Vilkår ved fratredelse

Intern personalhåndbok ved UiO

6.0 Innledning

Ved faste ansettelsesforhold skjer fratredelse normalt ved at arbeidstakeren selv sier opp stillingen, eller eventuelt går av med pensjon. I enkelte tilfeller er det imidlertid arbeidsgiver som iverksetter oppsigelse eller avskjed, og da utløses omfattende krav til saksbehandlingen fastsatt i forvaltningsloven og statsansatteloven.

6.1 Ordinær fratredelse

6.1.1 Oppsigelse fra arbeidstaker

En arbeidstaker har alltid rett til å si opp sin stilling og dermed bringe arbeidsavtalen til opphør. Denne retten er absolutt, og gjelder selv om det er forhåndsavtalt en lengre ansettelsesperiode, eksempelvis ved midlertidig ansettelse eller avtalt plikttjeneste.

Arbeidstaker er imidlertid forpliktet til å overholde oppsigelsestid, som i statsansatteloven § 22  (lovdata.no) er fastsatt til:

  • Om ansettelsestiden er mindre enn ett år: en måned.
  • Om ansettelsestiden er ett år eller mer: tre måneder.

Oppsigelsestiden løper fra og med den dato oppsigelsen foreligger. Fristene i statsansatteloven er ikke til hinder for at partene kan avtale kortere oppsigelsestid, men arbeidstakeren kan ikke kreve dette.

Hvis arbeidstaker fratrer uten å overholde gjeldende oppsigelsestid er det brudd på arbeidsavtalen, og kan gi grunnlag for krav om erstatning fra arbeidsgivers side.

Har arbeidstakeren hatt flere sammenhengende ansettelsesforhold ved UiO, vil den totale tjenestetiden være grunnlaget for fastsetting av oppsigelsestid. Dette gjelder selv om tjenesten har vært ved forskjellige enheter.

Det er ikke lovfestet noen formregler til oppsigelse fra arbeidstaker, men av dokumentasjonshensyn krever UiO at oppsigelsen skal være skriftlig.

Melding fra ansatte som ønsker å si opp sin stilling sendes via nærmeste overordnede til det lokale personaladministrative nivået.

Ved ordinær oppsigelse fra arbeidstaker vil saksbehandlingen normalt være begrenset til å fastsette tidspunktet for opphør av tjenesten. For øvrig tar arbeidsgiver bare til etterretning at arbeidstakeren velger å avslutte arbeidsforholdet.

For å unngå utbetaling av lønn ut over fratredelsestidspunktet må melding være sendt Seksjon for lønn i god tid før fratredelsen. Er det utbetalt for mye lønn, vil det lokale personaladministrative nivået ha ansvar for å klargjøre med arbeidstakeren hvordan dette skal tilbakebetales.

For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at en ansatt som slutter på en fredag, skal ha fratredelsesdato registrert til påfølgende søndag. Dette har sammenheng med at lønnstabellens beregninger er basert på kalenderdager (dvs. medregnet lørdag og søndag).

6.1.2 Opphør av midlertidig tjeneste

Statsansatteloven § 17 (lovdata.no) regulerer opphør av midlertidig tjeneste;

Midlertidige arbeidsavtaler etter § 9 opphører ved det avtalte tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt.

Når det gjelder vikarer, så er det formelt sett ikke nødvendig å tidfeste vikariatets varighet. Av og til er det vanskelig å forutsi hvor lenge vikariater vil vare, eksempelvis dersom fraværet skyldes sykdom. Det kan derfor være hensiktsmessig å formulere ansettelsesperioden i kontrakten slik:

fra.........(dato) og inntil stillingens faste innehaver gjeninntrer, men ikke ut over ...(dato).

Gjeninntrer stillingsinnehaveren tidligere enn antatt skal vikaren i prinsippet fratre, men skal ha varsel en måned i forveien. I slike situasjoner må hver sak likevel vurderes individuelt, fordi vikaren vanligvis bør kunne forholde seg til den datoen som er angitt i kontrakten. Vikaren må også fratre når stillingens faste innehaver ikke gjeninntrer, men stillingen blir besatt med ny stillingsinnehaver etter kunngjøring. Et tidsbegrenset vikariat kan for øvrig avsluttes ved utløpet av avtalt periode hvis arbeidsgiver vurderer det slik at arbeidsoppgavene ikke lenger skal utføres, eller fordeles på andre arbeidstakere ved tjenestestedet. Det vil derimot ikke være saklig å erstatte en vikar med en annen vikar, med mindre det er aktuelt med oppsigelse eller avskjed.

Universitets- og høgskolelovens § 6-5 første ledd (lovdata.no)  åpner for midlertidig ansettelse av vitenskapelig personale, når det er problemer med å rekruttere kvalifiserte søkere. Hensikten er å gi en søker mulighet til å kvalifisere seg for den utlyste stillingen . Arbeidstakeren ansettes for inntil 3 år, med mulighet for forlengelse inntil 6 måneder for å gjennomføre en kvalifikasjonsvurdering av vedkommende. Ved utløpet av kvalifiseringsperioden har arbeidstakeren da krav på fast ansettelse i stillingen såfremt vedkommende har oppnådd å kvalifisere seg.

Universitets- og høgskolelovens § 6-5 annet ledd (lovdata.no) åpner for midlertidig ansettelse I tilfeller hvor det ikke melder seg kvalifisert søker, og er helt nødvendig å foreta ansettelse av hensyn til undervisningssituasjonen. Her er det snakk om midlertidig ansettelse i lavere stilling enn det som er kunngjort, for å avhjelpe en vanskelig undervisningssituasjon. Maksimal periode er også da 3 år og 6 måneder, men stillingsinnehaveren skal i slike tilfeller fratre ved periodens utløp slik som forutsatt i statsansattelovens § 17.

Statsansatteloven § 17 fjerde ledd forutsetter at:

Statsansatte som har vært ansatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet.

