Ferie

Intern personalhåndbok ved UiO

8.1 Rett til ferie

  • Ferierettigheter er hjemlet i ferieloven (lovdata.no) og i hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no).
  • Ferieloven bygger på et system med ferieår, dvs. det år ferien avvikles, og opptjeningsår, dvs. året forut for ferieåret.
  • Arbeidsgiver har plikt til å påse at arbeidstakeren avvikler ferie. Arbeidstaker har samtidig plikt til å ta ut ferie tilsvarende det vedkommende har opparbeidet lønnskompensasjon for i opptjeningsåret.

8.1.1 Feriens omfang

  • Alminnelig feriefritid etter ferieloven er 25 virkedager (4 uker og en dag). Gjennom hovedtariffavtalenes pkt 6 nr 1  er det videre avtalt at:

Avtalefestet ferie i staten utgjør 5 virkedager og innebærer en forskuttering av dagene som kan fastsettes med hjemmel i ferieloven § 15. 

  • Ferie etter ferieloven og avtalefestet ferie utgjør da til sammen 30 virkedager. Arbeidstakere over 60 år eller som fyller 60 år i løpet av ferieåret har 6 virkedager ferie i tillegg.
  • Virkedagsbegrepet omfatter alle dager som ikke er søndag eller lovbestemte helge- og høytidsdager.
  • Det skal tas ut ferie for all opparbeidet ferie med lønn, enten grunnlaget ble opptjent i statsbedrifter eller hos annen arbeidsgiver, dvs. også når feriepengene allerede er utbetalt.
  • Arbeidstaker som tiltrer stilling senest 30. september i ferieåret har rett til full feriefritid.
  • Arbeidstaker som tiltrer senest 30. september I ferieåret har rett til 6 virkedager ferie i samme år.
  • For arbeidstakere som arbeider deltid og som har fri på varierende virkedager skal fridager som faller på virkedager i ferien regnes som feriefritid, jf ferielovens § 5 nr 1. Den ukentlige fridagen som faller i ferien regnes med i antall avviklede feriedager den aktuelle uken. Tar vedkommende ut en ferieuke i enkeltdager, tilsvarer det 4 arbeidsdager fri.
  • Ansatte som ikke har opptjent feriepenger har rett å avvikle full feriefritid. Ved tilsetting før 1. oktober tildeles full feriekvote på 5 uker (25 dager) uten lønn i HR-portalen.Ved tilsetting etter 1. oktober tildeles en feriekvote på 1 uke (5 dager) uten lønn. Feriedager uten lønn trekkes på neste lønnsutbetaling.

  • Ansatte søker om ferie i HR-portalen, hvor leder godkjenner denne, se brukerveiledninger.

8.1.2 Fastsetting av ferie

  • Utgangspunktet er at det er arbeidsgiver som bestemmer tidspunkt for ferie, etter drøfting med arbeidstakeren. Oppnås det ikke enighet kan arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett fastsette tidspunkt for arbeidstakerens ferie.
  • 3 ukers hovedferie kan kreves avviklet samlet i hovedferieperioden som er fra 1. juni til 30. september. Forutsetningen er at arbeidstakeren tiltrer stillingen før 15. august samme år. Videre kan henholdsvis ”restferie” på 1 uke og den avtalefestede ferien tas ut samlet.
  • Arbeidstaker kan således kreve ferien fordelt slik:
    • 3 ukers sommerferie
    • 1 uke "restferie"
    • 1 uke avtalefestet ferie
  • Arbeidstaker over 60 år bestemmer selv når den sjette ferieuken skal avvikles, men må gi arbeidsgiver underretning om tidspunktet tidligst mulig og senest to uker før ferien.

8.1.3 Seniordager

  • Alle arbeidstakere i staten gis åtte ekstra fridager pr år fra det året de fyller 62 år. I tillegg gir UiO arbeidstakere over 62 år fire ekstra fridager, slik at det totalt gis 12 ekstra fridager med lønn pr kalenderår. Kvoten på 12 dager gjelder for et kalenderår og er basert på 100 %-stilling.
  • Seniordager defineres ikke som ferie, men er ledd i tilrettelegging av arbeidssituasjonen for seniorer.
  • Les mer om oppfølging av seniorer på ansattesidene og i Avtalen om seniorpolitiske tiltak ved UiO.

