Bruksområder og samtykke for portretter av ansatte

Alle ansatte ved UiO har en personpresentasjon på nett med valgfritt portrettbilde.

Hva med samtykke?

I utgangspunktet skal arbeidsgiver be om samtykke for foto av ansatte som ligger ute på eksterne nettsider, ifølge Datatilsynet.

UiO som arbeidsgiver har imidlertid en berettiget interesse i å ha personbilde av ansatte. Bakgrunnen for dette er å ha mulighet til å identifisere kolleger, komme i kontakt med hverandre og dermed lette arbeidshverdagen. Berettiget interesse erstatter kravet om samtykke.

Dermed trenger vi ikke skriftlig samtykke for portretter av ansatte.

Juridisk forankring

Det juridiske grunnlaget for den berettigede interessen er hjemlet i GDPR artikkel 6,
bokstav f. 

Valgfritt med bilde

Det er anbefalt å ha et ansattportrett på sin personpresentasjon. Dette er imidlertid valgfritt, av hensyn til personvernet til den enkelte ansatte. Ansatte melder i utgangspunktet selv fra om de ønsker å bli tatt bilde av.

Pressefoto

Enkelte ansatte har også liggende ute høyoppløselige versjoner av sitt portrett, til bruk på trykk - typisk for dem som har stillinger der man ofte blir intervjuet eller lignende.

Dette er valgfritt. Disse bildene kan også gjenbrukes andre steder så lenge UiO krediteres.

Bruk av portrettfoto andre steder enn i personpresentasjon

Hvis ansatte deltar på konferanser som bidragsytere/forelesere inntar de en formell rolle i kraft av stillingen sin ved UIO. UiO mener det er viktig at portrettbilder også kan brukes i slike sammenhenger. Hvorvidt UiO har en interesse, må likevel vurderes for hvert tilfelle. Hvilken rolle har bidragsyteren? Er det veldig nyttig at andre kan identifisere vedkommende?  

Når vi gjør slike vurderinger ved bruk av bilder, så er det viktig at vi kan dokumentere overfor andre (Datatilsynet eller den registrerte selv) hvordan vi har tenkt. Hvis vi mener det er nødvendig å bruke bildene, og vår interesse veier tyngre enn personverninteressen til personen på bildet, kan vi bruke bildene.

Hvor blir bildet lagret?

Portretter av UiOs ansatte og pressefoto blir lagret i UiOs fotoarkiv, eller andre arkiveringsløsninger på enhetene,  i tillegg til å være publisert på personpresentasjonen på nett. 

Hvordan fjerne bildet?

Dersom ansatte ønsker det, kan bildet fjernes fra nettsidene. Du kan enten fjerne bildet selv, hvis du har tilgang til det, eller be nærmeste nettredaktør om bistand.

Ta kontakt med nærmeste nettredaktør dersom du også vil fjerne bildet fra UiOs fotoarkiv eller lokale arkiver.

Hva med gjesteforskere og andre tilknyttede?

Denne veiledningen gjelder tilsvarende for andre tilknyttede ved UiO som har personpresentasjon på nettsidene. Så lenge de er tilknyttet UiO gjennom et formalisert forhold (arbeidsavtaler, kontrakt om stipend eller lignende)  kan UiO hevde berettiget interesse, og dermed ha portrettbilder på nettsidene, uten skriftlig samtykke.

 

Publisert 9. nov. 2018 14:25 - Sist endret 20. sep. 2019 10:53