Sjekkliste for trygderefusjoner ved sykefravær

Når Aktivitet Ansvar Handling
Fortløpende Registrere fravær Den sykemeldte
  • Portalbrukere skal registrere egenmelding og sykmelding i HR-portalen.
  • Del C og del D av sykmeldingen sendes leder samme dag som sykmeldingen utstedes.
  • Del D må fylles ut og undertegnes.
Kontrollere og godkjenne Enhet
  • Leder kontrollerer det registrerte fraværet i henhold til sykmelding, eventuelt fører det inn for den ansatte i portalen, og godkjenner.
Sende dok. til FRG Enhet
  • Kontrollerer eller sørger for at den sykmeldte har fylt ut og undertegnet sykmeldingens del D.
  • Alle sykmeldinger, både korte og langvarige, sendes fortløpende til FRG. Del C beholdes for oppfølging av sykefraværet i forhold til IA-avtalen.
  • Skyldes sykefraværet svangerskap, merkes blanketten "svangerskap" (gul lapp).
  • Merk: Refusjonskrav foreldes etter 3 mnd. Se mer under frister.
  • Gi melding til FRG dersom kvoten for omsorgsdager ved sykt barn skal endres. Roller i HR-portalen
Daglig Registrere fravær i SAP FRG
  • Dokumentasjonen kontrolleres. Fravær som er meldt i portalen omgjøres til riktig fraværskode. Fra kode 119 til kode 110 sykemlding, eller kode 170, delvis sykmelding
  • Registrere fravær i SAP etter innsendt sykmeldingsblankett som ikke er lagt inn i portalen.
  • Skyldes sykefraværet svangerskap, skal det søkes unntak for arbeidsgiveransvar - NAV 08-20.20 (nav.no). Melding om dette sendes personalkonsulent.
Hver måned Refusjonskrav FRG
Bokføring NAV
SG
FRG
  • Alt fravær registrert i SAP bokføres fortløpende hver måned etter lønnskjøring. NAV utbetaler månedlig refusjon til UiOs bankkonto. Refusjonen inntektsføres. Se mer detaljert beskrivelse under bokføring av trygderefusjoner.
Maksdato FRG
Enhet
  • Maksdato leses automatisk inn i SAP fra oppgjørslistene fra NAV. Oppdatert maksdato kan leses i infotype 41, CO maksdato sykepenger eller CM maksdato foreldrepenger.
  • Maksdatorapport (word) tas ut på stedkodenivå.
6 måneder Rapport langtidssyke FRG
FRG
  • Kontrollerer rapporten med fraværet på den enkelte ansatte i infotype 2001
FRG
  • Legger inn terminovervåkning i SAP infotype 19,  termintype 11 Sykefravær 6 måneder og termintype
    09 maksdatobrev 8 mnd.
7-8 måneder Brev om maksdato til ansatt/enhet FRG
  • Tar ut terminrapport og kontrollerer maksdato. Registrerer midlertidig stopp av lønn kode 995. Denne stanser lønn helt eller delvis fra maksdato.
  • Sender brev til arbeidstaker med opplysning om maksdato for rett til sykepenger og varsel om mulig stans av lønn "Maksdato for sykepenger" (standardtekst i ePhorte) med kopi til enhet.
  • Enheten mottar "påminnelse om maksdato" (standardtekst i ePhorte) og sender "tilbakemelding om oppfølging av maksdato" (standardtekst i ePhorte).
8-12 måneder Oppfølging av 8-månedersbrev FRG
Enhet
  • Mottar tilbakemelding om ferie, friskmelding eller uførepensjon. Beregner "endelig maksdato" (standardtekst i ePhorte) og sender brev  til den ansatte med kopi til enhet.
  • Pensjonmelding PT-7 sendes til SPK.
  • Eventuell gjeninntreden, avvikling av restferie eller planlagt permisjon med overgang til stønad fra SPK/NAV meldes fortløpende. "Friskmelding" (standardtekst i ePhorte) sendes FRG.
  • Innvilger permisjon uten lønn til arbeidstakere som har søkt om midlertidig uførepensjon/avklaringspenger eller varig uførepensjon.
12 månder Uførepensjon
SPK
FRG
  • Permisjonsbrev og SPK vedtaket kontrolleres med PT 7 meldingen. Legg inn terminovervåkning med termintype Z2, SPK vedtak utløper.
  • Dersom permisjonsstart eller permisjonsprosent er endret, rapporteres dette til SPK (spk.no).
  • Midlertidig stopp av lønn fjernes.
  • Kjør ny saksgang i SAP med hel eller delvis pensjonering fra den påfølgende måneden i tråd med permisjonsbrevet og SPK - vedtaket. Terminovervåkning legges inn for påminnelse ved utløp av permisjonen.
1-2 år
 
Stopp av lønn ved ny sykdom Enheten
  • Opprettholder kontakt med arbeidstaker. Gi melding til FRG om "stopp av lønn" (standardtekst i ePhorte) i arbeidsavklaringsperioden ved eventuelt sykefravær i arbeidsdelen.
FRG
  • Registrerer lønnsstopp i SAP kode 117. Gjelder sykefravær på enkeltdager.
  • Registrerer lønnsstopp i SAP kode 995 gjelder ved sykefravær hvor fravær starter før helg og varer over helgen.
Endring i permisjonen Enhet
  • Ved "endring i permisjonen" (standardtekst i ePhorte) sendes nytt brev til den ansatte med kopi til FRG.
FRG
2 år Utløp av permisjonen Ansatt
  • Vurderer eventuell oppsigelse av stillingen eller deler av stillingen.
Enhet
  • Mottar terminrapport med påminnelse om dato for gjeninntreden etter permisjon
  • Sender bekreftelse på gjeninntredelse eller fratredelsesskjema til lønnsgruppen
FRG
  • Sender melding til SPK om gjeninntredelse eller endring i stilling.

 

Publisert 18. mars 2011 15:16 - Sist endret 18. juli 2016 09:38