Arbeidsgiver er således pålagt å gi en måneds varsel dersom tjenestetiden overstiger ett år. Slikt varsel om fratredelse omfattes imidlertid ikke av krav til saksbehandlingsprosedyrer etter forvaltningsloven og statsansatteloven som ved oppsigelse. Unnlatt varsel kan imidlertid gi arbeidstakeren rett til inntil en måneds lønn ekstra. Dersom varsel uteblir, og arbeidstakeren fortsetter i tjenesten i lengre tid etter at vedkommende skulle ha fratrådt, kan ansettelsesforholdet bli å betrakte som ikke tidsavgrenset. Arbeidsgiver må i så fall gå til oppsigelse for å bringe ansettelsesforholdet til opphør. Det er dermed viktig at de lokale personaladministrative nivåene etablerer gode rutiner med hensyn til varsel om fratredelse.

6.2 Fratredelse ved pensjon

Når en arbeidstaker pensjoneres blir arbeidsinntekten avløst av pensjon. Vilkår for pensjonering skiller mellom aldersgrense og pensjonsalder. Aldersgrensene er definert i lov om aldersgrenser, og angir når en arbeidstaker har plikt til å fratre. Pensjonsalder er det tidspunkt en arbeidstaker har rett til å fratre med straks løpende pensjon. De siste årene har pensjonsalderen i Norge blitt mer fleksibel, og gir nå stort rom for personlig frihet til å velge mellom å pensjonere seg mellom 62 og 70 år.

Pensjonsrettigheter er hjemlet i henholdsvis lov om Statens Pensjonskasse (lovdata.no), folketrygdloven (lovdata.no) og hovedtariffavtalene i staten (lovdata.no).

6.2.1 Statens Pensjonskasse

Statens Pensjonskasse er en felles pensjonsordning for statens arbeidstakere. Pensjon fra Statens Pensjonskasse er en tjenestepensjon, dvs. en rettighet knyttet til arbeidsforholdet og er en del av ansettelsesvilkårene. Tjenestepensjon kommer i tillegg til den pensjon arbeidstakeren har krav på fra folketrygden, men blir likevel samordnet.

Medlemskap i Statens pensjonskasse inntrer på tidspunktet for tiltredelsen, og er uavhengig av hvor lenge ansettelsesforholdet skal vare. Det er likevel en forutsetning at tjenesten utgjør minst 14 arbeidstimer pr. uke. Varierer arbeidstiden periodevis, er det den gjennomsnittlige arbeidstiden i en kalendermåned som har betydning.

Vikarer som er formidlet via Vikartjenesten og lærlinger som er ansatt i statlig virksomhet har også rett til medlemskap i Statens pensjonskasse.

Statsansatte trekkes et pensjonsinnskudd på 2 % av pensjonsgrunnlaget, og utbetales derfor vanligvis nettolønn (bruttolønn minus pensjonsinnskudd).

For å få rett til pensjon fra Statens Pensjonskasse må arbeidstakeren ha vært medlem i minst 3 år. Sammenhengende tjenestetid som overstiger 3 måneder blir meldt til pensjonskassen fra arbeidsgiver, og registreres automatisk som pensjonsgivende. Tjenesteperioder på mellom 1 og 3 måneder er også pensjonsgivende. For å få medregnet slik tjeneste, må arbeidstakeren imidlertid legge frem sluttseddel fra arbeidsgiver i forbindelse med pensjonering. Det er videre et vilkår for medlemskap at arbeidstakeren vil kunne oppnå 5 års samlet tjenestetid ved aldersgrensen.

Det er NAV som utbetaler pensjonen fra Statens Pensjonskasse.

6.2.2 Pensjonsgrunnlag

Pensjonsgivende tjenestetid er det antall år arbeidstakeren har vært medlem av pensjonsordningen. Det gjøres oppmerksom på at «tjenesteansiennitet» (som fastsettes ved ansettelse og står på lønnsslippen) ikke er det samme som pensjonsgivende tjenestetid.

For å oppnå fulle pensjonsytelser må arbeidstakeren ha vært medlem i Statens Pensjonskasse eller andre offentlige pensjonsordninger (KLP, kommunale og fylkeskommunale pensjonskasser) i minst 30 år. Dersom opptjeningsperioden er kortere, blir det foretatt en forholdsmessig avkortning i pensjonen. Den samlede tjenestetid avrundes, slik at brøkdel av et år mindre enn en halv ikke regnes med. En større brøkdel regnes som et helt år.

Hovedregelen er at pensjonsgrunnlaget er den faste brutto årslønnen (lønnstrinnet) som arbeidstakeren har ved overgang til pensjon. Dette omfatter fast lønn og faste tillegg. Ved tariffavtale er det videre bestemt at en del variable tillegg også kan inngå i pensjonsgrunnlaget, og dette er nærmere omtalt i statens personalhåndbok . Alle ordinære lønnsopprykk regnes med i den pensjonsgivende inntekt, selv om opprykket blir gitt rett før arbeidstakeren pensjoneres. Midlertidig opprykk som fungeringstillegg, konstitusjon o.l. får ikke virkning for pensjonsgrunnlaget hvis varigheten er under 2 år.

 Inntekt fra overtidsarbeid medregnes ikke i pensjonsgrunnlaget.

All permisjon med lønn regnes med som pensjonsgivende tjenestetid. Staten og hovedsammenslutningene har dessuten inngått en tariffavtale om medregning av enkelte permisjoner uten lønn og annet midlertidig fravær som pensjonsgivende tjenestetid. Avtalen er gjengitt i Statens personalhåndbok pkt. 9.17 (lovdata.no).

Hvis arbeidstakeren har vært i deltidsstilling, blir pensjonsgrunnlaget redusert. Har stillingsbrøken variert, blir det regnet ut en gjennomsnittlig stillingsprosent.

Konkret beregning av den enkelte arbeidstakers pensjon foretas av henholdsvis NAV og Statens Pensjonskasse.

Det er komplisert å regne ut hva en arbeidstaker vil få i pensjon, fordi beregningen baseres på mange forskjellige faktorer og et omfattende regelverk. Arbeidstakere som ønsker forhåndsinformasjon om størrelse på sin pensjon bør derfor henvises til henholdsvis NAV og/eller Statens Pensjonskasse. NAV kan foreta en serviceberegning som viser omtrent hvor stor pensjonen vil bli, og denne sendes deretter til Statens Pensjonskasse for endelig beregning av den enkeltes pensjon. Pensjonen reguleres i takt med endringer i folketrygdens grunnbeløp.

