Arbeidsfordeling mellom lokal enhet og ISMO

Denne arbeidsfordelingen gjelder ikke for bilagslønnede.


A. Før kontraktsinngåelse

# Aktivitet ISMO Lønn Lokalt Ansatt Gjest Nett
A.1 Lokal enhet kunngjør stilling.     X      
A.2 Lokal enhet gjennomfører rekruttering.     X      
A.3 Lokal enhet fastsetter lønn.     X      
A.4

Lokal enhet sender ut tilbudsbrev med arbeidsavtale og vedlegg til innstilte kandidat, jfr. Personalrutine Offer of employment.
Dersom startdato er bestemt, og vedkommende kommer fra land utenfor EU/EØS vedlegges Offer of employment (pdf) (udi.no)
Journalposten (tilbudsbrev med vedlegg) sendes på dokumentflyt til AP ISMO. Se veiledning for Dokumentflyt mellom personal og ISMO.
NB! Rutinen gjelder for alle typer stillinger/ansettelser der den ansatte er bosatt i utlandet ved tilsettingstidspunktet og skal  flytte til Norge for å bosette seg og arbeide for UiO.

X   X      
A.5

Når ISMO har mottatt tilbudsbrevet på dokumentflyt i ephorte  (jfr punkt A.4) sender ISMO ut informasjonsmail til kandidaten med informasjon om relokasjon, ISMO og lenke til nettskjema som benyttes ved henvendelse til ISMO.

X          
A.6 ISMO informerer og veileder ift. relokasjon til Norge. Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre. X       X X
A.7 ISMO informerer om bolig i Norge. Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre. X       X X

B. Før ankomst

# Aktivitet ISMO Lønn Lokalt Ansatt Gjest Nett
B.1 Ansatt signerer arbeidsavtale og returnerer den til lokal enhet.     X X    
B.2

Lokal enhet registrerer signert arbeidsavtale med vedlegg i ePhorte, og oversender journalposten på dokumentflyt til Seksjon for lønn. Personalrutine signert arbeidsavtale.
Dersom den ansatte ikke har oppgitt norsk ID-nummer: lokal enhet må informere den ansatte om at ID-nummer oppgis/oversendes til lokal enhet så fort den ansatte mottar svarbrevet med ID-nummer og skattekort fra Skatteetaten.
Lokal enhet ettersender da norsk ID-nummer på flyt til Lønn. Personalrutine Ettersendelse av personnummer mv.

  X X      
B.3 I tilfeller der den ansatte kommer fra land utenfor EU/EØS, og når startdato er bestemt sender lokal enhet Offer of employment (pdf) (udi.no) til den ansatte (hvis det ikke allerede sendt med tilbudsbrev, se punkt A.4.)     X      
B.4 Lokal enhet sender ut velkomstmail, dersom det er rutine for det på den lokale enheten. (Her gjøres det forskjellig fra enhet til enhet. De enheter som vanligvis sender ut velkomstmail fortsetter med sin lokale rutine).     X      
B.5 Lokal enhet v/bestiller sender inn boligsøknad til ISMO Forskerbolig. Se rutine for bestilling     X      
B.6 ISMO behandler boligsøknad fra lokal enhet for ansatte/gjester. ISMO veileder ved behov i forbindelse med boligsøk på det private markedet.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
X         X
B.7 ISMO informerer og veileder den ansatte/gjester ved søknad om arbeidstillatelse/EU-registrering.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
X         X
B.8 Den ansatte/gjester bestiller time på SUA (Service Centre for Foreign Workers) online, for effektuering av arbeidstillatelse/EU-registrering og søknad om skattekort.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
      X X X
B.9 Lokal enhet veileder ift flytting (økonomisk/praktisk).
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
    X     X
B.10 Den ansatte søker barnehage/skoleplass; ISMO veileder ved behov.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
(X)     X   X
B.11

ISMO informerer om lovverk innen skatt, trygd- og helseforsikring, pensjon, ferie- og feriepenger.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.

X       (X)
 
X


Søknad om skattekort/skatteavklaring iht skatteavtaler og trygdemedlemskap iht trygdeavtaler

Ansatte fra utlandet kan kvalifisere for skattefritak- eller skattereduksjon iht. Skatteavtale mellom Norge og den ansattes bostedsland dersom 1) deler av arbeide gjøres i den ansattes bostedsland og i Norge, 2) arbeidet i sin helhet gjøres i den ansattes bostedsland, eller 3) arbeidet utføres i sin helhet eller delvis i annet land enn bostedsland og Norge

# Aktivitet ISMO Lønn Lokalt Ansatt Gjest Nett
B.12

I saker det skal søkes om skattepliktavklaring oversender lokal enhet signert arbeidsavtale på dokumentflyt til AP ISMO, jfr. Personalrutine Signert arbeidsavtale og veiledning for Dokumentflyt mellom personal og ISMO
NB! Dersom bekreftelse med rett kopi av pass foreligger registreres dette i vedkommendes personalmappe i ePhorte.

X   X      
B.13

ISMO søker om skattekort/skattepliktavklaring og D-nummer for den ansatte, iht. skatteavtaler mellom Norge og andre stater (land). Søknaden legges i den ansattes personalmappe.