8.2 Vilkår for forskyvning av ferie

8.2.1 Overføring av ferie

  • Det kan inngås skriftlig avtale om overføring av ferie, jf. ferielovens § 7 nr 3 (lovdata.no).
  • Etter ferieloven er det anledning til å overføre inntil 12 virkedager (10 arbeidsdager) fra et ferieår til neste.  I tillegg fastsetter hovedtariffavtalen i staten pkt. 6 nr. 10 at det kan inngås skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og den enkelte om hel eller delvis overføring av den avtalefestede ferien. Sistnevnte utgjør fem virkedager (4 arbeidsdager for arbeidstakere med ordinær fem-dagers arbeidsuke). Totalt kan man altså i staten avtale overføring av inntil 17 virkedager ferie (14 arbeidsdager, dvs 2 uker og 4 dager, for arbeidstakere med ordinær fem-dagers arbeidsuke) til neste ferieår.
  •  Ferie kan bare overføres fra ett ferieår til neste. Ferie som allerede er overført kan dermed ikke forskyves videre.
  • Det kan også inngås avtale om å avvikle inntil 12 virkedager (10 arbeidsdager) feriefritid på forskudd. Det kan ikke forskutteres mer ferie enn det som dekkes av opptjente feriepenger på ferietidspunktet.
  • I loven er det presisert at arbeidsgiver har en plikt til å påse at de ansatte avvikler ferie i henhold til loven, og likeså at de ansatte har plikt til å avvikle ferie. Utbetaling av feriepenger eller lønn for ikke avviklede feriedager kan bare skje dersom arbeidstakerens arbeidsforhold i staten opphører.
  • Ferie som i strid med ferielovens bestemmelser ikke er avviklet ved ferieårets utløp skal overføres til det påfølgende ferieår.
  • Overføring av ferie krever enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og er dermed ikke en ubetinget rettighet for arbeidstakeren.
  • Ansatte søker om overføring av ferie i HR-portalen, hvor leder godkjenner denne. Overføring av mer enn 14 dager som er i strid med ferieloven krever spesiell begrunnelse. Denne begrunnelsen gis også i HR-portalen og godkjennes der av leder. Denne prosessen ansees som en skriftlig avtale.
  • Melding om forskuddsferie skjer på eget papirskjema (odt) - nynorsk (odf)) som skal sendes personalkonsulent og vider til Lønningsseksjonen. Selve ferien må søkes i HR-portalen.

8.2.2 Sykdom

  • Føringer knyttet til ferie under sykdom fremgår av ferielovens § 9 (lovdata.no).
  • Arbeidstakere som har vært 100 % sykmeldt  og er blitt forhindret fra å avvikle all ferie innen årets avslutning, vil få overført resterende feriedager til det påfølgende ferieåret. Muligheten til å betale ut feriedager som ikke er avviklet på grunn av sykdom ble fjernet ved endring av ferieloven pr. 1.7.2014.
  • Krever arbeidstakeren ferien utsatt på grunn av sykdom, må kravet fremsettes arbeidsgiver senest siste arbeidsdag arbeidstakeren skulle hatt før ferien. Kravet må dokumenteres med legeerklæring.
  • Blir arbeidstaker syk i ferien, kan feriedager kreves utsatt dersom sykdommen har vart i minst 1 arbeidsdag og forholdet legitimeres ved 100 % sykemelding fra lege.
  • Dersom søknad om utsettelse ikke er fremsatt, blir ferien ansett som avviklet.
  • Arbeidstaker som er delvis sykmeldt kan ikke kreve ferien utsatt.
  • Arbeidstakeren kan avvikle ferie selv om vedkommende er sykmeldt dersom både arbeidstakeren og arbeidsgiveren ønsker dette. Det er da viktig at dette blir markert på sykemeldingen slik at NAV er informert og dermed stopper sykelønnsrefusjonen. Maksimal refusjonsperiode forlenges tilsvarende ved avvikling av ferie under sykdom.
  • Feriepenger ved sykdom refunderes av trygdekontoret for de 48 første virkedagene (8 uker) med 10,2 % (evt. 12,5 % for de over 60 år) av grunnlaget.
  • Langtidssykmeldte som skal over i rehabilitering, attføring eller uførepensjon bør inngå avtale med arbeidsgiver om å avvikle ferie i sykemeldingsperioden. Den totale stønadsperioden med rett til sykepenger vil bli tilsvarende forlenget. Melding om slik ferieavvikling må sendes til Gruppen for fravær og NAV-refusjoner i Seksjon for lønn . I tillegg skal lønnsberegner ha melding om endring av maks dato for sykepenger.