Saksbehandlingsrutiner

6.2.3 Alderspensjon

Aldersgrensebestemmelsene fremgår av lov om aldersgrenser for offentlige tjenestemenn (lovdata.no) m.fl.. Aldersgrenseloven § 2 slår fast at en tjenestemann «plikter å fratre ved første månedsskifte etter at aldersgrensen for stillingen er nådd». Det innebærer i prinsippet plikt til å fratre uten oppsigelse fra noen av partene. Ved UiO er det likevel praksis at alle arbeidstakere som skal gå av med pensjon gir skriftlig melding om dette til det lokale personaladministrative nivået 3 måneder før fratredelse.

De professorene som er embetsmenn må søke formelt om avskjed i nåde før de kan fratre. Søknad sendes via Avdeling for personalstøtte til fagdepartementet, som returnerer avskjedsdokument til enheten. Avskjedsdokumentet sendes deretter til arbeidstakeren, sammen med brev om fratredelse undertegnet av rektor.

Øvre aldersgrense for de fleste stillinger er 70 år. Vanlig pensjonsalder er likevel 67 år, ettersom en arbeidstaker har adgang til å fratre inntil 3 år før aldersgrensen med rett til straks å få utbetalt alderspensjon. Rett til å fratre med straks løpende alderspensjon har den som har:

  • fylt 67 år eller
  • har tre år eller mindre igjen til stillingens aldersgrense og en pensjonsgivende tjenestetid som sammen med medlemmets egen alder utgjør minst 85 år. 85-årsgrensen har kun betydning for stillinger som har lavere aldersgrense enn 70 år (særaldersgrense).

Ved UiO er det åpnet for at professorer som fyller 70 år i løpet av semesteret, kan gis adgang til å bli i stillingen til 31. juli/31.desember. Samme praksis gjelder for mellomgruppestillinger. Ordningen skal sikre avvikling av undervisningen ut semesteret. Der dette kan være aktuelt, må det enkelte fakultet vurdere i hvert enkelt tilfelle om adgangen skal benyttes.

Alderspensjon utbetales fra den første dagen i måneden etter at lønnen er opphørt. Dette tidspunktet vil normalt falle sammen med tidspunktet for fratreden, siden lov om aldergrenser § 2 gir adgang til å fortsette i stillingen til første månedsskifte etter at aldergrensen er nådd.

I sjeldne tilfeller kan det være aktuelt med individuell vurdering av om ansettelsesforhold skal forlenges ytterligere. Aldersgrenseloven § 3 åpner for unntaksvis forlengelse begrenset oppad til fem år, i første omgang opp til to år, senere ett år om gangen.  Evt unntak fra 70-årsgrensen bør  kreve sterke begrunnelser, relatert direkte til UiOs virksomhets- og kompetansebehov. Illustrasjon kan være at den aktuelle arbeidstakeren er en særlig sterk drivkraft i prosjekter, prioriterte satsinger o.l, og dermed har avgjørende betydning for UiOs videre faglige resultatoppnåelse. Et annet eksempel kan være spesielt konkurranseutsatte fagområder, eller at arbeidstaker av andre grunner har ettertraktet kompetanse som er vanskelig for UiO å erstatte.  Evt initiativ til forlengelse må under enhver omstendighet komme fra arbeidsgiver, jf lovens forutsetning om at det er tilsettingsmyndigheten som avgjør. Arbeidstaker kan ikke påberope seg noen rett til forlengelse. Loven har heller ingen bestemmelse om at arbeidstaker på eget initiativ kan «søke» om å få fortsette ut over fylte 70 år. Dermed må det være ensidig opp til arbeidsgiver å vurdere om det skal fremmes forslag om forlengelse. Dersom lokal arbeidsgiver i individuelle tilfeller mener at det er viktig for UiO å beholde en arbeidstaker ut over 70 år, skal arbeidsgiver ta spørsmålet opp med den aktuelle arbeidstakeren. Hvis arbeidstakeren er positiv til videreføring av ansettelsesforholdet, så må forslag forelegges ansettelsesmyndigheten med begrunnelse. Formelt forslag fremmes da fra fakultetets/enhetens øverste ledelse, dvs dekan eller leder av enhet på tilsvarende nivå.

Alternativet kan være å benytte ansettelse på pensjonistvilkår.

Enkelte arbeidstakere kan for øvrig videreføre aktivitet ved UiO også etter oppnådd pensjonsalder, dvs etter at tilsettingsforholdet er avsluttet. Gjennom Retningslinjer for tilbud til pensjonister om forlenget tilknytning til UiO kan pensjonister på visse vilkår gis tilbud om videre tilknytning til virksomheten. Formålet er å legge til rette for pensjonister som fortsatt ønsker å bidra i UiOs forskningsaktivitet, enten med forskning eller med forsknings- eller undervisningsrelaterte støttefunksjoner. Slike bidragsytere kan tilbys forlenget universitetstilknytning uten å være ansatt, såfremt den aktuelle aktiviteten er verdifull for UiO. Initiativ til slike ordninger kan komme fra arbeidstaker så vel som fra arbeidsgiver, men spørsmålet avgjøres i hvert enkelt tilfelle av ledelsen ved den aktuelle enhet.

6.2.4 Avtalefestet pensjon

Avtalefestet pensjon (AFP) er en tariffavtalt adgang til «førtidspensjonering». Hensikten er å gi eldre arbeidstakere større valgfrihet i forhold til å gå av med hel eller delvis pensjon før den ordinære pensjonsalderen.

