Leders ansvar ved sykefravær

Oppfølging på 1-2-3

1. Personlig oppfølging av syk ansatt

Du som leder skal holde løpende kontakt med den sykmeldte og vise omsorg.
TF har eget ansvarskart.

2. Administrativ oppfølging

Tilnærmet all sykefravær følges nå opp digitalt på nav.no. Kun sykmeldinger fra sykehus og noen få sykmeldinger fra fastlege (nav.no) kommer foreløpig fortsatt på papir.

Slik følger du opp digitalt

Slik følger du opp på papir

3. UiOs interne rutiner

  1. Kontroll av egenmelding
  2. Kontroll av sykmelding
  3. Kontroll av søknad om sykepenger

Spørsmål?

Se hvem som kan hjelpe deg

Oppfølging trinn for trinn

Fra dag 1: Dialog med sykmeldt og kontroll av sykmelding

Oppfølging av sykmeldtOppfølging av sykmeldt

  1. Hold løpende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.
  2. Avklar:
    • Forventet sykeperiode
    • Sykmeldtes funksjonsevne
    • Behov for tilrettelegging
    • Mulighet for reduksjon/behov for økning av sykmeldingsprosenten

Administrativ oppfølging

Kontroller og godkjenn sykefraværet:

Innen 4 uker: Oppfølgingsplan

Oppfølging av sykmeldt

Inviter den sykmeldte til en samtale (møte/telefon) og utarbeid i felleskap en oppfølgingsplan (nav.no). Planen kan utarbeides digitalt og skal inneholde:

  • Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
  • Avklaring hvorvidt sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen
  • Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomføre
  • Dato for neste møte og mål som skal oppnås i mellomtiden

Administrativ oppfølging

  1. Send oppfølgingsplan til sykmelder.
  2. Er oppfølgingsplanen på papir, arkiver den i personalmappen til sykmeldt  i ePhorte, jf. personalrutine for oppfølgingsplan.

Innen 7 uker: Dialogmøte 1

Oppfølging av sykmeldt

Innkall den 100 % sykmeldte til et dialogmøte for å evaluere oppfølgingsplanen og evt. finne nye løsninger som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Ved gradert sykmelding gjennomføres et dialogmøte hvis det vurderes som hensiktsmessig.

Unntak fra å avholde dialogmøte foreligger:

  • når sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak.
  • ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid.

Deltakere i tillegg til leder og sykmeldt hvis én av partene ønsker det:

Ressurser:

Administrativ oppfølging

Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.

Innen 6 måneder: Dialogmøte 2

Oppfølging av sykmeldt

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (nærmeste leder) og sykmelder til dialogmøte 2:

Administrativ oppfølging

  1. Revidert oppfølgingsplan skal sendes NAV senest én uke før møtet. Planen skal vise hvilke  virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.
  2. Er oppfølgingsplanen på papir, arkiver oppdatert oppfølgingsplan i personalmappen til sykmeldt  i ePhorte, jf. personalrutine for oppfølgingsplan.

7 - 10 måneder: Oppfølging av langtidssykmeldte

Oppfølging av sykmeldt

  • Ved rundt 8 måneders fravær sender Gruppe for fravær og NAV-refusjoner i Seksjon for lønn en epost med forespørsel om et møte til den sykmeldte og nærmeste leder, med kopi til personalkonsulent.
  • I møte med Gruppe for fravær og NAV-refusjoner avklares:
  • Ved rundt 10 måneders fravær sender Gruppe for fravær og NAV-refusjoner brev med endelig maksdato til den sykmeldte.

Administrativ oppfølging

  1. Bistå Gruppe for fravær og NAV-refusjoner i å finne møtetid og -sted og delta på møtet.
  2. Evt. søke om unntak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom, jf. personalrutine for søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden

Friskmelding

Oppfølging av friskmeldt medarbeider

  • Å komme tilbake på jobben, særlig etter langvarig sykefravær, er ikke alltid enkelt. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er derfor viktig også i denne fasen.
  • Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
  • Så lenge det er behov for det ha jevnlige møter med den friskmeldte for raskt å kunne forebygge evt. nytt fravær.

Administrativ oppfølging etter langvarig sykefravær

  1. Informer Gruppe for fravær og NAV-refusjoner om arbeidstakerens friskmelding og gjeninntredelse, jf. personalrutine for friskmelding.
  2. Gruppe for fravær og NAV-refusjoner kansellerer evt. søknad om uførepensjon til SPK.

Syk over 1 år

Oppfølging av sykmeldt

Den sykmeldtes rett til sykepenger opphører, utbetalinger fra UiO stoppes og avløses av andre ytelser iht. utfallet av innsendte søknader til SPK/NAV, se Syk over ett år.

  • Innvilg uførepermisjon fra stillingen ved UiO uten lønn i inntil ett år.
  • Hold jevnlig kontakt med medarbeideren for å vise omsorg og følge utviklingen.
  • Klinmed: Er du leder ved Institutt for klinisk medisin, skal du følge Klinmeds rutine for oppfølging av sykemeldt over ett år.

Administrativ oppfølging

Arkiver søknad og innvilgelse av uførepermisjon i personalmappen til medarbeider i ePhorte, jf. personalrutine for søknad om permisjon ved uførepensjon

Syk over 2 år

Oppfølging av sykmeldt

Hvis medarbeideren fortsetter å være syk etter to års fravær, avklarer leder i samråd med medarbeideren om det unntaksvis er hensiktsmessig å forlenge permisjonen eller om medarbeideren skal fratre stillingen, jf. UiOs praksis om uførepermisjon.

Administrativ oppfølging

Følg personalrutinene ved uførepensjon og fratredelse.