X          
B.14

ISMO Innhenter dokumentasjon på trygdemedlemskap fra ansatt, registrerer denne inn i den ansattes personalmappe i ePhorte og oversendes på dokumentflyt til Seksjon for lønn. 
Engelsk tilbudsbrev inneholder orientering om at den ansatte skal sende inn dokumentasjon (A1, USA/N-101 el. tilsvarende skjema for gjeldende land) dersom vedkommende er dekket av trygdeforsikring i sitt hjemland. Dokumentasjon kan dermed bli sendt inn til lokal enhet. I tilfeller der dokumentasjon mottas lokalt, legges dokumentasjon inn i ePhorte og oversendes på dokumentflyt  til Seksjon for lønn, jfr. rutine Attest A1 - utstedt i utlandet

X X (X) X    
B.15

Innhente dokumentasjon på trygdemedlemskap fra ansatt, samt registrere og oversende på dokumentflyt til Seksjon for lønn i ephorteISMO mottar svar på søknad om skatteavklaring og D-nummer fra Skatteetaten. Svar registreres i den ansattes personalmappe i ePhorte og oversendes på dokumentflyt til Seksjon for lønn.             
Lokal enhet legger inn svarbrevet i ePhorte og oversender på dokumentflyt til Seksjon for lønn i tilfellene der saksbehandler av søknaden er på lokal enhet og mottar svarbrevet.                                       

X X XX(X)      
B.16 Lokal enhet rapportere antall dager den ansatte jobber i Norge og i sitt hjemland (eller annet land) i skjema. Skjemaet registreres i ePhorte og oversendes på dokumentflyt til Seksjon for lønn. (Egen rutine er foreløpig ikke klar. Informasjon kommer)   X X      

C. Ved ankomst

# Aktivitet ISMO Lønn Lokalt Ansatt Gjest Nett
C.1 Den ansatte/gjesten effektuerer oppholdstillatelse/EU-registreringen ved SUA  der den ansatte bestiller time, jfr. B.8. Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.       X X X
C.2 Lokal enhet v/nærmeste administrative leder er ansvarlig for å sikre at arbeids- og oppholdstillatelse for ikke EU/EØS-borgere er på plass ved tiltredelse se rutine     X      
C.3 Lokal enhet registrerer kopi/bekreftelse av arbeids- og oppholdstillatelsen i ePhorte.
Både E-post/brev med bekreftelse på vedtak om oppholdstillatelse SAMMEN med skjermdump fra UDI portalen som viser dato for oppmøtetidspunkt for effektuering hos SUA/politiet (møtet må ha vært gjennomført), og oppholdskortet anses som gyldig bekreftelse.
    X      
C.4

Lokal enhet registrerer tiltredelsesbekreftelse (1. arbeidsdag) i ePhorte og oversender på dokumentflyt til Seksjon for lønn, se rutine
Dersom den ansatte ikke har oppgitt norsk ID-nummer informerer lokal enhet den ansatte om å oppgi dette til personal/HR v/lokal enhet så snart det foreligger svarbrev fra Skatteetaten. ID-nummer skal da ettersendes på flyt til Lønn, jfr.C.13

  X X      
C.5 ISMO kan inviteres med i møte med ansatt i oppstarten av arbeidsforholdet, eller den ansatte kan tilbys eget møte med ISMO (lokal enhet henviser). X   X X    
C.6

Administrativ leder informerer om ansatte fra utlandet og bestiller tilganger til ansattkort hos Vaktsentralen, se rutine
NB! For ansatte fra utlandet må leder sende e-post til vaktsentralen med følgende opplysninger før ansattkort kan hentes på SIO Kundeservice:
1) den ansattes fødselsdato, 2) at den ansatte er utenlandsk ansatt og fra (land), og 3) at den ansatte må registreres manuelt slik at SIO kundesenter får opp vedkommende i sitt system.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.

    X   X X
C.7 Den ansatte/gjest henter ansattkort på SiO Kundeservice. Lokal enhet ber om tilganger for den ansatte etter at vedkommende har hentet ansattkortet. For å gi tilganger følges ordinær prosedyre.     X X   X
C.8 Den ansatte/gjest møter på Servicesenteret for utenlandske arbeidstakere (SUA).       X    
C.9 Den ansatte søker om skattekort og norsk ID-nummer. ISMO kan veilede ved behov.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettside, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
(X)     X   X
C.10 ISMO kan veilede med opprettelse av bankkonto.
Generell informasjon finnes på ISMOs nettsider, som er tilgjengelig ved å klikke på X i kolonnen til høyre.
X         X
C.11 Ansatt mottar brev fra Skatteetaten med utstedt skattekort og norsk id-nummer.       X    
C.12 Ansatt informerer lokal enhet om sitt norske ID-nummer.       X    
C.13 Lokal enhet oversender norsk ID-nummer fra den ansatte til Seksjon for lønn, jfr. rutinen Ettersendelse av personnummer- og bankkontoinformasjon for ansatte fra utlandet (dette for at Seksjon for lønn skal få hentet opp riktig skattekort).  
X

X
     
C.14 Skattekort innhentes elektronisk før hver lønnskjøring.   X        
Publisert 7. feb. 2018 09:28 - Sist endret 1. nov. 2019 14:30