AFP-ordningen innebærer at arbeidstakere i staten kan fratre ved fylte 62 år. Forutsetningen for slik førtidspensjonering er nedfelt I hovedtariffavtalenes pkt 4.2 (lovdata.no):

Avtalefestet pensjonsordning (AFP) omfatter arbeidstakere og undervisningspersonell i stillinger som går inn under lov om Statens Pensjonskasse og har minst 10 års medlemskap i offentlige tjenstepensjonsordninger etter fylte 50 år. Arbeidstakeren må være i lønnet arbeid på pensjoneringstidspunktet med en pensjonsgivende inntekt som på årsbasis overstiger grunnbeløpet i folketrygden, og dessuten ha hatt en tilsvarende pensjonsgivende inntekt året før pensjonering. Arbeidstakeren må videre i de 10 beste årene i perioden fra og med 1967 til og med året før uttak av AFP hatt en gjennomsnittlig pensjonsgivende inntekt på minst 2 ganger folketrygdens grunnbeløp. Deltidsansatte gis rett til å ta ut avtalefestet pensjon etter bestemmelsene i punktet her.

Vilkårene er altså at arbeidstakeren:

  • har fylt 62 år
  • har minst 10 års opptjening av pensjonspoeng etter fylte 50 år
  • er yrkesaktiv på pensjonstidspunktet med en pensjonsgivende inntekt som på årsbasis overstiger grunnbeløpet i folketrygden, og dessuten har hatt en tilsvarende pensjonsgivende inntekt året før pensjonering
  • har hatt en gjennomsnittlig pensjonsgivende inntekt på minst 2 ganger folketrygdens grunnbeløp i de 10 beste år i perioden fra 1967 til året før fratredelse.

Ved AFP mellom 62 og 65 år er det folketrygden som står for administrasjon av ordningen, og beregner størrelsen på den enkelte pensjon. Spørsmål knyttet til dette bør derfor rettes til trygdekontoret (selv om søknadsskjema skal sendes Statens Pensjonskasse). AFP-pensjon fra fylte 65 år er derimot en del av den ordinære pensjonsordningen, og blir administrert av Statens Pensjonskasse, som også er ansvarlig for individuell veiledning i forbindelse med ordningen.

Den tid man mottar førtidspensjon regnes ikke som opptjening i Statens Pensjonskasse.

Dersom arbeidsgiveren samtykker, kan arbeidstaker med 60 %-stilling eller mer også ta ut delpensjon, jf. hovedtariffavtalenes pkt. 4.2.4 (lovdata.no). Man behøver ikke være i full stilling, og kan trappe ned til alle stillingsprosenter, etter avtale med arbeidsgiver, såfremt man har igjen minst 60 %-stilling i forhold til heltidsstilling (100 %) etter nedtrapping. En deltidsansatt med eksempelvis 80 %-stilling kan maksimalt ta ut delvis AFP med inntil 20 %. Arbeidstakeren har imidlertid ingen ubetinget rett til å gå av med delvis pensjon. Blir partene ikke enige, vil spørsmålet være underlagt arbeidsgivers styringsrett, men et avslag må være saklig begrunnet. En arbeidstaker som har gått av med delvis pensjon kan ikke senere kreve å få komme tilbake til full stilling. Det vil i så fall være opp til arbeidsgiver å avgjøre om et slikt ønske kan imøtekommes.

6.2.5 Pensjon fra folketrygden

Folketrygden omfatter stort sett alle som er hjemmehørende i Norge, uansett om de er tilknyttet andre pensjonsordninger. Statens arbeidstakere vil derfor ha rett til pensjon både fra folketrygden og fra Statens Pensjonskasse, men ytelsene blir samordnet etter særskilte regler. Årsaken til samordning er at man ikke skal kunne få full pensjon fra flere steder samtidig. Konsekvensen kunne i så fall blitt høyere inntekt som pensjonist enn som yrkesaktiv. Private pensjonsforsikringer blir derimot ikke samordnet, og individuelle pensjonsavtaler gir dermed rettigheter på toppen av ordinær pensjon.

Et hovedprinsipp er at ytelser fra folketrygden alltid utbetales uavkortet, mens det blir gjort samordningsfradrag i tjenestepensjonen. Pensjonisten er likevel sikret en samlet pensjonsinntekt etter samordning som minst skal svare til den største av ytelsene fra henholdsvis folketrygden og Statens Pensjonskasse.

6.2.6 Iverksetting av pensjon

Melding om ansatte som skal gå av med pensjon formidles fra lokalt tjenestetsted til Seksjon for lønn, som er ansvarlig for teknisk registrering i lønnssystemet og videre melding til Statens Pensjonskasse.

De professorene som er embetsmenn (tilsatt før 1.1.1990) må søke formelt om avskjed i nåde før de kan fratre. Søknad sendes via Avdeling for personalstøtte til fagdepartementet, som returnerer avskjedsdokument til UiO sentralt. Avskjedsdokumentet sendes deretter til arbeidstakeren, sammen med brev om fratredelse undertegnet av Rektor.

Det tar relativt lang tid å få satt i gang en pensjon. Statens Pensjonskasse må blant annet innhente nødvendige opplysninger for å få beregnet de samordningsfradragene som skal gjøres i pensjonen. Sluttmelding bør derfor sendes i god tid før lønnsopphør. For at pensjon skal kunne avløse lønn direkte, må melding være sendt til Statens Pensjonskasse minst 3 måneder i forveien. Arbeidstaker bør derfor levere skriftlig melding om pensjonering senest 6 måneder i forveien, slik at UiO får forsvarlig tid til å behandle saken og videreformidle til Statens Pensjonskasse.  

Blir det forsinkelser forårsaket av sen saksbehandling hos arbeidsgiver, så kan arbeidsstedet bli pålagt et økonomisk ansvar, dvs må forskuttere lønn inntil pensjonen blir iverksatt.

Alle søknader om AFP sendes på særskilt skjema, som kan tas ut på nettet hos SPK skjemaoversikt eller hos NAV. Skjemaet fylles ut av arbeidstakeren og sendes til Seksjon for lønn, som supplerer med nødvendige opplysninger fra arbeidsgiver. Seksjon for lønn videreformidler deretter skjemaet til Statens Pensjonskasse sammen med pensjonsmeldingsskjema.

Forespørsler fra arbeidstakere om konkret beregning av størrelsen på egen pensjon henvises til de instanser som er ansvarlig for utregningen. NAV svarer på spørsmål relatert til folketrygdens ytelser og også om skattetrekk. Spørsmål som gjelder tjenestepensjon må rettes til Statens Pensjonskasse.

