Aktivitet |
Aksjon |
Ansvarlig |
Kommentar |
|
---|---|---|---|---|
1 |
Nyopprettet, vikar eller sluttet |
Bestemme om stillingen skal besettes på nytt |
Kontorsjef / BDM |
|
2 |
Ansettelsessak |
Kontorsjef / Adm. sjef |
Anmodning om kunngjøring + kunngjøringstekst
|
|
3 |
Fyll ut skjema til hovedtillitsvalgte |
Sende kunngjøringstekst og skjema til hovedtillitsvalgte. Legg i tillegg skjema i ePhorte. |
HR- rådgiver |
Skjema til tjenestemannsorganisasjonene
|
3a |
Evt. tilbakemeldinger fra organisasjonene etter 3 dagers frist |
HR- rådgiver tar kontakt med kontorsjef |
Hovedtillitsvalgte |
Ved krav om drøfting, innkaller fakultetsadministrasjonen til møte |
4 |
Kunngjøres |
HR-rådgiver |
Sender melding til kontorsjef og kontaktperson om at nå er stillingen kunngjort med lenke til stillingen. Ved ønske om annonsering i aviser / tidskrifter/nettsider, bruk nettskjema. |
|
4a |
Opprettelse av brukerkonto i Jobbnorge/gi tilgang |
Opprette brukerkonto |
HR-rådgiver |
Gjelder kun kontaktpersoner som ikke allerede har brukerkonto i Jobbnorge |
5 |
Kunngjøringstekst og utvidet søkerliste |
Legges i ephorte automatisk |
|
|
6 |
Innstillingsråd utarbeider innstilling |
Oversendes til instituttet |
Innstillingsrådet |
Husk å sjekke blant søkermassen om det finnes søkere med overtallighetsattest, innvandrerbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne. Hvis det finnes søkere med overtallighetsattest, må man ta kontakt med HR. Det er bare leder med personalansvar som skal signere på innstillingen. |
7 |
Innstilling kvalitetssikres og oversendes til HR for videre behandling |
Legges inn i ePhorte- anmodningsskjema – innstilling, evt annen info som er relevant for ansettelsen |
Kontorsjef |
Husk: Organisasjonsenhet, nærmeste leder i portalen og kontostreng, evt startdato eller frist for startdato og årslønn |
8 |
Fremlegg til Ansettelsesrådet |
Behandles i ansettelsesråd |
HR-rådgiver |
Hvis ikke vedtatt i Ansettelsesrådet på fakultetet, sendes i retur til instituttet |
9 |
Utarbeidelse av kontrakt |
Opprette tilbud i ephorte og sendes på elektronisk godkjenning til fakultetsdirektør. Når kontrakt er godkjent, sendes til kandidat |
HR-rådgiver |
Kontrakt skannes og sendes på e-post til kandidater som har adresse i utlandet. |
9a |
Retur av signert kontrakt |
Legges i ePhorte, opprettelse av perssonalmappe |
HR-rådgiver / Arkiv |
Sender beskjed til kontorsjef om at kandidaten har takket ja og startdato |
9b |
Takker nei til stilling |
Legge inn avslag i ePhorte |
HR-rådgiver / Arkiv |
Gi beskjed til kontorsjef om å kontakte nr. 2 på listen |
10 |
Oversendelse av arbeidskontrakt til lønn (se punkt 10a) |
Dokumentflyt |
HR-rådgiver |
Jo tidligere retur av kontrakt, jo raskere tilgang til systemer |
10a |
Gjestestatus? Utenlandsk bankkonto? |
Dokumentflyt |
HR-rådgiver |
Hvis den ansatte ikke har norsk personnummer og norsk bankkonto |
11 |
Bekreftelse på tiltredelse |
Dokumentflyt |
HR-rådgiver |
Gjelder bare for utenlandske ansatte som ikke har norsk personnummer og bankkonto |
12 |
Avslutting av ansettelsessaken |
Jobbnorge og ePhorte Sende avslag til de andre søkerne gjennom Jobbnorge og legge dette i ephorte. |
HR-rådgiver |
Ferdigstille ePhorte sak med link til personalmappe for den ansatte |
13 |
Søknad og CV |
Hente CV fra Jobbnorge og legge inn i personalmappe i ePhorte |
HR-rådgiver |