MN

Prosess ved rekruttering i teknisk-administrative stillinger ved MN

 

Aktivitet

Aksjon

Ansvarlig

Kommentar

1

Nyopprettet, vikar eller sluttet

Bestemme om stillingen skal besettes på nytt

Kontorsjef / BDM

 

2

Ansettelsessak

Opprette ansettelsessak i ePhorte

Kontorsjef / Adm. sjef

Anmodning om kunngjøring + kunngjøringstekst

 

3

Fyll ut skjema til hovedtillitsvalgte

Sende kunngjøringstekst og skjema til hovedtillitsvalgte. Legg i tillegg skjema i ePhorte.

HR- rådgiver

Skjema til tjenestemannsorganisasjonene

 

3a

Evt. tilbakemeldinger fra organisasjonene etter 3 dagers frist

HR- rådgiver tar kontakt med kontorsjef

Hovedtillitsvalgte

Ved krav om drøfting, innkaller fakultetsadministrasjonen til møte

4

Kunngjøres

 

HR-rådgiver

Sender melding til kontorsjef og kontaktperson om at nå er stillingen kunngjort med lenke til stillingen. Ved ønske om annonsering i aviser / tidskrifter/nettsider, bruk nettskjema.

4a

Opprettelse av brukerkonto i Jobbnorge/gi tilgang

Opprette brukerkonto

HR-rådgiver

Gjelder kun kontaktpersoner som ikke allerede har brukerkonto i Jobbnorge

5

Kunngjøringstekst og utvidet søkerliste

Legges i ephorte automatisk

 

 

6

Innstillingsråd utarbeider innstilling

Oversendes til instituttet

Innstillingsrådet

Husk å sjekke blant søkermassen om det finnes søkere med overtallighetsattest, innvandrerbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne. Hvis det finnes søkere med overtallighetsattest, må man ta kontakt med HR. Det er bare leder med personalansvar som skal signere på innstillingen.

7

Innstilling kvalitetssikres og oversendes til HR for videre behandling

Legges inn i ePhorte- anmodningsskjema – innstilling, evt annen info som er relevant for ansettelsen

Kontorsjef

Husk: Organisasjonsenhet, nærmeste leder i portalen og kontostreng, evt startdato eller frist for startdato og årslønn

8

Fremlegg til Ansettelsesrådet

Behandles i ansettelsesråd

HR-rådgiver

Hvis ikke vedtatt i Ansettelsesrådet på fakultetet, sendes i retur til instituttet

9

Utarbeidelse av kontrakt

Opprette tilbud i ephorte og sendes på elektronisk godkjenning til fakultetsdirektør. Når kontrakt er godkjent, sendes til kandidat

HR-rådgiver

Kontrakt skannes og sendes på e-post til kandidater som har adresse i utlandet.

9a

Retur av signert kontrakt

Legges i ePhorte, opprettelse av perssonalmappe

HR-rådgiver / Arkiv

Sender beskjed til kontorsjef om at kandidaten har takket ja og startdato

9b

Takker nei til stilling

Legge inn avslag i ePhorte

HR-rådgiver / Arkiv

Gi beskjed til kontorsjef om å kontakte nr. 2 på listen

10

Oversendelse av arbeidskontrakt til lønn (se punkt 10a)

Dokumentflyt

HR-rådgiver

Jo tidligere retur av kontrakt, jo raskere tilgang til systemer

10a

Gjestestatus? Utenlandsk bankkonto?

Dokumentflyt

HR-rådgiver

Hvis den ansatte ikke har norsk personnummer og norsk bankkonto

11

Bekreftelse på tiltredelse

Dokumentflyt

HR-rådgiver

Gjelder bare for utenlandske ansatte som ikke har norsk personnummer og bankkonto

12

Avslutting av ansettelsessaken

Jobbnorge og ePhorte

Sende avslag til de andre søkerne gjennom Jobbnorge og legge dette i ephorte.

HR-rådgiver

Ferdigstille ePhorte sak med link til personalmappe for den ansatte

13

Søknad og CV

Hente CV fra Jobbnorge og legge inn i personalmappe i ePhorte

HR-rådgiver  


 

Publisert 26. nov. 2015 20:20 - Sist endret 16. okt. 2023 11:08