Det må gjøres kjent for arbeidstaker at pensjonsutbetaling starter den første i måneden etter pensjonsavgang, og vedkommende bør derfor fortsette i stillingen frem til månedsskiftet.

For å få pensjon fra Statens Pensjonskasse fra fylte 67 år er det et vilkår at arbeidstakeren samtidig fremmer krav om alderspensjon fra folketrygden. NAV tar automatisk kontakt direkte med arbeidstakeren før vedkommende fyller 67 år.

Pensjoner fra Statens Pensjonskasse blir utbetalt gjennom NAV på pensjonistens hjemsted sammen med eventuelle ytelser fra folketrygden.

6.3 Oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver

Oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver utløser omfattende rettsvirkninger, formkrav og prosedyrebestemmelser nedfelt i statsansatteloven (lovdata.no) og i forvaltningsloven (lovdata.no). Slike saker er kompliserte, og enheter som forbereder oppsigelse eller avskjed bør søke juridisk bistand hos Avdeling for personalstøtte i hvert enkelt tilfelle.

Oppsigelse og avskjed skal ha saklig grunnlag, og det må foretas en individuell rimelighetsbetraktning. Det krever en totalvurdering, hvor UiOs behov for oppsigelse eller avskjed avveies mot konsekvenser for den aktuelle arbeidstaker.

Oppsigelse vil vanligvis være begrunnet i virksomhetens forhold, eksempelvis nedbemanning, mens avskjed innebærer heving av arbeidsavtalen som følge av forhold som arbeidstaker kan bebreides. Avskjed er således mer alvorlig enn oppsigelse, og forutsetter vanligvis subjektiv skyld fra arbeidstakers side. Rettsvirkninger er også forskjellige, idet en arbeidstaker som sies opp har rett og plikt til å arbeide ut oppsigelsestiden mens avskjed normalt innebærer krav om umiddelbar fratredelse.

Embetsmenn (dvs professorer tilsatt før 1990) omfattes ikke av statsansattelovens regler om oppsigelse, og kan bare avskjediges ved dom, jf Grunnlovens § 22 (lovdata.no).

Arbeidsmiljølovens §§ 15-8, 15-9 og 15-10 (lovdata.no) gir for øvrig særlig oppsigelsesvern ved henholdsvis sykdom, fødsel/svangerskap og militærtjeneste.

Frister ved oppsigelse fra arbeidsgiver er regulert i statsansatteloven § 22 annet ledd (lovdata.no):

  • en måned hvis ansettelsestiden er ett år eller mindre
  • tre måneder hvis ansettelsestiden er mer enn ett år
  • seks måneder hvis ansettelsestiden er mer enn to år

6.3.1 Oppsigelse i prøvetid

Statsansatteloven § 15 (lovdata.no) åpner for at:

I prøvetiden kan den ansatte sies opp på grunn av manglende tilpasning til arbeidet eller dersom vedkommende ikke tilfredsstiller rimelige krav til dyktighet og pålitelighet.

Adgang til oppsigelse på dette grunnlaget forutsetter at den ansatte har mottatt skriftlig forhåndsvarsel om oppsigelse innen prøvetidens utløp.

Oppsigelse i prøvetid vil være begrunnet i at arbeidstakeren ikke innfrir de krav som stilles til utførelse av oppgavene. Statsansatteloven § 15  tredje ledd forutsetter imidlertid at

Den ansatte skal få nødvendig veiledning, oppfølging og vurdering av arbeidet i prøvetiden.

Med «veiledning» menes gjerne instruksjoner om hvordan arbeidsgiver ønsker at arbeidsoppgavene skal utføres, herunder alminnelig opplæring. Med «vurdering» menes gjerne tilbakemeldinger fra arbeidsgiver om hvorledes arbeidsoppgavene er utført og eventuelle korrigeringer. Forutsetning er altså at manglende tilpassing ikke skyldes mangel på støtte fra arbeidsgivers side. Det er derfor av avgjørende betydning at arbeidsgiver kan dokumentere at arbeidstakeren har fått nødvendig oppfølging. Statsansatteloven gir i den forbindelse ingen detaljerte føringer, men dokumentasjon bør kunne fremlegges i form av skriftlige advarsler, referater fra møter o.l. Er tilbakemelding til arbeidstakeren bare gitt muntlig, vil bevisførsel kunne bli vanskelig.

Ved oppsigelse fra arbeidsgiver i prøvetid har arbeidstakeren en måneds oppsigelsestid.

6.3.2 Oppsigelse grunnet virksomhetens eller arbeidstakerens forhold

Statsansattelovens oppsigelsesgrunnlag er det samme for både fast og midlertidig ansatte, og uavhengig av hvor lang ansettelsesstiden er.

Med hjemmel i statsansatteloven § 19 (lovdata.no) kan en arbeidstaker sies opp når oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens forhold. I lovens forarbeider (prop. 94L 2016-2017) s. 211 er det lagt til grunn at ordlyden «virksomhetens forhold» er ment å dekke fire ulike situasjoner:

  • statens virksomheter får generelle kutt I bevilgningene
  • oppgaver som følge av omstilling og effektivisering bortfaller
  • finansiering av eksternt finansierte stillinger opphører
  • ansatte ønsker ikke å følge med ved flytting

Statsansatteloven § 20 (lovdata.no) regulerer oppsigelse på grunn av den statsansattes forhold. Bestemmelsen angir fire ulike grunnlag for oppsigelse, henholdsvis at arbeidstaker :

  1. ikke er i stand til å gjenoppta arbeidet på grunn av sykdom
  2. ikke lenger har de kvalifikasjoner som er nødvendige eller foreskrevet for stillingen
  3. på grunn av vedvarende mangelfull arbeidsutførelse er uskikket for stillingen
  4. gjentatte ganger har krenket sine tjenesteplikter

6.3.3 Kartlegging av interne omplasseringsmuligheter

Oppsigelse etter lovens § 19 (lovdata.no) (dvs grunnet virksomhetens forhold) er ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har en annen passende stilling i virksomheten å tilby den ansatte, jf statsansatteloven § 19 annet ledd. Dette vilkåret omtales gjerne som "intern fortrinnsrett».

Før vedtak om oppsigelse må det dermed undersøkes om det finnes en ledig passende stilling i virksomheten.

