunktet forhandlingsgjenstand, men etter avtale mellom partene har arbeidsgiver fått fullmakt fra tjenestemannsorganisasjonene til administrativ behandling av søknader om denne type lønnstillegg.

Størrelsen på lønnstillegget vil variere i hvert enkelt tilfelle. Utgangspunktet for beregning kan være det lønnsnivå som ville vært rimelig å gi dersom oppgaven var permanent. Blir en saksbehandler eksempelvis pålagt midlertidig prosjektledelse, skal tillegget tilsvare mellomlegget mellom saksbehandlerenes ordinære lønn og det vedkommende ville fått med fast prosjektlederansvar.

Krav om midlertidige lønnstillegg sendes Avdeling for personalstøtte (AP) via ePhorte, som igjen oversender kravene til henholdsvis Parat, Akademikerne, NTL og Forskerforbundet, i forkant av endelig avgjørelse (hovedtillitsvalgte@uio.no). Tjenestemannsorganisasjonene gis en frist på 3 dager fra mottak av vedtaksforslaget til å kreve forhandlinger. Dersom organisasjonene ikke har merknader, sender Avdeling for personalstøtte brev om lønnstillegget til arbeidstaker med kopi til Seksjon for lønn og berørte enheter.

Avtale om vurdering av lønnsvilkår for ansatte som tilstås opprykk til vitenskapelig toppstilling

UiO og tjenestemannsorganisasjonene har i protokoll av 1. mars 2006 inngått lokal avtale om hvordan lønnsendring for ansatte som tilstås opprykk til vitenskapelig toppstilling skal behandles. Partene har avtalefestet å benytte den adgang hovedtariffavtalenes pkt 2.5.3 gir til individuell lønnsvurdering for ”arbeidstakere som har gjort en ekstraordinær innsats” . Det er da lagt til grunn at arbeidstakerens plikter i utgangspunktet er knyttet til mellomgruppestilling, og at innsats som kvalifiserer til toppstilling dermed kan gjenspeile ” ekstraordinær innsats ”. Spørsmålet skal imidlertid vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Ordningen innebærer ikke noen automatisk rett til individuell lønnsøkning. Intensjonen er at ansatte som får kompetanseopprykk gis mulighet for parallell vurdering av sitt lønnsnivå, basert på konkret måling av prestasjoner.

 

Publisert 16. jan. 2014 16:43 - Sist endret 11. nov. 2019 11:24