8.2.3 Foreldrepermisjon

  • Arbeidsgiver kan ikke ensidig beslutte at ferie skal legges til permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger.
  • Ferielovens § 7 nr 1 (lovdata.no) inneholder en bestemmelse om at arbeidstaker som har avviklet foreldrepermisjon i hele hovedferieperioden (1. juni til 30. september) kan motsette seg å avvikle hovedferien innen ferieårets utløp. I henhold til ferielovens § 9 nr 2 kan arbeidsgiver "ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferie til permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger". Det samme gjelder under permisjon som fedre og andre omsorgspersoner har i tilknytning til fødsel. En arbeidstaker som for eksempel avslutter sin foreldrepermisjon 1. oktober kan altså ikke pålegges å avvikle hovedferie (3 uker) senere samme år. Resterende ferie, inkludert den 5. avtalefestede ferieuken, kan da derimot pålegges avviklet innen ferieårets utløp.
  • Dersom arbeidstaker har hatt foreldrepermisjon i så store deler av året at ferieavvikling har blitt forhindret, skal all uavviklet ferie overføres til påfølgende ferieår. Muligheter for å få utbetalt lønn for uavviklet ferie falt bort ved endring av ferieloven pr. 1.7.2014.
  • Feriefritid kan imidlertid legges inn i permisjonstiden, og permisjonen forlenges da tilsvarende feriens lengde.
  • Feriepenger ved foreldrepermisjon refunderes av et grunnlag på 15 eller 12 uker av permisjonen (hhv 80 og 100 % dekning av permisjonen), og utgjør 10,2 % av grunnlaget.
  • Avvikling av ferie i tidsrom for foreldrepermisjon må oppgis i permisjonsbrevet og på inntekts- og skatteopplysningene til NAV.

8.3 Ferie i oppsigelsestid

Ferieloven (lovdata.no) tar utgangspunkt i at arbeidsgiver kan fastsette når arbeidstakeren skal ta ut feriefritid, men det tas forbehold når det gjelder sammenfall av oppsigelsestid og ferie.

Vilkår ved oppsigelse fra arbeidsgiver

er regulert i ferielovens § 8 pkt. 1:

Arbeidsgiver kan ikke uten arbeidstakerens samtykke legge ferie til tid hvor oppsigelsesfristen løper etter oppsigelse fra arbeidsgiver, med mindre oppsigelsesfristen er 3 måneder eller lengre. Arbeidstaker kan motsette seg at allerede fastsatt ferie avvikles i slike tidsrom før fratreden.

Dette gjelder oppsigelse fra arbeidsgiver. Bestemmelsen tar sikte på å ivareta arbeidstakerens rett til fullverdig ferie, samtidig som oppsigelsestiden skal gi mulighet for å søke nytt arbeid. Forbudet gjelder ikke der oppsigelsestiden er 3 måneder eller lengre. Det er begrunnet i at de med lengre oppsigelsestid har større rom for å både ta ut ferie og søke nytt arbeid.

Adgang til å «motsette seg» allerede fastsatt ferie i oppsigelsestiden forutsetter aktivitetsplikt fra arbeidstakeren, dvs. vedkommende må ta konkret initiativ overfor arbeidsgiver for å få endret ferien. Når oppsigelse gis etter at ferie er fastsatt, kan arbeidstakeren enten avvikle ferien parallelt med oppsigelsestiden eller motsette seg dette. Reglene kan ikke tolkes slik at arbeidstakeren kan velge å avvikle ferien som fastsatt, og samtidig kreve at oppsigelsestiden utsettes til etter ferien.

Forbudet forhindrer ikke at partene kan bli enige om å legge ferie til oppsigelsestiden, men for ordens skyld bør slike avtaler være skriftlige.

Vilkår ved oppsigelse fra arbeidstaker

er regulert i ferielovens § 8 pkt. 2 og 4:

Pkt. 2: På de vilkår som følger av §§ 6 og 7 kan ferie fastsettes og avvikles i tiden etter arbeidstakers oppsigelse.

Pkt. 4:  Arbeidstaker kan kreve at ferie avvikles før oppsigelsesfristens utløp, hvis det etter dette tidspunkt ikke er tid til å avvikle ferie innenfor hovedferieperioden eller ferieåret, jf. § 7 nr. 1 og 2. Arbeidstaker som selv sier opp sin stilling etter 15. august, kan likevel ikke kreve at ferie legges til tiden før 30. september.

Ferie kan legges i oppsigelsestiden når det er arbeidstakeren selv som sier opp, men avvikling av feriefritiden må tilpasses ferielovens mønster. Det er i denne forbindelse vist til lovens §§ 6 og 7, som blant annet regulerer tidspunkt for avvikling av hovedferie.

Er det etter utløpet av oppsigelsestiden fortsatt tid til avvikling av hovedferie innen hovedferieperiodens utløp, eller avvikling av restferie innen ferieårets utløp, har arbeidstakeren ikke krav på ferie i oppsigelsestiden.