Krav til kartlegging av interne omplasseringsmuligheter gjelder også dersom oppsigelse skyldes sykdom eller at arbeidstaker ikke lenger har de kvalfikasjoner som er nødvendige for stillingen, jf statsansatteloven § 20 annet ledd (lovdata.no).

Intern fortrinnsrett forutsetter at arbeidsgiver har en passende ledig stilling tilgjengelig.

Fortrinnsretten gjelder ikke stillinger som innebærer avansement til en høyere rangert stilling enn den vedkommende kommer fra. Spørsmål om en stilling er «passende» avgjøres ikke alene ut fra lønnsnivå, men også en nærmere vurdering av stillingens karakter. Høyesterett avgjorde eksempelvis at en arbeidstaker ansatt som forsker ikke kan kreve fortrinnsrett til stilling som førsteamanuensis (dom 18. november 2016). Det ble begrunnet i at stillingene har ulik karakter, og at for en forsker vil overgang til stilling som førsteamanuensis innebære et avansement, uavhengig av at lønnsnivå kan være det samme.

 

Statsansattelovens forskrift § 7 (lovdata.no) tar forbehold om at følgende stillinger ikke regnes som «annen passende stilling»:

  • åremålsstillinger
  • utdanningsstillinger
  • stilling som er høyere rangert, eller som adskiller seg vesentlig fra den stillingen som vedkommende må fratre
  • stilling som professor, dosent, førsteamanuensis eller førstelektor, med mindre arbeidstakeren allerede er ansatt i en slik stilling

Hvis det ikke finnes en passende stilling, men en ledig lavere stilling som kan være aktuell, har arbeidsgiver normalt plikt til å tilby denne dersom arbeidstakeren er kvalifisert. Det gjelder selv om oppgaver/ansvar er på et lavere nivå. Arbeidstakeren kan da avslå tilbudet uten å miste fortrinnsretten.

6.3.4 Fortrinnsrett til ledig stilling i staten - «ekstern fortrinnsrett»

Fast ansatt arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold får fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, såkalt «ekstern fortrinnsrett», jf statsansatteloven § 24 (lovdata.no).

Ekstern fortrinnsrett gjelder for arbeidstakere som har vært sammenhengende ansatt i virksomheten i tilsammen minst tolv måneder de siste to årene.

Lovens forskrift § 8 (lovdata.no) unntar midlertidig ansatte fra ekstern fortrinnsrett. Samme forskriftsbestemmelse gjør også unntak ved ansettelse i blant annet:

  • utdanningsstillinger
  • åremålsstillinger
  • stilling som er høyere rangert, eller med arbeidsinnhold eller funksjoner som adskiller seg vesentlig fra tidligere stilling
  • stilling som professor, dosent, førsteamanuensis eller førstelektor, med mindre arbeidstakeren er sagt opp fra slik stilling

Ekstern fortrinnsrett utøves i praksis ved at arbeidstakeren selv må søke ledige stillinger i staten, og samtidig gjør oppmerksom på sin status som overtallig ved å  vedlegge overtalligshetsattest. Ved å hevde fortrinnsrett vil den overtallige få prioritet i forhold til andre søkere i ansettelsesprosessen.

Fortrinnsrett til andre passende stillinger i staten inntrer når arbeidstakeren får varsel om oppsigelse, og arbeidsgiver må da gi vedkommende en overtallighetsattest. Mal for overtallighetsattest ligger som vedlegg til statens veiledningshefte «Personalpolitikk ved omstillingsprosesser» (regjeringen.no).

 

Fortrinnsrett til passende ledige stillinger i staten gjelder fra oppsigelsestidspunktet og inntil to år etter oppsigelsesfristens utløp..

6.3.5 Ventelønn

Bestemmelsen i den tidligere  tjenestemannslovenss § 13 pkt 6 om ventelønn ble opphevet 1. mars 2016, og  overgangsregler omfattet arbeidstakere som fratrådte sin stilling senest  29. februar 2016.

6.3.6 Avskjed

Avskjed er en reaksjon på mislighold av arbeidsavtalen, og er en alvorlig disiplinær sanksjon. En arbeidstaker kan i henhold til statsansatteloven § 26 (lovdata.no) avskjediges hvis vedkommende:

  1. har vist grov uforstand i tjenesten
  2. grovt har krenket sine tjenesteplikter
  3. på tross av skriftlig advarsel gjentatt har krenket sine tjenesteplikter

Bestemmelsen beskriver to forskjellige alternativer. Den ene går ut på grov uforstand eller grov krenkelse av tjenesteplikter. Her er det ikke noe vilkår at vedkommende har fått advarsel på forhånd. Det andre alternativet omtaler gjentatte krenkelser av tjenesteplikten, på tross av advarsel eller irettesetting. Det graverende ligger i gjentakelsen, mens handlingen isolert sett ikke behøver å innebære så grov forsømmelse som under det første alternativet. Bestemmelsen omfatter både klanderverdige handlinger og unnlatelse av å oppfylle tjenesteplikter, men den uforstand som er vist må kunne karakteriseres som alvorlig.

Statsansatteloven § 26 hjemler også adgang til avskjed hvis en arbeidstaker

ved utilbørlig atferd i eller utenfor tjenesten viser seg uverdig til sin stilling eller bryter ned den aktelsen eller tilliten som er nødvendig for stillingen eller tjenesten.

Hvor mye som skal til for å kunne si at en arbeidstaker har vist seg «uverdig» til sin stilling, må avgjøres ved skjønn. Her må det blant annet tas hensyn til stillingens art. Desto mer ansvarsfull stillingen er, desto større krav kan man stille til arbeidstakeren.

Ved avskjed har en tjenestemann rett til å stå i stilling til eventuell klage er avgjort, men vedkommende kan suspenderes dersom tjenesten krever en øyeblikkelig reaksjon, jf. statsansatteloven § 29 (lovdata.no). Som eksempel nevnes at en regnskapsmedarbeider som begår økonomisk underslag kan måtte fjernes umiddelbart fra regnskapsrelatert arbeid. Forutsetningen for å suspendere en arbeidstaker er selvfølgelig at det er reell grunn til å anta at vedkommende har gjort seg skyldig i handlinger som kan føre til avskjed.

