English version of this page

Mottak av nyansatte

Ansvaret for mottak og oppfølging av nyansatte ligger hos lokal leder. Introduksjonsperioden legger mye av grunnlaget for at den nyansatte skal kunne bli en ressurs for UiO og bør derfor prioriteres høyt.


Generell mottaksrutine

Hva er avklart på forhånd?

Gjennom rekrutteringsprosessen er følgende på plass når en nytilsatt tiltrer jobben:

  • Kontrakt
  • Avtale om startdato
  • Fastsettelse av lønn

Tilgang til administrative systemer

For at en nytilsatt fra første arbeidsdag skal ha tilgang til alle nødvendige administrative systemer, må tilsettingskontrakten oversendes til Seksjon for lønn innen bilagsfristen for måneden lønnen skal igangsettes, se personalrutine for signert arbeidsavtale.

Viktige momenter ved mottakelse av nyansatte

  1. Klargjøring av arbeidsplass
    Før tiltredelse skal arbeidsplassen gjøres klar mht. møbler, belysning, utstyr, navneskilt, posthylle, nøkler/adgangskort etc.
  2. Bekreftelse på tiltredelse
    Bekreftelse på tiltredelse sendes til Seksjon for lønn samme dag som den nytilsatte møter på jobb, se personalrutine for bekreftelse på tiltredelse. Merk: Skjemaet er nøkkeldokumentet for at personen skal kunne få tilgang til IKT-verktøy og utbetaling av lønn.
  3. Ansattkort
    Kontorsjef må sende nødvendige opplysninger til Vaktsentralen slik at den nyansatte kan få utstedt ansattkort hos SiO Kundeservice på Blindern.
  4. Informasjon
    Den nyansatte må få utlevert informasjonsmateriale om UiO, sin nye arbeidsplass og enhetens HMS-rutiner. Den viktigste generelle introduksjonsinformasjonen er samlet på sidene Ny ved UiO. Den nyansatte bør også gjøres oppmerksom på introduksjonsprogrammet Å starte i staten (difi.no). Internasjonale forskere bør gjøres oppmerksom på nettsiden International Staff Mobility Office (engelsk) med mye praktisk informasjon om oppholdet ved UiO.
  5. Presentasjon og oppfølging
    Nærmeste overordnede har ansvar for å presentere den nyansatte for kolleger, for å formidle informasjon om UiO som organisasjon og for den faglige innføring i jobben. Lederen skal bistå som veileder det første halve året. Dette innbærer regelmessige oppfølgningsmøter med spesielt ansvar for tilbakemelding og opplæring, bl.a. i henhold til statsansattelovens bestemmelser om prøvetid. Inntil 12 måneder etter tilsetting, og ved overgang fra midlertidig til fast tilsetting, skal arbeidstakerens lønnsplassering vurderes på ny.
  6. Fadder
    Det er en god idé å oppnevne en kontaktperson som får ansvar for den sosiale innføring, for informasjon om daglige rutiner og for å vise frem kantine, garderober, møterom, bibliotek, arkiv, laboratorier osv. Vedkommende bør være tilgjengelig for den nytilsatte, og da særlig den første tiden.
  7. Brannvern
    Etasjeansvarlig skal sette den nytilsatte inn i brannvernrutiner.
  8. Introduksjonsarrangementer
    Den nytilsatte meldes raskt på introduksjonskurs for nytilsatte ved UiO. Internasjonale forskere gjøres oppmerksom på velkomsfrokosten (engelsk) som arrangeres to ganger i semesteret. Ikke-norskspråklige ansatte kan meldes på norskkurs og kan ha utbytte av kurset Working with Norwegians (engelsk).
  9. Internasjonale forskere
    Ved mottak av nyansatte og gjester fra utlandet er det en rekke ytterligere forhold som trenger forberedelse og oppfølging. Les mer om mottak av nyansatte og gjester fra utlandet.

Lokale mottaksrutiner

Følgende enheter har utfyllende mottaksrutiner for nyansatte:

Introduksjonsarrangementer

(Annonsert i språket de tilbys i)

For tiden er det ikke satt opp noen kommende introduksjonsarrangementer.

For nyansatte