Partene har for øvrig fri adgang til å utsette tidspunktet for fratreden på grunn av ferieavvikling, dersom de er enige om dette.

Endring av fastsatt ferie

er regulert i ferielovens § 8 nr. 3:

Tiden for fastsatt ferie kan ikke uten arbeidstakers samtykke endres på grunn av oppsigelse, med mindre vilkårene i § 6 nr. 3 er oppfylt.

Endring av ferie fordi sammenfall av ferie og oppsigelsestid skaper problemer for arbeidsgiver, kan i henhold til ferielovens § 6 nr. 3 bare skje dersom ferieavviklingen skaper «vesentlige driftsproblemer». Oppsigelse i seg selv er ikke nok til at arbeidsgiver kan endre fastsatt ferie. Endringsadgangen avhenger av at oppsigelsen kommer uforberedt på arbeidsgiver, og at den skaper vesentlige driftsproblemer. En slik endring krever forhåndsdrøfting, og kan medføre erstatningsplikt dersom arbeidstakeren påføres utgifter som følge av feriendringen.

Dersom det er enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan man fritt endre fastsatt ferie.

8.4 Feriepenger

Rett til feriepenger er hjemlet i ferielovens § 10 (lovdata.no).

8.4.1 Beregning av feriepenger

  • For feriefritiden utbetales det ikke lønn, men feriepenger. I praksis vil dette si at alle som lønnes på fastlønn blir trukket for ferie i juni.
  • Feriepenger utbetales med 12 % av feriepengegrunnlaget fra opptjeningsåret. For ansatte over 60 år utbetales en forhøyet feriepengesats på pluss 2,3 % begrenset oppad til et grunnlag på 6 ganger folketrygdenes grunnbeløp (G).
  • Feriepenger beregnes av all lønn opptjent hos arbeidsgiver i opptjeningsåret. Ferieavregning blir i UiOs lønnssystem iverksatt ved at alle fastlønnede arbeidstakere i utgangspunktet får utbetalt beregnet ferieoppgjør fra året før, samtidig som de blir trukket lønn for ferieavvikling i juni. Ansatte over 60 år eller som fyller 60 år i ferieåret, får også ferieoppgjør for ekstra ferieuke i juni. Feriepengegrunnlaget står på lønns- og trekkoppgaven og på lønnsslippen hver måned.
  • Trekk av ferie for deltidsansatte bli foretatt etter hvor mange arbeidsdager man i henhold til arbeidsavtale har pr. uke i juni.

8.4.2 Utbetaling av feriepenger

  • Feriepenger utbetales som et engangsoppgjør 15. juni.
  • I praksis vil dette si at alle som står inne med månedslønn i juni, blir trukket lønn for 25 arbeidsdager og får utbetalt feriepenger i stedet. Arbeidstakere over 60 år med rett til ekstraferie trekkes i lønn for 30 dager. For å dekke dette økte trekket får de utbetalt en forhøyet feriepengesats på pluss 2,3 % begrenset oppad til et grunnlag på 6 ganger folketrygdens grunnbeløp (G). Denne bestemmelsen betyr at ansatte med årslønn større enn 6 G ikke får full kompensasjon for inntektsbortfallet i den sjette ferieuken.
  • Bilagslønnet personale får sine feriepenger utbetalt 15. juni. Det foretas ikke automatisk trekk i lønn for den feriefritid som skal avvikles, og bilagslønnet personale må dermed ikke sende inn timelister i tiden de avvikler ferie.
  • Når en arbeidstaker slutter etter at junilønnen er kjørt og ikke har avviklet ferie tilsvarende lønnstrekk, må dette oppgis på sluttmeldingen slik at for mye trukket ferie kan tilbakebetales.
  • Videre må det gis melding om arbeidstakere som har sluttet eller kommer til å slutte før 1. juli, og har tatt ut feriefritid før denne dato i inneværende år. Disse har fått utbetalt full lønn i den tiden de avviklet feriefritid, og Seksjon for lønn må derfor avregne lønnen de mottok i ferietiden mot utbetaling av feriepenger. Ved sluttoppgjør må Seksjon for lønn ha beskjed om hvor mye feriefritid som eventuelt er avviklet, slik at ferietrekket blir utført.
  • Når arbeidsforholdet opphører skal opptjente feriepenger utbetales. Det gjelder både feriegodtgjøring for den del av ferien som ikke er avviklet og opptjente feriepenger fra 1. januar.

 

Publisert 16. jan. 2014 16:21 - Sist endret 11. nov. 2019 10:43