Enheter som vurderer å innlede avskjedssak må på et tidlig stadium i prosessen søke juridisk bistand i Avdeling for personalstøtte.

6.3.7 Saksgang ved oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver

Saksbehandlingsreglene ved oppsigelse og avskjed er nedfelt i statsansatteloven kap 4 og 5, samtidig som en rekke bestemmelser i forvaltningsloven kommer til anvendelse. Slike prosesser er svært tidkrevende. Eksempelvis kan oppsigelsestid på 6 måneder sammen med saksforberedelse i forkant av oppsigelsesvedtak fort medføre at det går 10-12 måneder fra saken innledes til arbeidstaker fratrer.

Ved oppsigelse og avskjed har arbeidstakeren på alle trinn av saksbehandlingen rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen rådgiver (statsansatteloven § 32 og forvaltningslovens § 12).  Arbeidstaker bør informeres om muligheten til å benytte seg av denne type støtte.

Når det gjelder gjennomføring av prosessen er det viktig å være oppmerksom på følgende forhold:

  • Betydningen av kommunikasjon mellom partene
    Ved fare for oppsigelse grunnet virksomhetens forhold må leder sikre at arbeidstaker informeres så tidlig i prosessen som mulig, dvs. blir forberedt på at vedkommende stilling/arbeidsoppgaver kan bli borte. Informasjonen må gis i samtale med den enkelte arbeidstaker, og skal være utfyllende, saklig, klar og tydeliggjøre praktiske konsekvenser. Viktig tema i drøfting mellom partene er for øvrig å klarlegge om det er faktisk grunnlag for å avslutte ansettelsesforholdet, eller om det finnes alternative løsninger som omplassering.
    Oppsigelsessaker kan være belastende for de involverte parter. Det gjør kommunikasjon utfordrende, men en åpen prosess med tett dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan være av stor betydning.
  • Kartlegging av omplasseringsmuligheter - intern fortrinnsrett
    Før det fremmes forslag om oppsigelse skal arbeidsgiver ha kartlagt om det som alternativ finnes passende ledig stilling internt å omplassere vedkommende i.
    • Ansvaret for kartlegging av interne omplasseringsmuligheter ligger hos det nivået som har ansatt arbeidstakeren, og som også har kompetanse til å vedta oppsigelse. UiO har for de fleste ansettelsesforhold delegert denne kompetansen til fakulteter og enheter på tilsvarende nivå. Det vil dessuten normalt være fakultetet/enheten selv som velger å nedlegge aktivitet/stillinger, i forbindelse med eksempelvis omorganisering og lignende. Samme nivå må da også håndtere de konsekvenser det evt har for egne ansatte. 
    • Vilkåret i statsansatteloven § 19 annet ledd (lovdata.no) må tolkes som at kartlegging skal skje i forkant av vedtaket.  Videre er det en forutsetning at det faktisk finnes en ledig stilling tilgjengelig på det tidspunktet. Sammenholdt med kravet i lovens § 4 om at ledige stillinger skal kunngjøres, er det da naturlig å avgrense kartleggingen til relevante stillinger kunngjort på UiOs nettside. Tidsperspektiv bør være fra oppsigelsessaken initieres og frem til vedtaksforslag sendes ansettelsesorganet, men minimum en periode på 14 dager for å sikre forsvarlig kartleggingsgrunnlag.
    • Konstateres det at det ved utløp av kartleggingsperioden ikke er kunngjort noen aktuell ledig stilling, så kan forslag om oppsigelse fremmes.
    • Er det kunngjort relevante stillinger, så skal det tjenestested som stillingen er tilknyttet bes om å vurdere den aktuelle arbeidstakeren mot stillingens kvalifikasjonskrav.
    • Dersom arbeidstakeren fyller formelle kvalifikasjonskrav som er angitt i kunngjøringen (utdanning, arbeidserfaring), skal vedkommende innkalles til intervju. Innstillingsmyndigheten for vedkommende stilling gjennomfører intervju og foretar en helhetlig vurdering av arbeidstakerens faglige og personlige kompetanse sett i forhold til kvalifikasjonskrav knyttet til stillingen. Hvis arbeidstakeren vurderes som kvalifisert skal innstillingsmyndigheten innstille på ansettelse overfor ansettelsesrådet.
  • Arbeidstakers medvirkning
    Arbeidstakeren har også ansvar i forhold til å finne løsninger i form av annet arbeid, både ved selv å søke andre stillinger og å delta aktivt i arbeidsgivers kartleggingsarbeid. Det betyr at vedkommende plikter å stille opp på kartleggingssamtaler, samarbeide med arbeidsgiver for å finne løsninger og aktivt vise interesse for aktuelle ledige stillinger. Dersom arbeidstakeren forholder seg passivt, evt nekter å møte til samtaler, avviser tilbud e.l. kan det styrke grunnlaget for oppsigelse. Det kan også få konsekvenser for vedkommendes videre fortrinnsrett.
  • Krav til forhåndsvarsel og innsyn
    • Prosessen stiller store krav til saksbehandling, og før forhåndsvarsel sendes bør enhetens lokale personalrådgiver eller Avdeling for personalstøtte kontaktes.
    • Hvis konklusjonen blir at det ikke finnes alternativ til oppsigelse skal arbeidstaker motta skriftlig varsel før vedtak treffes, jf. forvaltningslovens § 16 (lovdata.no). Det er ikke lovfestet noen frist for forhåndsvarsel. Varsel må imidlertid gis i god tid før beslutningsmyndigheten skal behandle oppsigelsen, slik at arbeidstakeren får forsvarlig mulighet til å komme med evt skriftlige merknader. Varsel skal inneholde informasjon om hva saken gjelder, hvilke fakta som ligger til grunn for at arbeidsgiver forbereder oppsigelse og hvilket rettslig grunnlag som benyttes.  Arbeidstakeren har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningslovens §§ 18-21 (lovdata.no), og bør dermed få tilsendt kopi av alle dokumenter som fremlegges for vedtaksorganet.
  • Formkrav til vedtak
    Det er ansettelsesorganet som fatter vedtak om oppsigelse, jf. statsansatteloven § 30 (lovdata.no). Som det fremgår av forvaltningslovens § 23 (lovdata.no) skal vedtaket være skriftlig. I samsvar med lovens §§ 24 og 25 (lovdata.no) skal det videre gis begrunnelse samt henvisning til de reglene vedtaket bygger på. Etter statsansatteloven § 32 (lovdata.no) skal arbeidstakeren gis anledning til å forklare seg muntlig for det organ som skal treffe vedtak, dvs ansettelsesorganet. Arbeidstakeren kan også kommentere saken skriftlig.
  • Vilkår for klagebehandling
    Arbeidstakeren kan påklage vedtak om oppsigelse til universitetsstyret. Statsansatteloven § 33 bestemmer at klagebehandling skjer etter forvaltningslovens regler (lovdata.no). Det omfatter forvaltningslovens § 29 om klagefrist, § 30 om når klagen må være fremsatt, § 31 om oversitting av fristen, § 32 om klagens adressat, form og innhold, § 33 om saksforberedelsen i klagesak og § 34 om klageinstansens kompetanse. Klagefristen er 3 uker fra det tidspunkt arbeidstakeren har mottatt underretning om vedtaket.
  • Søksmålsrett
    Dersom klagen ikke fører frem kan arbeidstakeren velge å gå til søksmål, for å få prøvd lovligheten av vedtaket, jf statsansatteloven § 34. Retten kan da prøve rettsanvendelsen, den faktiske fremstillingen og saksbehandlingen.
  • Vilkår for iverksetting av vedtak
    Klage fra arbeidstaker på vedtak om oppsigelse har oppsettende virkning, jf statsansatteloven § 35 annet ledd. Dersom vedtaket påklages kan det altså ikke iverksettes før klagen er avgjort av klageinstansen. Ved oppsigelse begynner oppsigelsestiden å løpe når den ansatte får underretning om vedtaket fra første instans.

6.3.8 Utforming av forhåndsvarsel og oppsigelsesbrev

Innhold i formelle brev som skal sendes arbeidstakeren i forbindelse med oppsigelse og avskjed må tilpasses de konkrete omstendighetene i den aktuelle saken, og kan dermed ikke fullt ut standardiseres.

Forhåndsvarsel bør imidlertid som minimum inneholde:

  • Underretning om at arbeidstakeren vurderes sagt opp eller avskjediget fra sin stilling
  • De rettsregler som påberopes, dvs henvisning til relevant hjemmel i statsansatteloven
  • Begrunnelse/bakgrunn for varslet, evt vedlagt kopi av dokumenter av betydning for saken
  • Redegjørelse for hva som evt er gjort for å finne annet passende arbeid internt ved UiO
  • Informasjon om når ansettelsesorganet skal behandle saken, og at arbeidstakeren har anledning til å forklare seg muntlig for dette organet før det treffes endelig vedtak . Det bør gis en frist for tilbakemelding om hvorvidt arbeidstakeren ønsker å benytte seg av dette tilbudet (normalt minst 14 dager etter varslet er sendt).
  • Informasjon om at arbeidstakeren også har anledning til å uttale seg skriftlig i sakens anledning, og frist for innlevering av slik uttalelse (normalt 14 dager etter at varslet er sendt).
  • Bekreftelse på at arbeidstakeren på alle trinn i prosessen har rett til å la seg bistå av rådgiver
  • Bekreftelse på at arbeidstakeren har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter som oppsigelsessaken bygger på, og hvor vedkommende kan henvende seg ved evt spørsmål om saken (navn på leder, evt saksbehandler).

Hvis arbeidstakeren har rett til å gjøre gjeldende ekstern fortrinnsrett skal det også gis redegjørelse for statsansattelovens regler om fortrinnsrett til andre ledige stillinger i staten, og vedlegges overtallighetsattest. Mal for overtallighetsattest ligger som vedlegg til statens veiledningshefte «Personalpolitikk ved omstillingsprosesser» (regjeringen.no).

Oppsigelses- eller avskjedsbrev utformes etter endelig vedtak i ansettelsesorganet, og skal enten leveres personlig til arbeidstakeren eller sendes rekommandert. Brevet skal som minimum inneholde:

  • Henvisning til datert forhåndsvarsel samt arbeidstakerens evt deltakelse i møte med ansettelsesorganet eller avgitt skriftlig innspill før vedtak i saken
  • Sitat av ansettelsesorganets beslutning med referanse til dato for møte hvor saken ble avgjort
  • Begrunnelse for vedtaket, dvs det faktiske og rettslige grunnlag som beslutningen bygger på
  • Fastsatt dato for fratreden, med henvisning til hjemmel for oppsigelsestid

Brevet skal i tillegg gi informasjon om:

  • rett til å klage over vedtaket, jf. forvaltningslovens § 27 tredje ledd og statsansatteloven § 33.
  • at klage skal sendes til førsteinstansen (dvs det organet som har besluttet oppsigelse), som vil vurdere saken på nytt. Opprettholdes beslutningen sendes klagen til universitetsstyret for avgjørelse.
  • dato for klagefrist (3 uker fra den dag arbeidstakeren mottar oppsigelsen) jf forvaltningslovens § 29, første ledd
  • ved oppsigelse at evt oppsigelsestid ikke begynner å løpe før 2 uker etter at underretning om klageinstansens vedtak er kommet frem til arbeidstakeren, jf. statsansatteloven § 35 tredje ledd.
  • at eventuelt søksmål innen 2 uker etter underretning om klageinstansens vedtak må reises eller varsles reist innen 8 uker, jf statsansatteloven § 34. Dersom det kun gjelder krav om erstatning, må søksmål reises innen seks måneder
  • evt oppsettende virkning av søksmål ved oppsigelse
  • at arbeidsgiver og rett saksøkt ved eventuelt søksmål vil være Universitetet i Oslo.

Avdeling for personalstøtte kan kontaktes for juridisk bistand i forbindelse med endelig utforming av oppsigelsesbrev i hvert konkrete tilfelle.

 

Publisert 16. jan. 2014 16:44 - Sist endret 9. nov. 2017 14:09